RFID softver za praćenje imovine kao zamena za Excel

Zašto Excel prestaje da funkcioniše za praćenje imovine

Prestanak korišćenja Excel-a za praćenje imovine ne znači da je Excel beskoristan. Excel je koristan za brze liste, rano planiranje, male timove i jednokratne projekte čišćenja. Problem počinje kada kompanija tretira tabelu kao sistem za upravljanje imovinom. U početku to izgleda bezazleno. Nekoliko kolona za naziv imovine, serijski broj, lokaciju, vlasnika, datum nabavke i status. Možda šifra boje za predmete koji nedostaju. Možda drugi list za popravke. Zatim kompanija raste, imovina se kreće, zaposleni pozajmljuju opremu, odeljenja preimenuju prostorije, stari zapisi se kopiraju, novi fajlovi se šalju imejlom unaokolo, i odjednom niko ne zna koja je tabela prava. Tada Excel prestaje da pomaže i počinje tiho da laže.

Softver za RFID praćenje imovine rešava drugačiji problem. On ne samo da čuva listu stvari. On povezuje fizičku imovinu sa stvarnim događajima skeniranja, korisnicima, lokacijama, istorijom održavanja, revizijama i poslovnim pravilima. Kada ručni RFID čitač skenira kolica sa laptopovima, prostoriju sa medicinskim uređajima, raf u magacinu ili kavez sa alatom, softver ažurira šta je zaista prisutno. Kada fiksni RFID portal zabeleži opremu koja prolazi kroz vrata, sistem kreira događaj kretanja. Kada korisnik zaduži imovinu, zapis se menja iz dostupno u zaduženo. Ta razlika je važna jer praćenje imovine nije dokument. To je živi proces.

Kada zapisi u tabeli postanu zastareli

Regionalni školski okrug u Oregonu naučio je to nakon što je pokušao da upravlja tabletima, projektorima, ruterima i laptopovima za učionice u tabelama. Svaka škola je vodila svoj fajl, a IT odeljenje je spajalo ažuriranja dva puta godišnje. Dok su letnje revizije počele, zapisi su već bili zastareli. Uređaji su pozajmljivani nastavnicima, premeštani između učionica, slati na popravku ili rashodovani bez ažuriranja tabele. Nakon prelaska na softver za RFID upravljanje imovinom sa UHF RFID etikete na kolicima sa uređajima i barkod rezervom na manjoj opremi, okrug je mogao da skenira svaku učionicu i uporedi fizičku imovinu sa dodeljenom lokacijom. Velika pobeda nije bila napredna tehnologija. Bilo je to konačno saznanje koje su iznimke stvarne.

Excel se muči jer se oslanja na to da ljudi pamte da ga ažuriraju u tačno pravo vreme. Neko premesti monitor iz finansija u ljudske resurse i planira da ažurira fajl kasnije. Neko pozajmi skener za popis magacina i zaboravi da bilo koga obavesti. Neko pošalje revidiranu tabelu imejlom, dok druga osoba nastavlja da uređuje staru verziju. To su normalna ljudska ponašanja, a ne retki propusti. Softver za RFID praćenje imovine smanjuje jaz između kretanja i ažuriranja zapisa. Skeniranje postaje ažuriranje, ili barem pokretač za pregled. To čini podatke aktuelnijim i manje zavisnim od pamćenja.

Bolnica u Mančesteru imala je ovaj problem sa infuzionim pumpama i prenosnom dijagnostičkom opremom. Biomedicinski tim koristio je Excel za praćenje datuma održavanja, dok su odeljenja nege vodila neformalne liste onoga što imaju na svakom spratu. Tokom zauzetih perioda, uređaji su se kretali između odeljenja bez formalne primopredaje. Tabela je govorila jedno, ormar drugo, a kliničko osoblje je gubilo vreme na pretragu. Bolnica je premestila mobilne uređaje visoke vrednosti u RFID sistem za praćenje imovine. Osoblje je moglo da skenira ostave ručnim čitačem, vidi koje su pumpe prisutne i označi jedinice koje nedostaju ili kojima je potreban servis. Softver nije zamenio kliničku procenu, ali je sprečio da zapis o opremi živi na tri nepovezana mesta.

