Izbor RFID ulaznica za upravljanje posetiocima

Počnite od ponašanja posetilaca, a ne od tehnologije

Većina problema u upravljanju posetiocima ne počinje na recepciji. Oni počinju ranije, kada organizacija odluči da joj je potrebna stroža kontrola pristupa, brži prijem, bolje praćenje posetilaca ili profesionalniji doživljaj dolaska, ali još nije razradila kojom vrstom posetilaca zapravo želi da upravlja.

Tada mnogi RFID projekti skrenu sa kursa.

Ljudi počinju da traže RFID ulaznice za upravljanje posetiocima, RFID bedževe za posetioce, beskontaktne propusnice za posetioce ili privremene RFID pristupne kartice, i pretpostavljaju da je glavna odluka o tehnologiji. U stvarnosti, prava odluka je o ponašanju. Ko dolazi u posetu? Koliko dugo ostaje? Kuda mu je dozvoljeno da ide? Da li se kreće samo jednom od recepcije do sale za sastanke, ili prolazi kroz više vrata, liftova, radionica, laboratorija, zona za utovar ili privatnih spratova? Da li je organizaciji potreban bedž za posetioce za jednokratnu upotrebu, RFID kartica za višekratnu upotrebu, akreditiv za izvođača ili mešoviti sistem?

Kada problem postavite na taj način, izbor RFID ulaznica za upravljanje posetiocima postaje mnogo praktičniji.

Prvo što vredi reći jeste da ne postoji jedna najbolja RFID ulaznica za svaki sistem upravljanja posetiocima. Advokatska kancelarija koja dnevno prima nekoliko klijenata ne treba istu strategiju akreditiva kao proizvodni pogon koji prima dobavljače, izvođače za održavanje, vozače dostave, revizore i privremenu radnu snagu. Bolnički kompleks, korporativno sedište, univerzitetska laboratorijska zgrada, kancelarija uprave muzeja i logistički centar mogu svi koristiti beskontaktno upravljanje posetiocima, ali ne bi trebalo svi da kupe isti medijum za ulaznice samo zato što zvuči efikasno.

Biotehnološki kompleks u Bostonu to je naučio pre nego što je napravio vrlo skupu grešku pojednostavljivanja. Bezbednosni tim je prvobitno želeo jedan format bedža za posetioce za sve, jer se činilo da se tako lakše upravlja. Ali kada su mapirali stvarni tok posetilaca, ta ideja se raspala. Gosti u kratkoj poseti sastanku trebali su uredan prijem na recepciji i pristup liftu. Dobavljači opreme trebali su vremenski ograničene dozvole za zonu utovara. Laboratorijski konsultanti trebali su kretanje uz pratnju kroz više spratova. Izvođači za održavanje trebali su ponovljeni pristup tokom nekoliko dana. Kompleks je na kraju koristio RFID bedževe za posetioce kratkog veka za standardne goste, izdržljivije vremenski ograničene akreditive za izvođače i strože dozvole za tehničke dobavljače. Sistem je na papiru postao razdvojeniji, a u stvarnom životu mnogo lakši.

Definišite kategorije posetilaca pre izbora RFID medijuma

To je obično pravo mesto za početak. Pre nego što izaberete bilo koju RFID ulaznicu ili bedž, jasno definišite kategorije posetilaca. U mnogim okruženjima za upravljanje posetiocima postoje najmanje četiri grupe: kratkoročni gosti, spoljni posetioci koji dolaze redovno, izvođači ili dobavljači i interni privremeni korisnici kao što su stažisti ili agencijsko osoblje. Ako se te grupe tretiraju potpuno isto, sistem akreditiva obično postane ili previše slab za korisnike visokog rizika ili previše komplikovan za obične goste.

Posetioci u kratkoj poseti trebaju jednostavno iskustvo sa akreditivom

Posetioci u kratkoj poseti obično trebaju najjednostavnije iskustvo. Ako neko dolazi na jednosatni sastanak, poludnevni trening ili zakazani razgovor, najbolja RFID ulaznica je često bedž za posetioce za jednokratnu upotrebu ili kratkog veka. Trebalo bi da bude jednostavan za izdavanje, jednostavan za povraćaj ako je potrebno i lako prepoznatljiv osoblju. Ti posetioci ne trebaju premijum karticu koju se od njih očekuje da zadrže. Treba im akreditiv koji im pomaže da glatko pređu od recepcije do pravog odredišta, bez stvaranja trenja za njih ili dodatnih objašnjenja za osoblje.

