Skriveni rizici kupovine obnovljenih štampača kartica za kancelariju

Kupovina refurbišovanog štampača kartica na prvi pogled može izgledati kao pametna poslovna odluka. Cena je niža od nove mašine, prodavac može obećati da je testiran, a štampač čak može izgledati čisto na fotografijama proizvoda. Za kancelariju kojoj je potrebno samo štampanje ID bedževa za zaposlene, kartica za posetioce, članskih kartica ili kartica za kontrolu pristupa, ponuda može izgledati teško odbijena. Zašto plaćati više za novi kancelarijski štampač ID bedževa ako polovni štampač kartica izgleda da obavlja isti posao?

Problem je u tome što štampači kartica nisu kao obični stoni štampači. PVC štampač kartica se bavi toplotom, pritiskom, kretanjem trake, uvlačenjem kartica, kontaktom glave za štampu, kontrolom firmvera, a ponekad i kodiranjem magnetne trake ili pametnih kartica. Mali skriveni defekti mogu postati skupi kada se štampač stavi u stvarni kancelarijski tok rada. Refurbišovani štampač kartica može raditi tokom kratke demonstracije prodavca, ali to ne znači da će štampati čiste, čitljive, bezbedne kartice svakog dana naredne dve godine.

To ne znači da je svaki refurbišovani štampač ID kartica loša kupovina. Neka preduzeća kupuju od sertifikovanih refurbišera, dobijaju jasnu garanciju i koriste mašinu za laganu štampu bez problema. Ali mnoge kancelarije potcenjuju rizike jer porede samo cenu kupovine. Zaboravljaju da uporede vek trajanja glave za štampu, kompatibilnost trake, podršku softvera, ažuriranja drajvera, pouzdanost uvlačenja kartica, bezbednosne funkcije, tačnost kodiranja i ukupnu cenu zastoja. U izdavanju kartica, najjeftiniji štampač može postati najskuplji kada otkaže u pogrešnom trenutku.

Zašto refurbišovani štampači kartica mogu postati skupi

U Maple Ridge Dental Group, maloj klinici, bili su potrebni bedževi za osoblje i pristupne kartice za pacijente za novu filijalu. Menadžer kancelarije kupio je refurbišovani štampač kartica sa onlajn tržišta jer je koštao manje od polovine cene novog štampača bedževa. Prvih dvadeset kartica izgledalo je prihvatljivo. Dve nedelje kasnije, bleda bela linija pojavila se preko svakog odštampanog bedža. Prodavac je rekao da je štampač prošao inspekciju, ali tehničar je kasnije otkrio istrošenu glavu za štampu i oštećenje od prašine unutar putanje kartica. Klinika je uštedela prvog dana, a zatim platila zamenske delove, hitne prazne kartice i privremene papirne bedževe za nove zaposlene. Stvarni trošak nije bio štampač. Bio je to prekid.

Istrošene glave za štampu i skriveni defekti štampe

Glava za štampu je jedan od najvažnijih delova svakog štampača sa direktnom štampom na karticu ili retransfer štampača kartica. Takođe je jedan od najlakših problema za sakrivanje u refurbišovanoj jedinici. Glava za štampu može izgledati dobro spolja, ali habanje se može pokazati kao tanke linije, nedostajuće površine boje, neravnomerna štampa smole ili loš kvalitet barkoda. Kancelarije koje štampaju vizuelne bedževe sa imenima mogu neko vreme tolerisati male kozmetičke nedostatke. Kancelarije koje štampaju QR kodove, barkodove, kartice za kontrolu pristupa ili propusnice za posetioce možda ne mogu. Oštećen barkod može usporiti ulaz. Zamućena fotografija može stvoriti probleme sa identifikacijom. Loš crni sloj smole može učiniti tekst jeftinim i neprofesionalnim.

