Zašto direktori lanaca snabdevanja prelaze sa Excela na UHF RFID

Rastuća ograničenja Excel-a u složenim lancima snabdevanja

Dugo je Excel bio tiha kičma kontrole lanca snabdevanja. Stajao je iza popisa zaliha, praćenja pošiljki, evidencije povrata, korekcija ciklusnih popisa, revizija paleta, vidljivosti kontejnera i svih vrsta magacinskih izveštaja koji su nekako održavali svakodnevne operacije u pokretu. Bio je fleksibilan, poznat i dovoljno jeftin da nikome nije bila potrebna duga unutrašnja rasprava da bi se opravdalo njegovo korišćenje. Ako je timu bila potrebna brza datoteka za praćenje, otvorili bi tabelu. Ako je magacinu bio potreban privremeni zapisnik o prijemu, neko bi napravio radni list. Ako je regionalni menadžer želeo nedeljni status zaliha, pojavio bi se još jedan tab. Taj pristup je radio prilično dobro kada su asortimani bili manji, mreže magacina jednostavnije, a obim kretanja još uvek upravljiv ljudskim očima i ručnim ažuriranjima.

Problem je u tome što lanci snabdevanja ne ostaju dugo mali. Mreže se šire. Dolazi više dobavljača. Povezuje se više lokacija. Pojavljuje se više predaja. Gomila se više izuzetaka. U tom trenutku Excel prestaje da bude korisno sredstvo i počinje da bude učtiv način da se sakrije operativno kašnjenje. Tabela može da zabeleži ono što su ljudi u nju uneli. Ne može da garantuje da se kretanje zaista dogodilo onda kada tabela tvrdi da se dogodilo. Ne može automatski da dokaže da je paleta ušla na dok, da je karton napustio pripremnu zonu ili da je povratni kontejner zaista stigao u pravi magacin. Može samo da odrazi ono što je neko verovao, čega se sećao ili što je imao vremena da zabeleži. Taj jaz između fizičkog kretanja i ručnog vođenja evidencije upravo je razlog zašto se direktori lanaca snabdevanja okreću UHF RFID sistemima.

UHF RFID ne zamenjuje Excel zato što su tabele odjednom postale beskorisne. Tabele i dalje imaju svoje mesto u analizi, planiranju i pregledu izuzetaka. Ono što se umesto toga dešava jeste da rukovodioci lanaca snabdevanja odbijaju da dozvole da tabele ostanu primarni izvor istine za kretanje fizičke imovine. Ta razlika je važna. Kada se oslanjate na Excel za vidljivost zaliha, tok paleta ili status transfera u magacinu, zavisite od ljudskog truda da bi digitalna slika ostala usklađena sa stvarnim svetom. U operaciji malog obima to je možda dovoljno dobro. U brzom lancu snabdevanja sa više čvorova to obično nije.

Distributer robe široke potrošnje u Ilinoisu osetio je ovaj problem mnogo pre nego što je rukovodstvo to otvoreno priznalo. Njihovi magacini radili su sa kombinacijom skeniranja bar kodova, ručnih lista za popis i Excel trakera koji su naknadno spajali priču. Na papiru je mreža izgledala organizovano. U praksi su palete stajale u pripremnoj zoni duže od očekivanog, izlazne pošiljke su ažurirane sa zakašnjenjem, a datoteke internih transfera često su prikazivale zalihe kao u tranzitu iako su već stigle. Nijedna pojedinačna tabela nije bila potpuno pogrešna, ali nijedna nije davala dovoljno svežu sliku za donošenje sigurnih odluka. Kada je kompanija uvela UHF RFID sistem na prijemnim vratima, izlaznim portalima i trakama za transfer između magacina, najveće poboljšanje nije bio lepši kontrolni panel. Bilo je to što se rasprava preusmerila sa onoga što su ljudi mislili da se dogodilo na ono što je sistem fizički zabeležio.

To je suština promene. Excel opisuje naknadno. UHF RFID može da posmatra u trenutku.

Kako UHF RFID pruža vidljivost kretanja u realnom vremenu

Direktori lanaca snabdevanja su pod pritiskom da donose brže odluke sa manjom tolerancijom na skrivena kašnjenja. Tabela koja se ažurira svakih nekoliko sati, ili čak svake smene, stvara slepo vreme koje moderne operacije jedva mogu da priušte. Ako pošiljka kasni sa napuštanjem zgrade, ako su povratna sredstva zaglavljena u pogrešnoj zoni ili ako su palete pogrešno usmerene u prelivnu zonu, rukovodioci žele da to znaju pre nego što problem postane ozbiljan. UHF RFID sistemi pomažu jer automatski beleže kretanje na tačkama koje su važne. Roba prolazi kroz portal, preko dok trake, kroz pripremnu kapiju ili kroz kontrolnu tačku dvorišta, a sistem beleži događaj bez čekanja da ga neko kasnije unese u datoteku.