Konsultantska firma u Singapuru to je dobro rešila nakon godina oslanjanja na štampane papirne propusnice za goste koje su izgledale prihvatljivo, ali su stvarale previše ručnog rada. Klijenti su morali da se prijave, osoblje na recepciji je moralo da objašnjava koje liftove mogu da koriste, a timovi sa spratova su stalno zvali dole da potvrde dolaske. Firma je prešla na RFID bedževe za posetioce povezane sa određenim spratovima i vremenskim okvirima sastanaka. Gostima više nisu bila potrebna duga objašnjenja, a recepcija je prestala da bude usko grlo kontrole. U tom okruženju, jednostavan privremeni RFID bedž bio je najbolje rešenje jer je i sama poseta bila jednostavna.

Posetioci koji dolaze redovno možda trebaju RFID kartice za višekratnu upotrebu

Posetioci koji dolaze redovno su drugačiji. Pomislite na spoljne trenere, servisne inženjere, revizore, honorarne konsultante, agencijske fotografe, supervizore čišćenja i osoblje partnera koji se pojavljuju dovoljno često da potpuno jednokratni proces postane rasipan. Za te ljude, kartice za višekratnu ili poluvišekratnu upotrebu RFID kartice mogu imati više smisla, naročito ako se iste dozvole primenjuju ponovljeno.

Dizajnerski studio u Berlinu to je otkrio kroz nerviranje, a ne kroz strategiju. Imao je mali krug spoljnih fotografa, stilista i kreativnih partnera koji su dolazili svakog meseca. Studio je stalno štampao privremene propusnice za njih, a proces je delovao ponavljajuće i pomalo blesavo. Nakon nekog vremena, operativni tim je uveo RFID kartice za posetioce za višekratnu upotrebu sa ograničenim vremenskim okvirima pristupa i jednostavnom reaktivacijom. Ta promena nije transformisala bezbednosnu politiku, ali je učinila da studio deluje organizovanije i smanjila je gužvu na recepciji. Pravi akreditiv nije bio onaj najnapredniji. Bio je to onaj koji odgovara ponovljenoj, ali ne potpuno internoj vezi.

Izvođači zahtevaju kontrolisanije pristupne akreditive

Izvođači su tačka u kojoj upravljanje posetiocima često postaje ozbiljno. Izvođači nisu samo posetioci u blažem smislu. Oni često idu dublje u objekat, ostaju duže i stvaraju više rizika ako su dozvole preširoke. Izvođač koji popravlja HVAC sisteme, servisira proizvodnu opremu ili ažurira mrežni hardver obično ne bi trebalo da dobije istu RFID ulaznicu za posetioce kao gost koji dolazi na sastanak odbora. Ako organizacija ignoriše tu razliku, obično na kraju to nadoknađuje prevelikim ručnim nadzorom.

Pogon za preradu hrane u Holandiji imao je upravo taj problem. Godinama je koristio jednu propusnicu za posetioce za sve, od revizora do servisnih timova za rashladnu opremu. Propusnice su radile, ali logika pristupa je bila toliko široka da su supervizori stalno morali da prate ljude kojima je sistem trebalo samostalno da upravlja. Kada je pogon prešao na RFID pristupne kartice specifične za izvođače, sa ograničenim vremenskim pojasevima i ograničenim dozvolama za zone, opterećenje operacija je odmah opalo. Pogon nije postao manje gostoljubiv. Samo je prestao da se pretvara da svaka spoljna osoba pripada istoj kategoriji.

To je još jedan ključni princip izbora RFID ulaznica za upravljanje posetiocima. Što je poseta duža i pristup dublji, akreditiv treba više da se ponaša kao kontrolisani pristup, a ne kao puka identifikacija.

Uskladite RFID ulaznicu sa fizičkim okruženjem

Fizičko okruženje je jednako važno. RFID bedž za posetioce koji se koristi u suvoj poslovnoj kuli živi potpuno drugačiji život od onog koji se koristi u magacinu, bolnici, kampusu, fabrici, distributivnom centru ili mešovitom zatvoreno-otvorenom prostoru. Kupci često zaboravljaju da ulaznice za posetioce ne žive na PowerPoint slajdovima. One žive na trakama oko vrata, u džepovima jakni, na utovarnim rampama, pored viljuškara, u liftovima, oko metalnih turniketa i u rukama ljudi koji ne razmišljaju o tome kako će se ulaznica očuvati.

