Kada koristiti RFID umesto ručnog praćenja

Mnoge kompanije ostaju na ručnom praćenju duže nego što bi trebalo. Ono deluje poznato, formulari već postoje, čitači barkoda su plaćeni, a tim zna kako da zaobiđe praznine. Na papiru to zvuči razumno. U praksi, ručno praćenje često opstaje ne zato što je dovoljno dobro, već zato što je stvarni trošak njegovog korišćenja raspoređen svuda i teško vidljiv. Radnik na prijemu potroši dodatne minute tražeći paletu. Supervizor zove tri osobe da locira povratnu kutiju. Planer dodaje bezbednosne zalihe jer datoteka inventara deluje nepouzdano. Služba za korisnike okleva pre nego što obeća isporuku jer niko potpuno ne veruje evidenciji lokacije. Proces i dalje funkcioniše, tehnički, ali funkcioniše sa otporom. To je obično trenutak kada kompanija treba da prestane da pita da li je RFID zanimljiv i počne da pita da li ručno praćenje tiho košta previše.

Kada ručno praćenje počinje da postaje usko grlo

Ključna poenta je ova: RFID nije automatski bolji od ručnog praćenja u svakoj situaciji. Ako je obim kretanja mali, vrednost imovine umerena, proces jednostavan, a podaci treba da se ažuriraju samo povremeno, ručne metode mogu i dalje biti potpuno smislene. Greška je otići u drugu krajnost i pretpostaviti da, zato što klipbord, tabela ili skeniranje barkoda mogu da zabeleže informaciju, treba to da rade zauvek. Bolje pitanje je kada ručno praćenje prestaje da bude metod kontrole i počinje da postaje usko grlo. Tada RFID obično zaslužuje svoje mesto.

Zahtevi za svežim podacima

Jedan jasan signal je kada kompaniji trebaju češća ažuriranja nego što ljudi mogu realno da obezbede. Ručno praćenje je obično zasnovano na događajima i zavisno od radne snage. Neko mora da skenira, proveri, otkuca ili potvrdi. Ako se taj ljudski korak propusti, odloži ili obavi u žurbi, evidencija odstupa od stvarnosti. RFID praćenje inventara postaje korisnije kada kompaniji trebaju podaci o lokaciji ili statusu da ostanu sveži tokom celog dana, ne samo u trenutku prijema ili tokom ažuriranja na kraju smene. Vidljivost inventara u realnom vremenu je važnija nego što ljudi shvataju, posebno u magacinima, maloprodajnim prostorijama, proizvodnim tokovima, cirkulaciji medicinske opreme i tokovima povratne imovine.

Maloprodajne zalihe brzog kretanja

Maloprodaja modne odeće to je otkrila tokom teškog sezonskog lansiranja. Timovi u prodavnicama koristili su ručno brojanje i provere barkoda da bi održavali datoteke zaliha ažurnim, ali stvarni tempo kretanja bio je previše brz. Artikli su išli od prijemnog kaveza do police u magacinu, do garderobe, do prodajnog prostora na načine koje sistem nikada nije u potpunosti uhvatio. Osoblje je naporno radilo, ali podaci su ipak kasnili. Kompaniji zapravo nije bila potrebna veća posvećenost. Bila joj je potrebna bolja vidljivost između dodirnih tačaka. Kada je RFID na nivou artikla uveden za pilot asortiman, kompanija je videla kada su zalihe prisutne čak i kada niko nije zastao da ih skenira. Odluka da se pređe sa ručnog praćenja nije bila o zameni ljudi. Bila je o tome da se sistemu pruži šansa da prati stvarnost.

Vreme pretrage i vidljivost mobilne imovine

Još jedan trenutak za razmatranje RFID-a umesto ručnog praćenja je kada vreme pretrage postane svakodnevni porez na poslovanje. To je posebno često kod mobilne imovine, kontejnera za višekratnu upotrebu, alata, nosača u procesu rada i vrednih predmeta koji se čuvaju u više zona. Ručno praćenje može da vam kaže gde je nešto trebalo da bude nakon poslednjeg skeniranja ili unosa. Često ne može sa mnogo pouzdanosti da kaže gde se nalazi sada. Kada osoblje provede značajan deo dana u traženju, zvanju, proveravanju i ponovnom proveravanju, kompanija već plaća za lošu vidljivost. Samo plaća kroz radnu snagu i kašnjenje umesto kroz tehnologiju.