Mreža za sveže voće i povrće u Španiji naučila je koliko to kašnjenje može da košta. Njihovi regionalni planeri oslanjali su se na Excel datoteke sa više distributivnih lokacija da bi balansirali zalihe između magacina. Datoteke nisu bile nemarine. Jednostavno su zakasnile do trenutka kada su stigle do ljudi koji donose odluke. Transfer koji je izgledao dostupan u jednoj tabeli često je već bio preraspoređen ili utovaren negde drugde. Taj nesklad dovodio je do rasipničkog ponovnog planiranja i nepotrebnih transportnih kretanja. Nakon uvođenja UHF RFID praćenja kretanja paleta na glavnim prelaznim tačkama, tim za planiranje prestao je da juri jučerašnju poziciju zaliha i počeo da vidi mnogo aktuelniju sliku. Samo to je smanjilo iznenađujuću količinu operativne buke.

Još jedan razlog zašto se rukovodioci udaljavaju od Excel-a jeste to što kontrola putem tabela ne skalira graciozno. Jedan magacin sa jednim jakim menadžerom ponekad može da održi ručne datoteke izuzetno urednim. Dodajte više zgrada, više timova, više smena, više dobavljača i više hitnih izuzetaka, i ta disciplina počinje da popušta. Različite lokacije preimenuju ista polja statusa. Jedan magacin ažurira u podne, drugi na kraju smene. Jedan tim tačno beleži ID paleta, drugi radi sa delimičnim opisima. Ubrzo mreža nema jedan izvor istine, već učtivu zbirku suprotstavljenih mišljenja. UHF RFID sistemi uvode disciplinu na drugačiji način. Ne rešavaju svaki procesni problem, ali učvršćuju proces u fizičkim događajima očitavanja, a ne u ručnom pripovedanju.

Proizvođač medicinskih uređaja u Singapuru suočio se s tim tokom regionalnog rasta. Njihova azijska mreža se širila brže od logike izveštavanja koja je stajala iza nje. Svaki magacin koristio je Excel za upravljanje kombinacijom gotovih proizvoda, povrata i karantinskih zaliha. Datoteke su bile detaljne, ali detalji nisu bili usklađeni među lokacijama. Rukovodstvo je provodilo previše vremena usklađujući jezike statusa umesto da rešava probleme toka. Nakon uvođenja UHF RFID za vidljivost magacina i potvrdu transfera, konačno su dobili ujedinjeniji sloj kretanja među lokacijama. To nije potpuno eliminisalo tabele, ali ih je uklonilo iz uloge arbitra između fizičkih događaja i sistemskih pretpostavki.

Smanjenje ručnog rada i administrativnih troškova

Ta promena je važna i za radnu snagu. Direktori lanaca snabdevanja ne traže samo bolje podatke. Traže manje uzaludnog truda. Operacije preopterećene Excel-om stvaraju tihi administrativni rad svuda. Ljudi skeniraju bar kod, a zatim kopiraju broj u tabelu. Prebrojavaju traku, a zatim šalju datoteku imejlom. Potvrđuju transfer, a zatim ažuriraju tab. Istražuju izuzetak, a zatim prave još jedan ručni traker da se to ne bi ponovilo. Ništa od ovoga ne izgleda dramatično, ali uzeto zajedno, oduzima vreme supervizorima, koordinatorima, planerima i vođama magacina. UHF RFID sistemi uklanjaju deo tog administrativnog opterećenja automatskim i doslednim beleženjem rutinskih kretanja.

Logistička grupa za maloprodaju u Kanadi videla je to sa povratnim transportnim predmetima koji se kreću kroz pet magacina. Svaka lokacija je vodila sopstvene datoteke o pozicijama gajbi i paleta u Excel-u. Sistem je radio samo dok je neko bio voljan da ga nadgleda. Kada je nastupila vršna sezona, datoteke su ažurirane kasnije, razlike su rasle, a nestašice praznih sredstava postale su teže objašnjive. Kompanija je uvela pasivne UHF RFID oznake i RFID etikete na povratnu imovinu i postavila RFID čitače na tačkama otpreme i prijema između lokacija. Ono što se prvo promenilo nije bio sam broj sredstava. Bila je to količina telefonskih poziva i popravki tabela potrebnih da se broj objasni. Direktori su to primetili pre nego što su primetili bilo šta drugo.

