Skriveni troškovi fantomskih zaliha u prodaji hrane

Većina operatera u prehrambenoj maloprodaji misli da razume probleme sa inventarom. Znaju za gubitke. Znaju za kvarenje. Znaju za oštećenu ambalažu, kasne isporuke, loše prognoze i greške u promocijama. Ono što mnogi od njih i dalje potcenjuju jeste fantomski inventar. To je zaliha za koju sistem tvrdi da je imate, iako polica, hladnjak, magacin ili radnik koji priprema porudžbine kaže drugačije. Zvuči kao mali problem sa podacima, sve dok ne počne da se nagomilava kroz hiljade artikala koji se brzo kreću. Tada se pretvara u jedno od najskupljih nevidljivih curenja u prehrambenom poslovanju.

Tiho curenje fantomskog inventara

Fantomski inventar nije dramatičan na način na koji je dramatična krađa kamiona ili otkaz rashladne opreme. On je tiši od toga. Krije se unutar rutinskih operacija. Pošiljka se pogrešno primi. Dopuna police obavi se bez odgovarajuće korekcije. Oštećena jedinica previše dugo ostaje u popisu. Promocija isprazni izlog brže od očekivanog, dok sistem i dalje pokazuje dovoljno na stanju. Radnik koji priprema onlajn porudžbine odlazi do sedmog reda po artikal koji tehnički postoji u datoteci inventara, ali fizički ne postoji nigde gde se može prodati. Jedna greška je mala. Sto dnevnih grešaka u mreži postaje problem marže.

Zato trošak fantomskog inventara šokira ljude tek kada ga konačno iskreno izračunaju. Prvi trošak su izgubljene prodaje. Ako sistem kaže da je artikal dostupan, niko ne žuri da ga ponovo naruči. Niko ga ne označava kao nestao sa zaliha. Niko ne šalje radnika u prodavnici da to istraži sve dok polica već nije razočarala dug red kupaca. U prehrambenoj maloprodaji to je brutalno jer kupci ne tretiraju nestalo mleko, jaja, hleb, flaširanu vodu ili grickalice za bebe kao apstraktnu neprijatnost. Oni ili zamene proizvod, ili odlože kupovinu, ili odu. Neki se vrate kasnije. Neki ne.

Primeri iz stvarnog sveta o šteti od fantomskog inventara

Grupa supermarketa u susedstvu u Ohaju naučila je to na pakovanjima jogurta tokom letnje promocije. Prodavnice su verovale da imaju dovoljno zaliha jer je sistem za upravljanje inventarom u prehrambenoj maloprodaji i dalje pokazivao nekoliko paketa dostupnih u rezervi magacina. U stvarnosti, proizvod je pogrešno prebrojan tokom užurbanog vikend prijema i fantomske jedinice nikada nisu postojale na polici. Kupci su nastavili da dolaze da kupe promovisani artikal i zaticali praznu sekciju. Prodavnice su prvo krivile prognozu. Nakon dublje analize, rukovodstvo je shvatilo da je veći problem tačnost inventara, a ne potražnja. Promocija nije propala jer kupci nisu bili zainteresovani. Propala je jer je sistem samouvereno lagao.

Gubitak radne snage

Drugi trošak je gubitak radne snage. Fantomski inventar šalje zaposlene u besmislene misije. Radnici pretražuju hladnjake, zamrzivače, kolica sa zalihama, promotivne krajeve, prostore za oštećenu robu i police u magacinu tražeći inventar koji nije tamo. Radnici koji pripremaju onlajn namirnice rade isto pod još većim pritiskom jer svaki izgubljeni minut utiče na stopu zamena i profitabilnost porudžbina. Prodavnica može da potroši zaprepašćujuću količinu sredstava za plate samo jureći imaginarni proizvod. Pošto pretraga izgleda normalno, mnogi operateri to nikada ne izdvajaju kao kategoriju troška. Jednostavno žive sa tim opterećenjem.

Lanac srednje veličine u South Korea video je to u svojoj operaciji klik i preuzimanje. Radnici su nastavili da troše dodatno vreme tražeći pakovane salate i gotove obroke u činijama koji su navodno bili na stanju. Tim iz magacina krivio je prodajni deo. Prodajni deo krivio je prijem. Prijem je krivio promotivni haos. Kada je lanac ozbiljnije revidirao proces, otkrio je da fantomski inventar stvara veliki deo izgubljenog vremena za pripremu porudžbina. Proizvodi nisu bili sakriveni. Bili su nestali. Trošak radne snage nije bilo samo vreme provedeno u pretrazi. Bilo je to i vreme provedeno na ponovnu proveru porudžbina, slanje poruka rukovodiocima, pravljenje zamena i izvinjavanje kupcima.