Osnovne funkcije softvera koje vam zaista trebaju

Jedinstveni identitet imovine je na prvom mestu

Softver koji vam zaista treba trebalo bi da počne od jedinstvenog identiteta imovine. Svaka imovina treba jedan pouzdan ID koji povezuje RFID oznaku, barkod, serijski broj, interni broj imovine, zapis o nabavci i naziv koji korisnici vide. Bez tog sloja identiteta, čak i najbolji RFID čitač samo prikuplja brojeve oznaka. Dobar sistem vam omogućava pretragu po oznaci, serijskom broju, tipu imovine, odeljenju, lokaciji, staraocu, stanju, statusu garancije ili rasporedu održavanja. Takođe vam omogućava da priložite fotografije, fakture, priručnike, sertifikate, beleške o inspekciji i zapise o rashodovanju. Excel može da sadrži deo ovoga, ali brzo postaje nezgrapan kada više korisnika, prilozi, revizije i pravila o dozvolama uđu u sliku.

Građevinska kompanija u Alberti pratila je generatore, laserske nivoe, zaštitnu opremu, radio-stanice i električni alat po gradilištima. Stara tabela je pokazivala vlasništvo, ali ne i stvarnu lokaciju. Nadzornici gradilišta često su držali lokalne kopije jer je centralni fajl izgledao zastareo. Kompanija je usvojila cloud-based softver za RFID praćenje imovine i izdržljive RFID oznake za opremu veće vrednosti. Kada je alat napuštao dvorište, izlazno skeniranje ga je dodeljivalo gradilištu. Kada se vratio, ulazno skeniranje je zatvorilo ciklus. Nadzornici su i dalje mogli da vide imovinu na mobilnim uređajima, ali više nisu uređivali odvojene tabele koje su odstupale od stvarnosti.

Istorija lokacija pretvara nagađanje u dokaz

Istorija lokacija je jedan od najjasnijih razloga za napuštanje Excel-a. Tabela obično pokazuje poslednju poznatu lokaciju, ako ju je neko ažurirao. Softver za RFID praćenje imovine može da pokaže istoriju kretanja: kada je imovina skenirana, gde, od koga, kojim čitačem i u okviru koje transakcije. To je važno kada nešto nestane. Umesto rasprave o tome ko je poslednji video predmet, tim može da pregleda istoriju skeniranja. Da li je poslednji put viđen u prostoriji za popravke, na utovarnoj rampi, kod kupca, u laboratoriji, u vozilu, na polici ili u kavezu za skladištenje? Odgovor možda neće odmah vratiti imovinu, ali daje istrazi polaznu tačku.

Kompanija za iznajmljivanje filmske opreme u Los Angeles-u koristila je tabele za kamere, objektive, stative, komplete za osvetljenje, baterije i monitore. Tim je bio pažljiv, ali povraćaji iznajmljene opreme bili su haotični nakon vikend snimanja. Jedan izgubljeni objektiv mogao je da izazove sate pretrage i poziva kupcima. Sa softverom za upravljanje imovinom omogućenim RFID-om, svaki komplet je skeniran pre otpreme i ponovo pri povraćaju. Ako je objektiv, baterija ili monitor nedostajao, sistem je to pokazao pre nego što je kupac napustio pult. Kompanija je i dalje ručno pregledala stanje, ali provere identiteta i kompletnosti postale su mnogo brže.