Potrošni materijal, trake i zalihe

Mnogi kupci takođe zaboravljaju da štampači kartica zahtevaju kompatibilne trake i sredstva za čišćenje. Refurbišovani štampač kartica može biti stariji model, a odgovarajuće trake za štampač kartica možda su već ukinute, ograničene u zalihama ili ih prodaje samo nekoliko distributera. Trake trećih strana mogu raditi u nekim mašinama, ali ne uvek pouzdano. Neki brendovi koriste RFID prepoznavanje trake ili kontrole firmvera. Drugi mogu odbiti neodobrene potrošne materijale nakon ažuriranja. Polovni štampač kartica koji zahteva skupe ili teško dostupne trake može brzo izbrisati uštedu od početne kupovine.

Westhaven Logistics je to naučio kada je kupio tri refurbišovana PVC štampača kartica za bedževe zaposlenih u skladištu. Štampači su bili jeftini, a prodavac je uključio nekoliko preostalih traka u boji. Nakon što su te trake potrošene, tim za nabavku otkrio je da su zvanične YMCKO trake još dostupne, ali po mnogo višoj ceni od očekivane. Jeftinija traka izazvala je pomeranje boje i česte prekide trake. Skladištu nisu bile potrebne luksuzne kartice, ali su mu bili potrebni izdržljivi bedževi koji mogu preživeti svakodnevno skeniranje na pristupnim vratima. Nakon nekoliko neuspešnih naručivanja traka, kompanija je zamenila dva štampača novijim modelima koji su imali stabilno snabdevanje potrošnim materijalom. Refurbišovane jedinice nisu bile pokvarene, ali situacija sa trakama učinila ih je nepraktičnim.

Softver, kodiranje i bezbednosni rizici

Nepodržani drajveri i problemi sa kancelarijskim IT

Kompatibilnost softvera je još jedna skrivena opasnost. Mnoge kancelarije pretpostavljaju da je štampač kartica samo USB uređaj. U stvarnosti, štampanje bedževa često zavisi od softvera za dizajn kartica, povezivanja sa bazom podataka, uvoza fotografija, podrške Windows drajvera, mrežne štampe, korisničkih dozvola, a ponekad i integracije sa sistemima za kontrolu pristupa. Refurbišovani štampač ID kartica može biti iz generacije koja više ne dobija ažuriranja drajvera. Može raditi na starom Windows laptopu, ali otkazati na novijim kancelarijskim računarima. Može ne podržavati najnoviji softver za ID kartice koji vaš HR ili bezbednosni tim želi da koristi. Ako štampač koristi stari mrežni interfejs, IT odeljenje možda ne želi da ga uopšte poveže.

Alder and Pike, fiktivna računovodstvena firma, kupila je refurbišovani štampač bedževa za svoje novo uvođenje kontrole pristupa. Štampač je reklamiran kao „potpuno ispravan“, i tehnički jeste bio. Problem se pojavio kada je IT tim pokušao da ga instalira na kompanijske laptopove koristeći trenutne bezbednosne politike. Stari drajver je zahtevao administrativne privilegije, softver za dizajn je izgledao zastareo, a štampač se nije dobro ponašao preko kancelarijske mreže. HR je na kraju pozajmljivao lokalnu USB postavku od IT-a svaki put kada se novi zaposleni pridružio. Kancelarija je uštedela novac na hardveru, ali je stvorila dosadan ručni proces koji je trajao mesecima.

Kodiranje pametnih kartica možda ne odgovara vašem sistemu

Moduli za kodiranje stvaraju još veći rizik. Mnogi kancelarijski štampači kartica ne koriste se samo za štampu imena i fotografije. Mogu kodirati kartice sa magnetnom trakom, kontaktne čip kartice, beskontaktne pametne kartice, MIFARE kartice, DESFire kartice ili druge akreditive za kontrolu pristupa. Refurbišovani štampač kartica može uključivati koder, ali kupci moraju potvrditi tačno koji tip kodera ima, da li odgovara njihovoj tehnologiji kartice i da li još uvek radi tačno. Štampač naveden kao „spreman za pametne kartice“ može imati samo kontaktnu stanicu, a ne beskontaktni koder koji vaš sistem zahteva. Modul magnetne trake može biti pogrešno poravnat. Beskontaktni koder može imati zastareli firmver ili ograničenu podršku softvera.