Bolnička oprema i pouzdanost lokacije

Tim za bolničku opremu direktno se suočio sa tim problemom kod infuzionih pumpi i mobilnih monitora. Odeljenja su trebalo ručno da ažuriraju evidenciju lokacija kada se imovina premešta, ali u stvarnom životu briga o pacijentima je bila na prvom mestu, a papirologija kasnije, ako bi se uopšte obavila. Oprema uglavnom nije bila stvarno izgubljena. Samo ju je bilo teško brzo pronaći. Rukovodioci su neprestano tražili više uređaja jer se postojeći fond činio nedovoljnim. RFID praćenje imovine promenilo je razgovor. Kada su fiksni RFID čitači pomogli da se prati kretanje opreme kroz ključne bolničke zone, tim je shvatio da je nedostatak delimično bio problem vidljivosti. Ručno praćenje postalo je previše krhko za okruženje u kome se stvari stalno kreću, a osoblje ima druge prioritete.

Usklađenost skeniranja pod operativnim pritiskom

RFID takođe počinje da ima više smisla kada je usklađenost skeniranja nedosledna iz razloga koji su strukturni, a ne lični. Lako je rukovodstvu da kaže da tim treba jednostavno pažljivije da skenira. Ponekad je to tačno. Ponekad nije. U brzom prijemu, neurednim pripremnim trakama, spoljašnjim dvorištima, proizvodnim transferima i okruženjima mešovitog prikupljanja narudžbina, ljudi preskaču skeniranja jer je tok rada užurban, nezgodan ili fizički nepraktičan. Ako proces zahteva savršenu disciplinu da bi se stvorili upotrebljivi podaci, možda je to pogrešan proces. RFID upravljanje magacinom funkcioniše najbolje kada kompaniji treba da se prikupljanje podataka odvija u toku kretanja, a ne kao dodatni korak koji ljudi moraju da zapamte pod pritiskom.

Distributer rezervnih delova to je video u svojoj cross dock operaciji. Od vozača i magacinskog osoblja očekivalo se da skeniraju palete pri dolasku, dodeli trake i utovaru u prikolicu. Tokom mirnih nedelja, usklađenost je izgledala pristojno. Tokom vršnih nedelja, disciplina skeniranja se srušila jer je brzina dobila prioritet. Rezultat je bio poznat: pogrešno uskladištena roba, zbunjeni prelazi i izgubljeno vreme na proveravanje šta je zapravo otpremljeno. RFID praćenje paleta na najprometnijim trakama smanjilo je potrebu za ponovljenom ručnom potvrdom. Kompanija nije usvojila RFID zato što su ljudi bili nemari. Usvojila je RFID zato što postojeći ručni tok rada nije mogao da ostane pouzdan pri operativnoj brzini.

Slepe tačke između ručnih kontrolnih tačaka

Postoji i snažan argument za RFID kada ručno praćenje stvara slepe tačke između kontrolnih tačaka. Skeniranje barkoda je dobro u potvrđivanju diskretnog trenutka. Manje je korisno kada kompanija treba da zna više o obrascima kretanja, vremenu zadržavanja, nagomilavanje reda čekanja ili promenama lokacije između zvaničnih transakcija. U tim situacijama, ručno praćenje daje snimke, dok RFID može da pruži bolji pokretni snimak. Ta razlika je važna u proizvodnji, rukovanju hladnim lancem, operacijama popravke i internoj logistici gde kašnjenja između faza direktno utiču na propusnost i uslugu.