Prelazak na UHF RFID tiče se i poverenja. Direktori lanaca snabdevanja ne žele da upravljaju putem pregovaranja. Ako svaka rasprava o zalihama počinje time što neko kaže da tabela možda nije aktuelna, rukovodstvo već radi sa smanjenim poverenjem. UHF RFID sistemi ne stvaraju savršenu istinu, jer to nijedan sistem ne čini, ali stvaraju jaču vezu između kretanja i evidencije. Teže je osporiti paletu koja prelazi zonu očitavanja nego ćeliju u datoteci ažuriranoj pola sata kasnije. Ta jača veza čini donošenje odluka bržim, naročito kada je vremenski pritisak stvaran.

Kompanija za ugovorno pakovanje u Holandiji otkrila je da joj je taj problem poverenja bolno poznat. Njihova operacija koristila je Excel za praćenje gotovih paleta kroz pakovanje, privremeno skladištenje i izlazno utovaranje. Datoteke su često izgledale tačne sve dok hitna narudžbina ne bi otkrila slabe tačke. Paleta navedena u pripremnoj zoni već se premestila. Druga, navedena kao utovarena, još je čekala pored stuba jer je promena kamiona prekinula proces. Preduzeće je prešlo na UHF RFID sistem za praćenje paleta u glavnim izlaznim tokovima, a najveća korist nije bila samo manje grešaka. Bila je to činjenica da su se korisnička služba, transportno planiranje i magacinske operacije konačno manje raspravljali o tome šta je zaista na stanju i gde se nalazi.

Izgradnja poverenja i otpornosti pomoću automatizovanog RFID praćenja

Ovde postoji još jedan sloj koji retko dobija dovoljno pažnje. Excel je statičan osim ako ga neko ne dotakne. Lanci snabdevanja su dinamični čak i kada niko nema vremena da bilo šta dotakne. To je jaz koji UHF RFID najbolje zatvara. Sistem zasnovan na fizičkim očitavanjima može da zabeleži kretanje označenih kartona, paleta, kutija, regala ili povratnih kontejnera dok prolaze kroz značajne kontrolne tačke. To pretvara vidljivost lanca snabdevanja iz ručne vežbe izveštavanja u automatizovaniji tok događaja. Direktorima je to važno jer je cena kasnih informacija često mnogo veća od cene prikupljanja boljih informacija.

Operater hladnog lanca u South Korea nekada se oslanjao na niz tabela za praćenje izolovanih kontejnera i paletiziranih transfera između gradskih depoa. Datoteke su bile temeljne, ali kretanje u hladnom lancu ne čeka učtivo na unos podataka. Do trenutka popodnevnog usklađivanja, menadžeri su već doneli transportne i radne odluke na osnovu nepotpunih informacija. Nakon uvođenja UHF RFID sistema za vidljivost u cross dock operacijama, kompanija je dobila aktuelniji pregled kretanja kroz ključne trake sa kontrolisanom temperaturom. Sistem nije uklonio svaki problem, ali je učinio nekoliko ponavljajućih odluka manje slepim, i to je bilo dovoljno da rukovodstvo ubrza dalje uvođenje.

Naravno, nije svaki direktor napustio Excel zato što voli novu tehnologiju. Neki to čine zato što je Excel postao nezvanični dom kulture privremenih rešenja. Sistem nešto propusti, pa tim napravi tabelu. Šifra lokacije je nejasna, pa se pojavi još jedna tabela. Proces transfera obuhvata dva objekta, pa neko napravi deljenu tabelu da premosti jaz. Vremenom se te datoteke množe dok operacija ne dobije više ručnog izveštavanja nego stvarne kontrole toka. UHF RFID sistemi su privlačni delimično zato što smanjuju potrebu za tim krpežom. Kada se fizičko kretanje pouzdanije beleži, potrebno je manje ručnih mostova samo da bi priča ostala povezana.