Logistički centar u Čikagu to je naučio tokom nadogradnje bezbednosnog sistema. Tim je prvobitno voleo lagane RFID bedževe za posetioce za jednokratnu upotrebu jer su bili jednostavni za izdavanje i jeftini. Za kancelarijske posetioce radili su dobro. Za dobavljače u dvorištu i izvođače na utovarnoj rampi, propali su u roku od nekoliko sati. Savili su se, bili nezgodno zakačeni za tešku odeću i nisu uvek glatko preživeli ponovljeno kretanje kroz industrijske kontrolne tačke. Pogon je odgovorio tako što je zadržao bedževe za jednokratnu upotrebu za posetioce u kancelarijskom delu i uveo izdržljivije RFID propusnice za pristup industrijskoj zoni. Isti kompleks, isti brend, potpuno različite potrebe za akreditivima.

Zato dobar proces kupovine uvek pita gde će se bedž nositi, koliko dugo će se nositi i šta će nosilac raditi dok ga nosi. Ako će akreditiv izdržati spoljne vremenske uslove, težak rad, zone sa opremom ili duge smene, izaberite medijum koji poštuje tu stvarnost.

Koristite vizuelno prepoznavanje kao podršku ljudskim odlukama

Vizuelno prepoznavanje je još jedan faktor koji mnogi timovi potcenjuju. RFID sistem za upravljanje posetiocima ne bi trebalo da se oslanja samo na nevidljivu logiku u pozadini. U prometnim objektima, osoblje na recepciji, čuvari, domaćini spratova i supervizori često trebaju brze vizuelne znakove. Da li je ta osoba gost, izvođač, dobavljač ili privremeni radnik? Da li ima dozvolu samo za kancelarijske spratove ili i za tehničke zone? Čak i kada RFID strana obavlja većinu stvarnog posla oko dozvola, akreditiv bi ipak trebalo da pomogne ljudima da brzo donesu procene.

Finansijsko sedište u Dubaiju poboljšalo je tok posetilaca vrlo jednostavnim potezom. Zadržalo je RFID logiku u pozadini, ali je redizajniralo boje bedževa i raspored štampe tako da timovi na recepciji, izvršni asistenti i bezbednosni službenici mogu na prvi pogled da razlikuju standardne goste od konsultanata koji dolaze redovno i tehničkih izvođača. Ništa se oko čipa nije promenilo. Ceo objekat se ipak osećao lakšim za upravljanje jer je bedž sada radio i za sistem i za ljude oko njega.

Ta vrsta jasnoće je važna jer je upravljanje posetiocima delimično tehnološko, a delimično društveno. Ako osoblje nema pojma kakvu vrstu posetioca gleda, počinje da to nadoknađuje dodatnim pozivima, dodatnim proverama i dodatnim oklevanjem.

Planirajte životni ciklus bedža pre kupovine

Još jedna važna odluka je da li RFID ulaznica treba da se vraća ili ne. To zvuči jednostavno, ali oblikuje ceo operativni model. Bedževi za posetioce za jednokratnu upotrebu jednostavni su za deljenje i lako se zaborave, ali vremenom mogu stvoriti veću upotrebu materijala. Kartice za posetioce za višekratnu upotrebu mogu biti efikasnije za ponovljenu upotrebu, ali zahtevaju prikupljanje, čišćenje, praćenje zaliha i jasan tok povraćaja. Neke organizacije izaberu medijum za višekratnu upotrebu jer zvuči sofisticiranije, a zatim shvate da su stvorile problem sa prikupljanjem bedževa koji nisu bile spremne da reše.

Medijska kompanija u Los Anđelesu uradila je upravo to. Zamenila je štampane propusnice za posetioce RFID karticama za goste za višekratnu upotrebu za svakog spoljnog gosta jer su kartice izgledale uredno i premijum. Zaista su izgledale dobro, ali osoblje na recepciji je na kraju svake nedelje jurilo kartice koje nedostaju. Povremeni posetioci su ih nenamerno iznosili, a neki domaćini su zaboravljali da ih vrate na kraju dana. Kompanija se na kraju vratila na RFID bedževe za jednokratnu upotrebu za goste koji dolaze jednom, dok je kartice za višekratnu upotrebu zadržala samo za spoljne saradnike koji dolaze redovno. Iskustvo posetilaca se zapravo poboljšalo jer se životni ciklus bedža konačno uskladio sa životnim ciklusom posete.