Kretanje kontejnera i vreme zadržavanja

Kompanija za preradu hrane to je naučila sa kontejnerima za sastojke za višekratnu upotrebu koji se kreću od merenja do mešanja, do sanitacije i nazad u skladište. Njihov proces barkoda beležio je događaje izdavanja i vraćanja, ali dugi periodi između bili su uglavnom nagađanje. Kada su nastupila proizvodna kašnjenja, supervizori su se raspravljali da li je stvarni problem nedostatak kontejnera, sporo pranje ili loše pripremanje. RFID praćenje kontejnera pokazalo je istinu. Najveće kašnjenje nije bio gubitak. Bilo je to vreme zadržavanja u transfernoj zoni koje niko nije merio. Ručno praćenje bilo je previše plitko da otkrije obrazac. RFID je dao kompaniji dovoljno vidljivosti da reši pravi problem umesto da kupuje dodatne kontejnere i nada se najboljem.

Usluga za korisnike zavisi od tačnih evidencija

Još jedan znak je kada ručno praćenje proizvodi dovoljno grešaka da utiče na uslugu za korisnike ili komercijalne odluke. Ručna greška nije uvek dramatična. Ponekad je to samo jedna pogrešna lokacija, jedno propušteno ažuriranje ili jedan artikal koji je još označen kao dostupan nakon što je već premešten. Ali ako se te male greške nagomilaju, počinju da utiču na logiku dostupnosti za obećanje, vreme dopune, tačnost isporuke, pa čak i poverenje korisnika. Što su operacije i obećanja korisnicima bliže povezani, to je manje prostora za zastarele ili nesigurne podatke.

Veleprodaja specijalizovane elektronike to je iskusila sa rezervnim delovima brzog kretanja. Prodajni predstavnici su želeli da obećaju isporuku istog dana, ali evidencija magacina često je delovala pomalo nesigurno. Delovi su bili mali, vredni i lako ih je bilo zagubiti između bezbednog skladištenja, inspekcije i otpreme. Osoblje je provodilo previše vremena fizički proveravajući zalihe pre nego što bi se obavezalo prema korisnicima. RFID upravljanje zalihama postalo je vredno jer je podržavalo poslovnu odluku, a ne samo magacinski zadatak. Kada su odabrane porodice delova opremljene RFID oznakama i ključne tačke kretanja nadgledane, usluga za korisnike mogla je da odgovori sa više pouzdanja. Ručno praćenje nije potpuno otkazalo, ali više nije bilo dovoljno snažno za nivo usluge koji je kompanija želela da pruži.

Veliki obim ponovljenih događaja praćenja

RFID je često bolja opcija kada kompanija obrađuje veliki obim ponovljenih događaja praćenja male vrednosti koji su ipak operativno važni. Ručne metode mogu biti prihvatljive za retka, važna kretanja. Postaju skupe kada ista vrsta potvrde mora da se ponovi iznova i iznova na stotinama ili hiljadama jedinica. Ciklusno brojanje je klasičan primer. Ručno brojanje može da funkcioniše, ali ako kompanija treba često da broji da bi održala tačnost, teret radne snage brzo raste. U tim slučajevima, RFID može da promeni ekonomiju tako što čestu validaciju čini praktičnom.

Ciklusno brojanje i ekonomija brojanja

Veliki magacin obuće imao je upravo taj problem. Tim je mogao da održi razumnu tačnost inventara ručnim ciklusnim brojanjem, ali samo posvećivanjem previše sati tome. Učestalost brojanja je rasla jer se asortiman zaliha brzo menjao, povrati su bili česti, a police za prikupljanje menjale su se ceo dan. Bili su zarobljeni u petlji u kojoj je ručna kontrola zahtevala više radne snage, a dodatna radna snaga ipak nije potpuno sprečavala netačnosti. Ručno RFID brojanje promenilo je ravnotežu. Osoblje je moglo da validira više jedinica u manje vremena i da istražuje samo izuzetke. Pomak od ručnog praćenja nije bio vođen privlačnošću gadžeta. Bio je vođen ekonomijom brojanja.

Tokovi povratne imovine

Tokovi povratne imovine su još jedan snažan kandidat. Palete, poslužavnici, kutije, burad, kolica, gasni cilindri, oprema za iznajmljivanje i transportni nosači često nestaju polako, a ne dramatično. Ručno praćenje može da zabeleži izdavanje i vraćanje, ali ne svako interno kretanje, privremeno zadržavanje ili skretanje van sistema. Zato kompanije sa problemima praćenja povratne imovine često završe kupujući više imovine nego što im je stvarno potrebno. RFID postaje privlačan kada trošak nesigurnosti počinje da pokreće kapitalne odluke.