Šteta po prognozu

Zatim tu je šteta po prognozu. Dopuna zaliha u prehrambenoj maloprodaji zavisi od signala. Ako su vaše količine na stanju pogrešne, vaša automatizovana logika ponovnog naručivanja postaje manje pouzdana. Sistem veruje da su određene kategorije zdrave kada su zapravo tanke. Može da odloži dopunu za artikle koji se brzo kreću ili da preceni efikasnost prethodne isporuke. Menadžeri kategorija i timovi u prodavnicama počinju da reaguju na iskvarene informacije. Kada se to dogodi, fantomski inventar prestaje da bude problem police i postaje problem planiranja.

Regionalni trgovac namirnicama u Španiji naleteo je na to sa flaširanim uljem za kuvanje i pirinčem tokom perioda agresivnog vikend saobraćaja. Sistem je pokazivao dovoljno zaliha u nekoliko prodavnica, pa je hitnost dopune ostala niska. Ali te količine bile su naduvane ponavljanim greškama pri skeniranju i neobrađenim otpisima oštećene robe. Dok je rukovodstvo shvatilo šta se dešava, nekoliko lokacija već je prošlo kroz više večeri sa lošom dostupnošću na policama. Izgubljene prodaje su bolele, ali veća šteta došla je od lažnog osećaja sigurnosti koji je odložio korektivne mere.

Onlajn prehrambena maloprodaja pojačava troškove fantomskog inventara

Poslovanje onlajn prehrambene maloprodaje čini fantomski inventar još skupljim. U čistom modelu prodaje u prodavnici, kupac može da izabere zamenu u redu. U onlajn prehrambenoj maloprodaji, trgovac obećava dostupnost pre nego što se porudžbina pripremi. To znači da loši podaci o inventaru postaju neuspeh u korisničkom iskustvu tačno u trenutku kada poverenje najviše znači. Ako sajt kaže da su jagode, meso za sendviče, zamrznute knedle ili formula za bebe dostupni, a radnik ne može da ih nađe, trgovac je već previše obećao. Dovoljno takvog ponašanja i kupci prestaju da veruju aplikaciji.

Jedan lanac u Ujedinjenim Arapskim Emiratima otkrio je to sa uvezenim žitaricama za doručak i grickalicama koje su se kretale i kroz police u prodavnici i kroz onlajn ispunjenje porudžbina. Sistem je nastavio da prikazuje određene ukuse kao dostupne dugo nakon što su poslednje prodajne jedinice nestale. Kupci su samouvereno slali porudžbine, a zatim primali zamene ili otkazivanja. Obim pritužbi je porastao, ali prava šteta bila je tiša. Učestalost ponovljenih porudžbina počela je da opada među domaćinstvima koja su ranije bila pouzdani korisnici aplikacije. Trošak fantomskog inventara nije bio ograničen na nestale žitarice. Proširio se na poverenje kupaca i budući prihod.

Kvarljiva roba i promocije pod opsadom

Kvarljiva roba čini problem bolnijim jer vreme radi protiv trgovca. Fantomski inventar u prehrambenoj maloprodaji nije samo pitanje jedinica koje nedostaju sa police. Ponekad je reč o jedinicama koje još fizički postoje, ali se više ne mogu istinski prodati po punoj vrednosti. Voće i povrće možda stoji na pogrešnom mestu. Rashlađeni artikli možda su povučeni iz razloga kvaliteta, ali nisu pravilno korigovani. Pekarski proizvodi možda stare brže nego što evidencija inventara odražava. Sistem ih i dalje broji, ali posao ih zapravo ne može pretvoriti u normalnu prodaju. Takva vrsta fantomske zalihe zagađuje odluke jednako loše kao potpuno nestala zaliha.

Supermarket u Melburnu otkrio je to tokom nastojanja da poboljša dostupnost sveže sečenog voća. Sistem inventara izgledao je pristojno, ali se izlog ipak previše rano proređivao tokom dana. Nakon pregleda, menadžeri su otkrili da previše neprodajnog ili graničnog proizvoda ostaje u popisu previše dugo. Timovi u prodavnici tehnički su držali zalihu, ali ne zalihu koju su želeli da predstave kupcima. To je iskrivilo dopunu i učinilo da odeljenje izgleda manje pouzdano nego što je trebalo. Trošak nije bio samo otpad. Bila je to i slabija prodaja tokom sati velike posećenosti kada je prezentacija najviše značila.

Fantomski inventar takođe šteti promocijama na načine koje je lako pogrešno protumačiti. Trgovci često pripisuju slab učinak promocije ceni, izboru proizvoda ili izvođenju izlaganja. Ponekad promocija propadne jer sistem govori lancu da ima dovoljno zaliha da podrži događaj kada je fizička pozicija inventara već ugrožena. Promocija izgrađena na lošim količinama može da potroši marketinški budžet bez ikakve poštene šanse da kupci kupe.