Zato planiranje povraćaja treba da bude deo odluke o kupovini, a ne naknadna misao. Ako želite RFID kartice za posetioce za višekratnu upotrebu, potrebna vam je pouzdana navika prikupljanja. Ako organizacija kulturološki nije spremna za to, format za jednokratnu upotrebu može biti bolji čak i ako izgleda manje uglađeno.

Kontrolišite vreme, rute i dozvole pristupa

Vremenska kontrola je još jedan veliki razlog zašto ljudi uopšte usvajaju RFID ulaznice za posetioce. Bedž koji radi zauvek nije bedž za posetioce. Dobri sistemi za upravljanje posetiocima obično zahtevaju vremenski ograničene dozvole. To je naročito važno za izvođače, timove dostave, privremeno projektno osoblje i svakoga ko dolazi van standardnog obrasca kancelarijskih sastanaka. Najbolja RFID ulaznica za posetioce je često ona koja tiho ističe kada treba, bez potrebe za dodatnim praćenjem od strane osoblja.

Kompleks privatne bolnice u Torontu poboljšao je tok nekliničkog pristupa tako što je RFID bedževe za izvođače vezao za vrlo određene vremenske okvire umesto da se oslanja na otvorene dnevne propusnice. Dobavljači koji su dolazili na servisiranje opreme za snimanje više nisu imali akreditive koji ostaju aktivni daleko nakon njihove posete. Bolnica se osećala manje zavisnom od ručnog prikupljanja bedževa jer su same dozvole bile bolje kontrolisane. U tom slučaju, izbor ulaznice je funkcionisao jer su vremenska logika i izbor medijuma planirani zajedno.

To je još važnije u okruženjima sa više zakupaca ili više zgrada. Akreditiv za upravljanje posetiocima možda treba da radi kroz RFID čitače, turnikete u lobiju, liftove, kancelarijske spratove, sale za sastanke, barijere na parkingu ili ulaze za utovar. Ako ta složenost postoji, bedž treba izabrati ne samo prema udobnosti gosta, već i prema ponašanju na kontrolnim tačkama. Jednostavan kancelarijski bedž koji odlično radi na jednoj recepciji može biti pogrešan izbor za posetioca kampusa koji prolazi kroz pet kontaktnih tačaka u dve zgrade.

Kampus za inovacije mešovite namene u Stokholmu to je naučio tokom velikog proširenja. Prvobitne RFID propusnice za posetioce bile su dizajnirane oko toka u jednoj zgradi. Kada je kampus porastao, te iste propusnice su delovale previše grubo. Gosti koji su posećivali akcelerator za startapove, obilazak laboratorije, salu za događaje ili kovorking zonu trebali su različita prava kretanja. Kampus nije rešio problem kupovinom skupljeg bedža. Rešio ga je izgradnjom boljeg modela segmentacije posetilaca i usklađivanjem različitih tipova RFID ulaznica sa različitim rutama kroz objekat.

Podržite zahteve usaglašenosti i revizije

Ista vrsta razmišljanja primenjuje se na okruženja sa visokim zahtevima usaglašenosti. Ako sistem za upravljanje posetiocima postoji delimično da podrži revizorske tragove, bezbednosne kontrole ili regulatornu odgovornost, onda akreditiv treba da podrži praćenje kretanja bez prevelikog oslanjanja na ljudsko pamćenje. U takvim okruženjima, jača RFID ulaznica za posetioce može da uradi više od otvaranja vrata. Može da podrži uredniji zapis o tome ko je ušao u koju zonu i kada.

Farmaceutski proizvodni pogon u Irskoj se nekada uveliko oslanjao na evidenciju prijava uz pristup sa pratnjom za gotovo sve spoljno osoblje. To se osećalo bezbedno, ali je takođe trošilo mnogo vremena osoblja. Kada je pogon uveo RFID bedževe za posetioce specifične za izvođače, sa pažljivo ograničenim pravima kretanja i boljim evidentiranjem prijava, dobio je mnogo urednije operativne zapise bez pretvaranja svake posete u šetnju pod nadzorom. Važno je da pogon nije usvojio RFID jer je to trend. Usvojio ga je jer je upravljanje posetiocima zahtevalo bolju odgovornost.