Kompanija za pića koja je upravljala paletama buradi za višekratnu upotrebu to je jasno videla. Njihovi ručni dnevnici ukazivali su na veće gubitke od očekivanih u regionalnim depoima, a prvi nagon bio je da prošire fond paleta. Kada su testirali RFID na delu fonda, otkrili su da je značajan deo takozvanog gubitka zapravo bio spora cirkulacija povrata i loša vidljivost tokom transfera u dvorištu. Neke palete su previše dugo stajale na satelitskim lokacijama, a druge su premeštane bez pravovremenih ažuriranja. Kompanija je i dalje morala da poboljša disciplinu procesa, ali RFID joj je dao dovoljno podataka o kretanju da izbegne rešavanje problema vidljivosti nepotrebnim kupovinama.

Teška okruženja i skriveni troškovi ručnog rada

Ručno praćenje se takođe bori kada je okruženje fizički neprijateljsko prema papirologiji ili ponovljenom skeniranju. Spoljašnja dvorišta, prljave proizvodne zone, hladne komore, procesi pranja, zdravstvene prostorije i mreže terenskih usluga stvaraju uslove u kojima je savršena ljudska dokumentacija teška. U tim okruženjima, RFID nije samo brži. Često je realističniji. Sistem beleži kretanje tamo gde je ljudska potvrda nepouzdana, nepraktična ili verovatno odložena.

Perionice i vidljivost procesa

Operater komercijalne perionice suočio se sa tim kod kolica za tekstil i svežnjeva posteljine za višekratnu upotrebu. Osoblje je moglo da skenira kada kolica uđu na prijem, ali kada su kolica počela da se kreću kroz sortiranje, pranje, doradu i otpremu, ručna vidljivost se srušila. Sve se i dalje kretalo, ali niko nije imao jasnu sliku gde se kašnjenja nagomilavaju ili zašto određenim narudžbinama korisnika nedostaju obećani komadi. RFID praćenje na odabranim tačkama procesa dalo je operaciji pouzdaniji uvid u tok. Kompanija nije zamenila svaku ručnu evidenciju. Zamenila je delove procesa gde je ručno praćenje bilo najmanje pouzdano.

Kada ručno praćenje i dalje ima smisla

Ipak, postoje trenuci kada je ručno praćenje i dalje bolji odgovor. Ako je vrednost predmeta mala, obim procesa mali, ruta jednostavna, a kompaniji je potrebna samo povremena potvrda, RFID može dodati trošak bez dovoljne dobiti. Mala radionica sa ograničenom ostavom alata i stabilnim timom mogla bi sasvim dobro da se snađe sa izdavanjem barkoda i nedeljnim usaglašavanjem. Lokalni magacin sa nekoliko stotina paletnih pozicija i predvidivim kretanjem možda ne zahteva pun RFID sistem. Pametnija odluka nije uvek više automatizacije. To je bolja prikladnost.

Radionica za prilagođenu obradu metala donela je tu odluku mudro. Razmatrali su RFID za upravljanje ostavom alata, ali kada su pažljivo pogledali, stvarni problem nije bila vidljivost. Bilo je to što mala grupa nije dosledno poštovala pravila prijave i odjave. Broj alata bio je upravljiv, stopa kretanja umerena, a vođa tima mogao je da ispravi ponašanje čistijim procesom barkoda i čvršćom odgovornošću. U tom okruženju, ručno praćenje nije bio pogrešan model. Samo se koristilo opušteno. RFID bi bio skup način da se izbegne osnovna upravljačka popravka.