Pineview College kupio je refurbišovani štampač kartica za izdavanje studentskih ID kartica sa beskontaktnim pristupom. Tim za objekte pretpostavio je da će ugrađeni koder podržavati iste kartice koje koristi njihov sistem za pristup studentskom domu. Nije. Štampač je imao kontaktnu stanicu za pametne kartice, dok je kampusu bilo potrebno beskontaktno kodiranje. Prodavac nije prihvatio povraćaj jer je u oglasu pisalo „opcija pametne kartice uključena“, što je tehnički bilo tačno, ali ne dovoljno precizno. Koledž je morao štampati kartice na refurbišovanoj mašini i kodirati ih odvojeno pomoću stonog čitača. Taj dodatni korak stvorio je greške, kašnjenja i neusklađene zapise tokom nedelje registracije studenata.

Polovni štampači mogu nositi zabrinutost oko podataka i bezbednosti

Bezbednost se često ignoriše kada kancelarije kupuju polovnu kancelarijsku opremu. Štampač kartica može čuvati poslove štampe, podatke o vlasnicima kartica, mrežna podešavanja, administratorske lozinke ili konfiguraciju kodiranja. Nema svaki štampač trajno sačuvane osetljive podatke, ali neki sistemi zadržavaju dnevnike ili podešavanja koja treba obrisati pre preprodaje. Nemarni preprodavac može očistiti spoljašnjost mašine, ali ostaviti unutrašnje podatke netaknute. Za kancelarije koje izdaju bedževe zaposlenih ili kartice za kontrolu pristupa, to bi trebalo da izazove zabrinutost. Ne želite podešavanja prethodnog vlasnika unutar vašeg toka izdavanja akreditiva, i ne želite da vaši podaci o vlasnicima kartica budu izloženi ako mašina kasnije bude vraćena, preprodata ili servisirana.

Harborline Foods, fiktivna kompanija za preradu hrane, kupila je refurbišovani štampač kartica od prodavca iz likvidacije. Štampač je još uvek sadržao mrežno ime prethodne kompanije i sačuvani administratorski profil u softverskom paketu koji je došao sa njim. Ništa dramatično se nije dogodilo, ali otkriće je uznemirilo menadžera za usklađenost kompanije. Ako su stari podaci još bili tamo, šta će se dogoditi kada Harborline kasnije odloži štampač? Kompanija je uvela pravilo da sav hardver za štampu bedževa mora doći od dobavljača koji mogu dokumentovati brisanje podataka, status firmvera i istoriju vlasništva. Štampač je radio, ali proces nabavke je podbacio.

Problemi pouzdanosti koji utiču na svakodnevnu štampu bedževa

Slabi garantni uslovi i delovi koji se troše

Garantni jezik je još jedno područje gde kupci upadaju u zamku. Prodavac može reći „testiran“, „refurbišovan“, „obnovljen“ ili „sertifikovan“, ali te reči ne znače uvek isto. Neki refurbišovani štampači kartica su profesionalno pregledani, očišćeni, popravljeni i podržani pravom garancijom. Drugi su jednostavno polovne mašine obrisane krpom i uključene na nekoliko minuta. Rok za povraćaj od trideset dana nije isto što i servisna garancija od jedne godine. Garancija koja isključuje glave za štampu, rolere za uvlačenje, module za kodiranje i radnu snagu možda vas neće zaštititi od kvarova koji se najverovatnije mogu dogoditi.