Razmotrite iskustvo posetilaca

Ni percepcija gostiju ne bi trebalo da se ignoriše. Bedž za posetioce je često jedan od prvih fizičkih signala koje spoljna osoba dobije o tome koliko je kompanija ili institucija organizovana. Haotičan, neusklađen ili prekomplikovan sistem bedževa čini da mesto deluje manje kontrolisano, čak i kada je tehnologija u pozadini jaka. Najbolja RFID ulaznica za posetioce je obično ona koja se oseća prikladno za okruženje domaćina. Korporativna kula možda želi uredan profesionalan bedž. Kreativna agencija možda više voli nešto lakše i manje formalno. Industrijski pogon može dati prednost jasnoći i izdržljivosti nad elegancijom.

Luksuzna stambena kula u Majamiju shvatila je da njen stari proces propusnica za posetioce deluje više kao magacin nego kao visokokvalitetna nekretnina. Stanari nisu nužno marili za tip čipa, ali im je bilo važno da prijava gostiju deluje nespretno. Zgrada je prešla na jednostavne RFID akreditive za posetioce sa boljim vizuelnim dizajnom i kontrolisanim pristupom liftu. Promena tehnološki nije bila dramatična, ali su stanari odmah doživeli ceo proces dolaska kao uglađeniji. Ponekad prava ulaznica poboljšava poverenje jer čini da zgrada deluje smišljenije.

Ne tretirajte ulaznice za posetioce kao pristupne kartice za zaposlene

Još nešto vredi reći vrlo jasno: izbor RFID ulaznica za upravljanje posetiocima nije isto što i izbor pristupnih kartica za zaposlene. Mnoge organizacije zamagljuju tu granicu i stvaraju zabunu. Posetioci se ne ponašaju kao zaposleni. Ne poznaju zgradu. Ne bi trebalo da se od njih očekuje da razumeju isti sistem i obično ne bi trebalo da dobiju istu vrstu akreditiva. Ulaznica za posetioce treba da bude jednostavnija za izdavanje, jednostavnija za ograničavanje i jednostavnija za razumevanje od internog bedža za osoblje.

Univerzitetska istraživačka zgrada u Melburnu mučila se s tim dok nije razdvojila logiku privremenih posetilaca od internog akademskog pristupa. Neko vreme je izdavala akreditive za goste koji su delovali previše kao kartice za osoblje, a rezultat je bila zabuna oko toga kuda posetioci zapravo smeju da idu. Kada je zgrada redizajnirala sistem RFID bedževa za posetioce tako da odražava stvarnost posetilaca, a ne navike zaposlenih, recepcija je postala mirnija, a pitanja o pristupu su naglo opala.

Kako napraviti pravi izbor RFID ulaznice

Pa kako organizacija treba da izabere RFID ulaznice za upravljanje posetiocima? Počnite tako što ćete iskreno definisati tipove posetilaca. Zatim odlučite kojima su potrebni bedževi za jednokratnu upotrebu, kojima kartice za višekratnu upotrebu i kojima jači akreditivi za izvođače. Razmislite o okruženju, trajanju, toku povraćaja, vizuelnom prepoznavanju, složenosti kontrolnih tačaka i vremenskim ograničenjima. Ne pokušavajte da sve rešite jednim bedžom samo zato što zvuči efikasno. U upravljanju posetiocima, jednostavnost jednog formata često kasnije stvara operativnu složenost.

Za kratke sastanke i jednostavne kancelarijske posete, bedževi za posetioce za jednokratnu upotrebu su često najbolji.

Za spoljne saradnike koji dolaze redovno, RFID kartice za posetioce za višekratnu upotrebu mogu imati više smisla.

Za izvođače, dobavljače i pružaoce tehničkih usluga, kontrolisaniji RFID pristupni akreditivi su obično sigurniji izbor.

Za kampuse sa više zgrada i složene lokacije, hibridni sistemi su često najjače rešenje.

Najbolja RFID ulaznica za upravljanje posetiocima nije ona koja zvuči najnaprednije.

To je ona koja odgovara životu posetioca, riziku lokacije i načinu na koji vaša recepcija i bezbednosni timovi zaista rade.

Kada se te tri stvari usklade, pravi izbor obično postane mnogo lakše vidljiv.