Operater u prehrambenoj maloprodaji u Meksiku vodio je veliku kampanju za deterdžent za veš za porodično pakovanje i papirne ubruse pred praznični vikend. Odziv na oglas bio je snažan, ali dostupnost na nivou prodavnice bila je daleko lošija od očekivane. Komercijalni tim je u početku mislio da je potražnja jednostavno nadjačala prognozu. Revizija je pokazala nešto manje laskavo. Više prodavnica ušlo je u događaj sa fantomskim inventarom koji je već bio u tim kategorijama. Lanac je pokrenuo promociju na zalihama koje nije u potpunosti posedovao. Promocija nije samo otkrila jaz u prognozi. Otkrila je jaz u poverenju u datoteku inventara.

Gubici i krađa skriveni fantomskim inventarom

Gubici i krađa takođe komplikuju sliku. Deo fantomskog inventara nastaje greškama pri prijemu ili skeniranju, ali deo dolazi od proizvoda koji napušta posao bez toga da sistem razume da je nestao. U prehrambenoj maloprodaji to uključuje krađu, unutrašnju zloupotrebu, evidentirane uzorke, pogrešno upućene donacije, oštećeni proizvod koji nikada ne bude otpisan i greške u transferima između lokacija. Problem nije u tome što operateri ne znaju da se te stvari dešavaju. Problem je u tome što fantomski inventar dozvoljava tim gubicima da ostanu skriveni duže.

Prehrambeni brend fokusiran na pogodnost u Kanadi primetio je ponavljajuće probleme sa dostupnošću premijum kapsula za kafu i formule za bebe, iako su količine u sistemu ostale neobično zdrave. Menadžeri su sumnjali na krađu, ali datoteka inventara je i dalje utišavala hitnost jer je zaliha izgledala prisutno. Kada su ciklusni popisi pojačani i RFID praćenje zaliha testirano u odabranim kategorijama sa visokim gubicima, posao je dobio jasniji uvid u to gde nastaje neslaganje. Pouka je bila bolna, ali korisna. Fantomski inventar ne skriva samo operativnu nemarinost. Može da sakrije i curenje profita od gubitaka.

Zašto su tehnologije vidljivosti važne

Zato tehnologije vidljivosti imovine i inventara dobijaju sve više pažnje u maloprodaji hrane. Prehrambena preduzeća nekada su prihvatala određeni nivo iskrivljenja popisa kao neizbežan. To postaje sve teže opravdati kada onlajn porudžbine, tanke marže i nedostatak radne snage čine tačnost vrednijom. RFID praćenje zaliha u maloprodaji nije čarobno rešenje i nije pravo za svaku kategoriju u svakoj prodavnici. Ali interesovanje raste jer su operateri umorni od otkrivanja da je sistem verovao u inventar koji stvarni zaposleni ne mogu da dotaknu.

Prehrambeni trgovac sa velikim obimom poslovanja u urbanom delu Singapura koristio je RFID praćenje zaliha na odabranim pripremljenim jelima, pićima i promotivnim izlaganjima gde je kretanje zaliha bilo brzo, a vidljivost slaba. Poenta nije bila da se označi svaki paradajz i svaka čokoladica u zgradi. Poenta je bila da se razume da li sistem može da smanji neslaganje zaliha na mestima koja izazivaju najviše razočaranja kupaca i frustracije radnika. Mogao je. Ono što je najviše iznenadilo rukovodstvo nije bilo samo poboljšanje popisa. Bilo je to koliko je tim za ispunjenje porudžbina postao mirniji kada je počeo da troši manje vremena na traženje inventara koji postoji samo u softveru.

Disciplina u magacinu jednako je važna kao disciplina na polici. Prehrambene prodavnice često misle o polici kao tački istine, ali fantomski inventar često nastaje u prijemu i skladištenju. Pošiljka se prijavi, ali se odloži na pogrešno mesto. Dođe do rastavljanja palete i delimične pošiljke odlutaju u mešovite lokacije. Sezonske zalihe viška privremeno se parkiraju i zatim zaborave. Kada su timovi u prodavnici u žurbi, privremeno postaje trajno brže nego što bilo ko želi da prizna.

Lanac u severnoj Italiji naučio je to sa gaziranom vodom, sokom i veleprodajnim pakovanjima grickalica tokom faze renoviranja. Pošto je deo uobičajenog magacina bio blokiran, isporuke su kreativno odlagane u sekundarne prostore. Sistem inventara i dalje je verovao da je operacija uredna. Timovi u prodavnici znali su drugačije. Proizvodi su tehnički bili prisutni, ali funkcionalno nevidljivi. Takva skrivena zaliha je skoro jednako loša kao nestala zaliha jer ne može da podrži brzu dopunu kada je kupcima potrebna. Lanac je na kraju pratio nekoliko nedelja slabe dostupnosti ne do problema sa dobavljačima, već do loše discipline privremenog skladištenja koja je hranila ponašanje fantomskog inventara.