North Gate Coworking kupio je polovni štampač ID bedževa za štampu članskih kartica za tri lokacije. Prodavac je ponudio kratku garanciju, a štampač je radio oko šest nedelja. Tada je uvlačenje kartica postalo nepouzdano. Neke kartice su ulazile pod uglom, neke su se zaglavljivale, a neke su štampane sa pomerenim dizajnom. Prodavac je rekao da su roleri za uvlačenje delovi koji se troše i da nisu pokriveni. North Gate je platio lokalnom tehničaru da očisti i podesi mašinu, ali problem se vratio tokom naporne kampanje za članstvo. Novi štampač bi koštao više pri kupovini, ali bi takođe uključivao odgovarajuću podršku i predvidivo vreme rada.

Problemi sa uvlačenjem kartica i kvalitetom štampe

Problemi sa uvlačenjem kartica su posebno česti kod starijih štampača. PVC kartice su krute, glatke i nepopustljive. Roleri za uvlačenje moraju dosledno prihvatati. Senzori moraju tačno otkrivati položaj kartice. Prašina, istrošeni roleri, slabe opruge i oštećeni ulazni magacini mogu dovesti do zaglavljivanja ili pogrešno poravnate štampe. U kancelariji koja štampa pet kartica mesečno, to može biti samo dosadno. U kompaniji koja uvodi desetine zaposlenih, izdaje bedževe za posetioce dnevno ili štampa članske kartice u serijama, to može postati ozbiljno usko grlo. Loše uvlačenje kartica takođe troši prazne kartice i trake, tako da svako zaglavljivanje ima materijalni trošak.

Doslednost kvaliteta štampe je važnija nego što mnogi kupci očekuju. ID bedž zaposlenog nije samo dekoracija. On predstavlja pristup, bezbednost, imidž brenda i unutrašnju kontrolu. Izbledele fotografije, neravnomerne boje i slab tekst od smole mogu učiniti da kompanija izgleda nemario. Još važnije, loš kvalitet štampe može uticati na skeniranje. Barkodovi, QR kodovi i mali ID brojevi zahtevaju oštre ivice. Ako vaš refurbišovani štampač kartica proizvodi nedosledne rezultate, možete provesti sate podešavajući dizajne, menjajući trake, čisteći mašinu i ponovo štampajući kartice.

BrightRail Services, fiktivni izvođač za održavanje, štampao je bedževe za radnike koji ulaze u železničke depooe. Kompanija je kupila refurbišovani štampač jer joj je bilo potrebno samo nekoliko stotina kartica godišnje. Štampač je izgledao dobro sa jednostavnim fotografijama, ali male ikone bezbednosne sertifikacije izlazile su mutne. Nadzornici lokacije su se žalili jer čuvari nisu mogli lako potvrditi koji su radnici odobreni za određene zone. BrightRail je promenio dizajn kartice da koristi veće ikone, ali to je bilo zaobilazno rešenje, ne popravka. Kompanija je kasnije shvatila da su rezolucija starog štampača i istrošena glava za štampu ograničavale dizajn bedža.

Laminacija, povezivanje i ograničenja upravljanja

Još jedno skriveno pitanje je sposobnost laminacije. Neke kancelarije zahtevaju više od osnovne štampe na PVC karticama. Bedževi zaposlenih mogu zahtevati holografske prekrivke, zaštitnu laminaciju, UV štampu ili bezbednosne funkcije za sprečavanje lakog kopiranja. Refurbišovani štampač kartica možda ne uključuje funkcionalan modul za laminaciju, ili laminator može zahtevati odvojene zalihe koje su skupe ili teško dostupne. Ako vašoj kancelariji trebaju izdržljive pristupne kartice, kartice za upravljanje posetiocima ili državni ID zaposlenih, trebalo bi da proverite da li refurbišovani štampač može podržati bezbednosni sloj koji vam je zaista potreban.

Eastford Hotel Group želeo je da štampa kartice za osoblje i propusnice za izvođače u kući. Refurbišovani štampač izgledao je prikladan jer je nudio štampu u punoj boji i kodiranje magnetne trake. Problem se pojavio nakon što je obezbeđenje zatražilo zaštitnu prekrivku sa prilagođenim vizuelnim oznakama. Štampač je mogao štampati kartice, ali ih nije mogao laminirati. Hotel je probao standardne trake za prekrivku, ali kartice su se brzo grebale kada ih je osoblje kačilo na metalne držače bedževa. Za privremene kartice, mašina je bila dobra. Za svakodnevne akreditive osoblja, to je bila pogrešna kupovina.