Radni tokovi koje Excel ne može pouzdano da sprovede

Kontrole zaduženja i razduženja

Softver bi takođe trebalo da podržava radne tokove zaduženja i razduženja. Mnoga imovina ne stoji samo u prostorijama. Ona se pozajmljuje, dodeljuje, daje na korišćenje, popravlja, rezerviše, prenosi ili rashoduje. Excel može da doda kolone za status, ali ne može da sprovede čist proces. Pravilan RFID sistem za upravljanje imovinom može da zahteva korisnika, rok, odredište, odobrenje ili šifru razloga pre nego što imovina promeni status. Može da šalje upozorenja o kašnjenju, zaključa određenu imovinu da ne može biti zadužena i kreira revizijski trag. To je važno kada imovina ima poslovnu vrednost, zahteve usklađenosti ili bezbednosne posledice.

Odeljenje za inženjerstvo na univerzitetu u Singapuru upravljalo je dronovima, senzorima, laboratorijskim instrumentima i terenskim kompletima za studentske projekte. Excel je funkcionisao kada je jedan tehničar sve vodio. Kada je više instruktora počelo da pozajmljuje komplete, sistem je postao neuredan. Odeljenje je prešlo na softver za RFID praćenje imovine sa zapisima o zaduženju studenata i osoblja. Kompleti su skenirani pri izdavanju i vraćanju, a predmeti u kašnjenju pokretali su podsetnike. Tehničar je prestao da juri ručno pisane beleške, a studenti su naučili da pozajmljivanje opreme dolazi sa vidljivim zapisom. Proces je postao pravičniji jer je softver tretirao svaku primopredaju na isti način.

Pravila održavanja i ograničenja servisa

Praćenje održavanja je još jedna oblast u kojoj se Excel preopterećuje. Imovina može zahtevati inspekciju svakih 30 dana, kalibraciju svakih šest meseci, zamenu baterije svake godine, bezbednosno testiranje pre upotrebe ili garantni servis pre roka. Tabela može da navede datume, ali ih ne povezuje prirodno sa događajima skeniranja, radnim nalozima, upozorenjima korisnicima ili ograničenjima statusa. Softver za RFID praćenje imovine može da označi imovinu kao onu kojoj je potreban servis kada se skenira, blokira njeno izdavanje, kreira nalog za održavanje i sačuva zapis o završetku. To sprečava da alat ostane u upotrebi samo zato što niko nije filtrirao tabelu pre nego što je napustio policu.

Postrojenje za preradu hrane u Danskoj koristilo je RFID softver za upravljanje ručnim termometrima, detektorima metala, tegovima za kalibraciju, alatima za čišćenje i bezbednosnom opremom. Pre RFID-a, datumi održavanja vođeni su u Excel-u, dok su proizvodni timovi uzimali alate iz ormara. Povremeno je predmet kome je bila potrebna kalibracija ostajao u upotrebi predugo. Sa softverom za RFID praćenje imovine, skeniranje ormara pokazivalo je koji su predmeti dostupni, a koji blokirani zbog kalibracije. Sistem nije samo brojao imovinu. Zaštitio je proces od korišćenja pogrešne imovine u pogrešno vreme.

Brže revizije i bolja operativna vidljivost

Revizije inventara zasnovane na iznimkama

Revizije inventara su mesto gde bol Excel-a postaje očigledna. Ručne revizije imovine obično podrazumevaju šetanje sa odštampanim spiskom ili tabletom, proveru serijskih brojeva i označavanje pronađenog ili nestalog. To je sporo, zamarajuće i puno mogućnosti za greške. RFID menja proces revizije jer osoblje može brzo da skenira mnogo označene imovine. Softver upoređuje očekivanu imovinu sa skeniranom i proizvodi liste iznimaka. Tim provodi vreme istražujući nestalu, neočekivanu ili pogrešno smeštenu imovinu umesto da potvrđuje svaki predmet jedan po jedan. To je praktična vrednost RFID upravljanja zalihama.