Ipak, mnoge kompanije ostaju na ručnom radu jer porede RFID samo sa vidljivim troškom ručnog praćenja, a ne sa skrivenim troškom. Gledaju trošak skenera, papirne formulare ili nekoliko administrativnih sati i misle da je stara metoda jeftina. Ne računaju vreme provedeno u traženju, duplirane provere, bezbednosne zalihe izgrađene na nepoverenju, kašnjenja u usluzi, pogrešne utovare, hitne prevoze ili dodatnu imovinu kupljenu jer niko ne može pouzdano da locira ono što već postoji. Kada se ti skriveni troškovi saberu, argument se brzo menja.

Distributer nameštaja to je otkrio tokom pregleda izlaznih grešaka i nestalih transportnih nosača. Na površini, ručni sistem je izgledao pristupačno. Klipbordi, barkod etikete i periodične revizije već su bili u upotrebi. Ali kada je operativni tim izmerio sporove oko isporuke korisnicima, trošak zamene nosača, rad na verifikaciji na doku, i vreme provedeno na praćenje izuzetaka, stari proces više nije izgledao jeftino. Integracija RFID sistema na tačkama otpreme i povrata počela je da ima finansijskog smisla jer je kompanija konačno uporedila to sa punim troškom ostajanja na ručnom radu.

Praktični test za izbor RFID-a

Još jedan znak da je RFID bolji izbor je kada kompaniji trebaju podaci ne samo za vođenje evidencije, već za bolje odluke. Ručne metode mogu da sačuvaju istoriju transakcija. RFID može da pruži onu bogatiju, češću operativnu sliku koja podržava bolju dopunu, bolje planiranje radne snage, bolje korišćenje imovine i bolju analizu izuzetaka. Ako rukovodstvo želi da razume gde nastaju kašnjenja, koje zone izazivaju ponovljene greške, koliko dugo predmeti stoje između koraka ili gde imovina cirkuliše presporo, ručno praćenje često ostaje bez dubine. Ono vam kaže šta je potvrđeno. Ne kaže vam uvek šta se zapravo dogodilo između.

Farmaceutski distributer to je video tokom probe sa kretanjem izolovanih kutija u svojoj operaciji hladnog lanca. Ručno praćenje beležilo je tačke predaje, ali planeri i dalje nisu mogli da vide zašto su neke hitne narudžbine promašile rokove otpreme. RFID podaci pokazali su ponovljeno zadržavanje u pripremnom hladnjaku gde su se sudarali ulazne provere i izlazni prioriteti. Ta vidljivost promenila je odluke o raspoređivanju osoblja i planiranju. Kompanija nije koristila RFID zato što je volela da prikuplja više podataka. Koristila je RFID zato što su bolji podaci vodili boljim odlukama.

Dakle, kada kompanija treba da koristi RFID umesto ručnog praćenja? Obično kada je kretanje često, vidljivost treba da bude pravovremena, usklađenost skeniranja je teško održati, vreme pretrage postaje normalno, obećanja korisnicima zavise od pouzdanih podataka, ili su skriveni troškovi procesa veći nego što se na prvi pogled čini. RFID je takođe jača opcija kada kompanija treba da vidi obrasce, a ne samo transakcije. Tada prestaje da bude alat za zamenu i postaje operativna prednost.

Ručno praćenje i dalje ima svoje mesto. Može biti jednostavnije, jeftinije i potpuno adekvatno u okruženjima niske složenosti. Ali kada kompanija počne da nadoknađuje slabu vidljivost dodatnom radnom snagom, dodatnim zalihama, dodatnom imovinom ili opreznim obećanjima korisnicima, stara metoda više nije stvarno jednostavna. Samo je poznata. A poznati sistemi mogu postati skupi na vrlo tihe načine.

Pravi test je praktičan. Ako ljudi provode previše vremena tražeći stvari, ispravljajući evidencije, proveravajući ono što bi već trebalo da bude poznato ili donoseći odluke na osnovu nepotpunih podataka, onda je ručno praćenje možda dostiglo svoju granicu. To je obično tačka u kojoj RFID zaslužuje ozbiljno razmatranje. Ne zato što je u modi, i ne zato što svaki proces zahteva automatizaciju, već zato što je kompanija prerasla metodu koja previše zavisi od savršenog ljudskog tajminga. Kada se to dogodi, RFID često nije luksuzna opcija. On je realističnija.