Stariji refurbišovani štampači kartica takođe mogu nedostajati moderne funkcije povezivanja i upravljanja. Noviji kancelarijski štampači bedževa često podržavaju Ethernet, bezbednu mrežnu konfiguraciju, kontrolu pristupa korisnika, praćenje poslova štampe i lakše raspoređivanje drajvera. Starije mašine mogu se oslanjati na USB ili zastarele mrežne protokole. Za malu kancelariju, to može biti prihvatljivo. Za kompaniju sa više odeljenja, udaljenu IT podršku ili strožija pravila sajber bezbednosti, to može biti problem. Štampač kojim se ne može pravilno upravljati može biti gurnut u ugao i njime rukuje jedna osoba, što stvara zavisnost i kašnjenja.

Cedar Bay Council, fiktivna kancelarija lokalne samouprave, kupio je refurbišovane štampače ID kartica za dve administrativne zgrade. Mašine su štampale prihvatljive kartice, ali IT je odbio da ih stavi na glavnu mrežu zbog nepodržanog firmvera i nejasnih bezbednosnih podešavanja. Osoblje je moralo koristiti namenski oflajn računar za štampu propusnica zaposlenih. Ta postavka je zvučala bezbednije, ali je takođe izazvala probleme sa kontrolom verzija. Šabloni bedževa na oflajn računaru nisu uvek bili ažurirani, pa su neke nove kartice koristile stara imena odeljenja. Cena hardvera je bila niska, ali tok rada je postao neuredan.

Nedostajući pribor i nekvalitetni rezervni delovi

Postoji i rizik od nedostajućeg pribora. Refurbišovani štampač kartica može stići bez odgovarajućeg magacina za kartice, izlazne posluže, napajanja, rolera za čišćenje, USB kabla, kartice za kalibraciju, diska sa drajverima ili licencnog ključa. Neki pribor je lako zameniti. Drugi su specifični za model i iznenađujuće skupi. Nedostajuća licenca za softver za dizajn ID kartica može biti veći problem od kabla koji nedostaje. Kupci ne bi trebalo da pretpostavljaju da paket štampača uključuje sve potrebno za početak štampe. Trebalo bi da zatraže kompletnu listu uključenih predmeta i potvrde da li je softverska licenca legalna, prenosiva i kompatibilna sa njihovim kancelarijskim računarima.

Sunvale Manufacturing naručio je refurbišovani štampač kartica za fabričke ID bedževe. Štampač je stigao u dobrom fizičkom stanju, ali licenca za softver za dizajn kartica nije bila uključena. Prodavac je rekao da oglas pokriva samo hardver. Sunvale je privremeno koristio besplatni alat za dizajn, ali se nije mogao čisto povezati sa HR tabelom koja se koristi za podatke o zaposlenima. HR asistent je morao ručno kopirati imena i ID brojeve, što je izazvalo pravopisne greške i duplikate brojeva bedževa. Sam štampač nije bio jedino što je kompaniji bilo potrebno. Bio joj je potreban kompletan sistem za izdavanje bedževa.

Falsifikovani ili nekvalitetni rezervni delovi su još jedna briga. Neki refurbišovani štampači su popravljeni neoriginalnim delovima. Napajanje treće strane, roler niže klase, generička glava za štampu ili improvizovana popravka senzora može raditi neko vreme, a zatim otkazati u normalnoj upotrebi. Osim ako prodavac nije transparentan u vezi sa istorijom popravki, kupac možda nikada neće saznati šta je promenjeno. To je važno jer je štampač kartica precizan uređaj. Male mehaničke ili toplotne razlike mogu se pokazati kao prekidi trake, zaglavljivanja kartica, defekti štampe ili greške kodera.