Mreža za distribuciju mode u Turskoj previše dobro poznaje taj obrazac. Njihov sistem za upravljanje magacinom obrađivao je osnovne transakcije, ali je svako neobično kretanje završavalo negde u Excel-u. Povrati koji čekaju inspekciju, promotivne zalihe u privremenim zonama i palete za balansiranje između magacina imali su sopstvene datoteke. Rukovodstvo je shvatilo da preduzeće ne pati od nedostatka tabela. Patilo je od previše ručnih ispravki oko fizičkog kretanja. Kada je UHF RFID uveden za privremene zone i glavne transferne koridore, nekoliko tih tabela je jednostavno postalo nepotrebno. To je bio značajniji znak napretka od bilo koje metrike sa prezentacije.

Privlačnost UHF RFID-a takođe proizilazi iz njegove usklađenosti sa okruženjima velikog obima. Za razliku od skeniranja bar kodova u direktnoj liniji vidljivosti, UHF RFID može fluidnije da očitava označene predmete dok se kreću kroz pravilno projektovane zone čitača. To ga čini posebno vrednim u operacijama gde zaustavljanje svakog sredstva radi namernog skeniranja stvara trenje. Direktori lanaca snabdevanja koji gledaju propusnost doka, brzinu otpuštanja iz dvorišta, verifikaciju paleta i cikluse povratne imovine vide jasan potencijal u tome. Oni ne biraju samo novi metod identifikacije. Biraju drugačiji tempo prikupljanja podataka.

Proizvođač kućnih aparata u Meksiku primenio je tu logiku na pripremnu zonu gotovih proizvoda. Njihov proces sa bar kodovima tehnički je radio, ali se usporavao pod pritiskom jer su palete zahtevale urednu prezentaciju i namerno skeniranje. Tokom vršnih nedelja pojavio se rastući jaz između stvarnog stanja u pripremnoj zoni i Excel datoteke vidljivosti koju su koristili transportni planeri. UHF RFID je rešio problem ne zato što su bar kodovi bili nemogući, već zato što su automatski događaji očitavanja mnogo bolje odgovarali prirodnom kretanju paleta. Kada su pripremne trake počele da šalju pouzdanije podatke o kretanju, planeri su prestali da se toliko oslanjaju na ručno osvežene radne listove.

Ranije upravljanje izuzecima

Još jedan faktor je upravljanje izuzecima. Lanci snabdevanja vođeni tabelama obično rešavaju izuzetke kasno, jer izuzetak postaje vidljiv tek kada neko primeti da datoteka više ne odgovara stvarnosti. UHF RFID sistemi mogu ranije da otkriju određena neslaganja. Ako očekivana paleta nikada ne pređe izlaznu zonu očitavanja, ako povratni kontejner ne uđe u prijemnu traku ili ako se sredstvo kreće kroz pogrešnu kontrolnu tačku, sistem može da označi problem dok još ima vremena da se reaguje. Direktori to vole jer su raniji izuzeci jeftiniji izuzeci.

Kompanija za pića u Australiji nekada se mučila sa greškama u pozicijama buradi i paleta između centralnog magacina i satelitskih depoa. Njihove Excel datoteke mogle su na kraju da objasne većinu razlika, ali tek nakon što je dan već bio poremećen. Kada je preduzeće prešlo na UHF RFID za praćenje povratne imovine, neki problemi postali su vidljivi mnogo ranije u ciklusu. To nije eliminisalo ljudsko praćenje, ali je promenilo trenutak tog praćenja. Umesto da čiste nakon što se konfuzija proširila, timovi su mogli da intervenišu bliže stvarnom događaju. To se osećalo kao velika operativna nadogradnja iako je tehnologija iza toga bila prilično jednostavna.

Direktori lanaca snabdevanja obraćaju pažnju i na otpornost. Tabele previše zavise od konkretnih ljudi. Ako jedan analitičar, jedan koordinator ili jedan posebno organizovan supervizor ode na odsustvo, praznine u znanju se brzo otvaraju. Logika datoteke može da postoji u nečijoj glavi, a ne u uređenom procesu. UHF RFID sistemi, kada se dobro uvedu, smanjuju deo te zavisnosti od ljudi ugrađujući više beleženja kretanja u samu infrastrukturu. To je privlačno rukovodstvu jer zreli lanci snabdevanja ne mogu da priušte da osnovna vidljivost zavisi od toga ko se setio da održava koju datoteku.

Mreža za rezervne delove u Nemačkoj otkrila je to tokom smene rukovodstva. Jedan magacin imao je legendarnog koordinatora zaliha koji je održavao tabele transfera i izuzetaka iznenađujuće tačnim. Kada je ta osoba otišla, krhkost procesa postala je očigledna u roku od nekoliko nedelja. Preduzeće je iskoristilo taj poremećaj kao poslednji podsticaj da proširi UHF RFID magacinski sistem o kome je već razmišljalo. Pravi argument nije bio o inovaciji. Bio je o tome da se ne želi da operativna memorija mreže ostane zarobljena u ličnim navikama korišćenja tabela.