Čak i transferi između prodavnica mogu da stvore duge senke. Prehrambene kompanije premeštaju zalihe između lokacija iz mnogih razloga, uključujući vremenske nepogode, lokalizovane skokove potražnje, otvaranja prodavnica i promotivno balansiranje. Ako ti transferi nisu čisto evidentirani, obe prodavnice mogu da završe verujući da poseduju isti inventar određeno vreme. Jedna prodavnica očekuje da stigne. Druga još misli da nije u potpunosti otišao. Taj jaz može da traje samo kratko, ali u kategoriji koja se brzo kreće kratko je dovoljno da našteti nivou usluge.

Prehrambeni lanac na obali u jugoistočnom delu Sjedinjenih Američkih Država bavio se tim tokom sezone oluja kada su flaširana voda i baterije preraspoređene između prodavnica. Transferi su bili neophodni, ali nekoliko lokacija završilo je sa iskrivljenim pozicijama na stanju tokom žurbe jer je proces kretanja bio previše ručni. Menadžeri su kasnije rekli da je emocionalni stres događaja pogoršao problem sa podacima jer su ljudi dali prioritet brzini nad potvrdom. Razumljivo, ali skupo. Fantomski inventar tokom vrhunca potražnje daleko je opasniji od fantomskog inventara u sporom utorku.

Strateški trošak: nepoverenje u podatke

Ipak, zaista zaprepašćujući trošak je strateški. Fantomski inventar čini da lideri ne veruju sopstvenim brojevima. Kada se to dogodi, svaka diskusija o planiranju postaje sporija i političnija. Menadžeri prodavnica kažu da ne mogu da se pouzdaju u sistem. Timovi za snabdevanje kažu da je izvršenje u prodavnici slabo. Timovi za e-trgovinu kažu da se dostupnost kataloga ne može pouzdati. Finansije vide pritisak na maržu, ali ne uvek i osnovni uzrok. Niko se ne oseća potpuno pogrešno, ali niko ne radi iz čiste verzije stvarnosti. To je ružno mesto za život prehrambenog poslovanja.

Premijum grupa supermarketa u Japanu došla je do tog zaključka nakon ponavljanih trvenja između operacija u prodavnici i digitalne trgovine. Tim za e-trgovinu želeo je čvršća obećanja o dostupnosti. Timovi u prodavnicama tvrdili su da su već preopterećeni. Kada je kompanija konačno direktnije ispitala fantomski inventar i tačnost inventara na policama, otkrila je da su obe strane reagovale na isti skriveni problem iz različitih uglova. Kada je posao poboljšao ciklusni popis, pojačao disciplinu otpisa i koristio bolje alate za vidljivost inventara u kategorijama visokog rizika, unutrašnja rasprava se smirila. Kompanija nije rešila sve. Jednostavno je prestala da traži od ljudi da brane loše podatke.

Dakle, šta sve to znači za operatere u prehrambenoj maloprodaji. Znači da fantomski inventar nije bezazlena računovodstvena nesavršenost. To je curenje profita, curenje radne snage, curenje usluge i curenje poverenja, sve odjednom. Smanjuje prodaju kada police izgledaju prazno pre nego što sistem to primeti. Troši sredstva za plate kada osoblje traži nepostojeću zalihu. Iskrivljuje dopunu kada ponovne narudžbine pokreću iskvarene količine na stanju. Šteti onlajn kredibilitetu kada aplikacija prodaje proizvode koje prodavnica zapravo ne može da pripremi. Slabi promocije, skriva gubitke i tera timove da se raspravljaju o brojevima u koje niko istinski ne veruje.

Zato ozbiljna prehrambena preduzeća posvećuju više pažnje rešenjima za tačnost inventara, disciplini ciklusnog popisa, RFID praćenju zaliha u maloprodaji i boljoj vidljivosti zaliha od prijema do police. To ne rade jer tehnologija inventara zvuči impresivno. Rade to jer je fantomski inventar daleko skuplji nego što izgleda. Jedinice mogu biti nevidljive, ali trošak je veoma stvaran, i kada trgovac počne iskreno da ga meri, postaje teško prihvatiti poslovanje kao i obično. RFID oznake, RFID etikete, i RFID čitači su među alatima koji mogu da pomognu trgovcima namirnicama da eliminišu fantomski inventar i povrate kontrolu nad tačnošću zaliha.