Buduće potrebe i ukupni trošak trebalo bi da vode kupovinu

Kancelarije takođe trebalo bi da razmišljaju o budućem rastu. Refurbišovani jednostrani štampač kartica može biti dovoljan danas, ali šta se događa kada kompanija želi dvostrane bedževe zaposlenih sa informacijama za hitne kontakte, nivoima pristupa ili oznakama usklađenosti? Model niske cene možda se ne može nadograditi. Štampač bez kodera možda ne podržava buduće izdavanje kartica za kontrolu pristupa. Mašina koja ne može rukovati prepisivim karticama, kompozitnim karticama ili debljim karticama može ograničiti vaše opcije. Kupovina previše usko može prisiliti drugu kupovinu pre očekivanog.

Ništa od ovoga ne znači da refurbišovani štampač kartica nikada ne treba razmatrati. To može biti razuman izbor za štampu malog obima, ne-kritičnu, kada je prodavac pouzdan, model još uvek podržan i kancelarija razume ograničenja. Mali klub koji štampa članske kartice nekoliko puta godišnje može biti zadovoljan polovnim štampačem kartica. Rezervni štampač za privremene kartice za posetioce možda ne zahteva vrhunske funkcije. Ali kancelarija koja izdaje bezbedne akreditive zaposlenih, bedževe za kontrolu pristupa ili kodirane pametne kartice trebalo bi da bude mnogo pažljivija.

Pitanja koja treba postaviti pre kupovine

Pre kupovine, postavite direktna pitanja. Koliko kartica je štampač već proizveo? Da li je glava za štampu zamenjena? Da li su dostupni testni otisci koristeći dizajn u punoj boji, crni tekst od smole, barkodove i dizajne od ivice do ivice? Da li su drajveri još uvek podržani za vaš operativni sistem? Da li je kompatibilne trake i komplete za čišćenje lako kupiti? Da li štampač uključuje koder koji vam je potreban, a ne samo nejasnu opciju pametne kartice? Koja garancija se nudi i koji delovi su isključeni? Da li su podaci štampača obrisani? Može li prodavac pružiti servisnu podršku ako se problemi pojave nakon instalacije?

Pametan kupac takođe trebalo bi da uporedi ukupnu cenu vlasništva. Dodajte cenu traka, praznih kartica, kompleta za čišćenje, zamenskih glava za štampu, softverskih licenci, dostave, zastoja, servisnih poziva i vremena osoblja. Zatim uporedite taj ukupan iznos sa novim kancelarijskim štampačem kartica koji uključuje garanciju, trenutne drajvere, poznate potrošne materijale i podršku dobavljača. Ponekad refurbišovana mašina još uvek pobeđuje. Često ne.

Završne misli o rizicima refurbišovanih štampača kartica

Skrivena opasnost kupovine refurbišovanog štampača kartica nije to što će uvek otkazati. Prava opasnost je to što je rizik teško videti pre nego što se na njega oslonite. Mašina se može uključiti. Može odštampati probnu karticu. Može izgledati čisto. Ali ako je glava za štampu istrošena, koder pogrešan, snabdevanje trakama nestabilno, drajver zastareo ili garancija slaba, kancelarija će platiti kasnije u izgubljenim karticama, frustriranom osoblju, odloženom uvođenju i nebezbednim procesima akreditiva.

Za kancelarijsku štampu ID bedževa, pouzdanost nije luksuzna funkcija. Ona je deo posla. Štampač kartica se nalazi na mestu gde se susreću HR, obezbeđenje, IT, objekti i svakodnevne operacije. Kada radi, niko ne razmišlja o njemu. Kada otkaže, novi zaposleni čekaju, posetioci su odloženi, pristupne kartice se ponovo izdaju, i neko mora objasniti zašto „jeftin“ štampač sada zadržava kancelariju. Zato refurbišovane štampače kartica treba kupovati sa oprezom, a ne impulsivno. Cena može biti mala, ali skriveni rizici mogu biti mnogo veći nego što izgledaju.