Praktični koraci za prelazak sa Excel-a na UHF RFID

Ništa od ovoga ne znači da je UHF RFID magičan odgovor. Direktori koji u tome uspevaju obično su oni koji ostaju praktični. Ne pokušavaju da označe sve prvog dana. Identifikuju sredstva i tačke toka gde automatizacija stvara najviše vrednosti. Palete u gotovim proizvodima. Povratni transportni predmeti. Kartonska pakovanja visoke vrednosti. Cross dock transferi. Kontejneri u dvorištu. Kutije za višekratnu upotrebu između fabrika i magacina. Zatim pažljivo grade oko tih događaja. Pametan prelazak nije sa Excel-a na tehnološko pozorište. To je prelazak sa Excel-a kao glavne knjige kretanja na RFID kao sloj fizičkog dokaza.

Veliki proizvođač hrane na Tajlandu dobro je sproveo taj prelazak. Umesto da pokrene sveobuhvatni program za svu imovinu, počeo je sa transferima paleta između lokacija koje je bilo posebno bolno usklađivati u tabelama. Kada je UHF RFID sistem tamo dokazao svoju vrednost, preduzeće ga je proširilo na povratne plastične gajbe i nekoliko internih tačaka toka sa visokim trenjem. Fazni pristup je bio važan jer je rukovodstvu dao jasne pobede bez preterivanja u obećanjima o tome šta sistem može. Do trenutka kada je kompanija smanjila nekoliko zastarelih Excel trakera, unutrašnja podrška za širenje izgradila se sama.

To je još jedan razlog zašto su direktori lanaca snabdevanja sada spremniji da se pokrenu. UHF RFID sisteme je danas lakše integrisati u magacinske i operacije lanaca snabdevanja nego pre nekoliko godina. Pitanje više nije da li tehnologija postoji. Pitanje je da li su rukovodioci dovoljno umorni od vidljivosti koja zavisi od tabela da redizajniraju tok rada oko fizičkih očitavanja. Sve više njih jeste. Videli su ograničenja ručnih ažuriranja, skriveni rad iza održavanja tabela i stratešku slabost donošenja brzih odluka o mreži na osnovu datoteka koje uvek opisuju nedavnu prošlost.

Operater logistike treće strane u Ujedinjenim Arapskim Emiratima lepo je opisao to nakon što je zamenio nekoliko Excel trakera statusa UHF RFID logističkim sistemom u svom glavnom regionalnom čvorištu. Direktor operacija rekao je da kompanija zapravo nije koristila tabele za upravljanje tokom. Koristila je tabele da objasni zašto tok ne izgleda onako kako su ljudi očekivali. To je vrsta rečenice koju može da proizvede samo frustriran tim za lanac snabdevanja, ali je prilično blizu istine. Kada prikupljanje podataka postane automatizovanije, organizacija provodi manje vremena opravdavajući juče i više vremena usmeravajući danas.

Pa zašto direktori lanaca snabdevanja napuštaju Excel zbog UHF RFID sistema. Zato što im je potrebna svežija vidljivost, jače poverenje u podatke o kretanju, manje ručnog usklađivanja, manje lokalnih privremenih rešenja i bolja kontrola u većim mrežama. Ne napuštaju tabele iz modnih razloga. Prelaze zato što su tabele previše pasivne, previše krhke i previše zavisne od ručne discipline da bi ostale glavni operativni sloj za fizičke događaje u lancu snabdevanja. UHF RFID im daje način da digitalne odluke čvršće povežu sa stvarnim kretanjem.

Excel će i dalje opstati u lancima snabdevanja i verovatno uvek će. Ljudi će uvek izvoziti izveštaje, testirati scenarije, upoređivati troškove i seći podatke na načine u kojima su tabele dobre. Ono što se menja jeste uloga Excel-a. On se udaljava od mesta gde se stvarnost ponovo gradi ručno. U modernim lancima snabdevanja taj posao sve više pripada sistemima koji mogu direktno da posmatraju kretanje. Za direktore odgovorne za brzinu, uslugu i kontrolu u složenim mrežama, to nije mala nadogradnja. To je fundamentalna promena u načinu na koji se stvara operativna istina.