Sistem javnih biblioteka u Melburnu koristio je RFID praćenje imovine za laptopove, tablete, projektore, mobilne hotspotove i uređaje asistivne tehnologije. Ogranici su slali mesečne tabele centralnoj kancelariji, a fajlovi se nikada nisu savršeno poklapali. Nakon usvajanja softvera za RFID upravljanje imovinom, svaki ogranak je obavljao brzu reviziju ručnim čitačem. Softver je pokazivao predmete pronađene u pogrešnom ogranku, uređaje koji nisu viđeni predugo i imovinu koju treba zameniti. Osoblje je i dalje moralo da rešava iznimke, ali revizija je postala fokusiran zadatak umesto pune detektivske vežbe.

Integracija sa poslovnim sistemima

Integracija je važna jer podaci o imovini retko pripadaju samo jednom timu. Finansije brinu o amortizaciji i osnovnim sredstvima. IT brine o korisnicima, uređajima i tiketima podrške. Služba održavanja objekata brine o nameštaju, ključevima, alatima i održavanju. Operacije brinu o dostupnosti. Nabavka brine o istoriji kupovine i garancijama dobavljača. Bezbednost brine o kretanju i gubitku. Koristan RFID sistem za praćenje imovine trebalo bi da se integriše sa ERP, CMMS, ITSM, HR, nabavkom, upravljanjem magacinom ili računovodstvenim sistemima gde je potrebno. Ako RFID platforma postane još jedna izolovana baza podataka, kompanija samo zamenjuje jedan silos drugim.

Logistički provajder u Roterdamu koristio je RFID praćenje imovine za povratne kontejnere, ručne skenere, paletne viljuškare, opremu za dok i opremu u vlasništvu kupaca. Stara tabela je pokazivala brojeve, ali ne i tok. RFID sistem je pokazao da određeni kupci zadržavaju povratnu imovinu mnogo duže od očekivanog. Takođe je pokazao koje dok oblasti imaju ponovljene iznimke nestale opreme. Kompanija je iskoristila te podatke da promeni politike vraćanja i pravila pripreme. Softver je stvorio poslovni uvid jer su podaci dolazili iz stvarnih događaja skeniranja umesto iz kvartalnih nagađanja.

Kontrola, izveštavanje i usvajanje mobilnih rešenja

Dozvole i pristup zasnovan na ulogama

Dozvole i uloge su takođe važne. Excel fajlovi su ili previše otvoreni ili previše zaključani. Ako mnogo korisnika može da uređuje, kvalitet podataka trpi. Ako samo jedna osoba može da uređuje, ažuriranja se usporavaju. Softver za RFID praćenje imovine može da dodeli različita prava različitim ljudima. Radnik u magacinu može da skenira i premešta imovinu. Nadzornik može da odobri prenose. Finansije mogu da vide polja o nabavci i amortizaciji. Održavanje može da ažurira zapise o servisu. IT može da dodeli laptopove zaposlenima. Revizor može da vidi istoriju, ali ne i da menja zapise. Ova kontrola zasnovana na ulogama održava sistem korisnim bez pretvaranja u opštu slobodu.

Izveštavanje ne bi trebalo da bude naknadna misao. Softver bi trebalo da odgovori na pitanja koja menadžeri zaista postavljaju: Koja imovina nedostaje? Koje lokacije imaju previše zaliha? Koji predmeti nisu viđeni 90 dana? Koja imovina zahteva održavanje? Koji korisnici imaju opremu u kašnjenju? Koji tipovi imovine imaju najveću stopu gubitka? Koji projekti drže više opreme od planiranog? Koje oznake su otkazale tokom revizije? Excel može da napravi izveštaje, ali ti izveštaji zavise od ručnog čišćenja. RFID softver bi trebalo da proizvodi žive kontrolne table i zakazane izveštaje iz podataka skeniranja, a ne iz nečije petopopodnevne sesije kopiranja i lepljenja.

Mobilni radni tokovi za korisnike u stvarnom svetu

Mobilna upotrebljivost odlučuje o usvajanju. Ako radnici moraju da se vrate do kancelarijskog računara nakon svakog skeniranja, prestaće da ažuriraju sistem. Pravi softver za RFID praćenje imovine trebalo bi da radi sa ručnim RFID čitačima, mobilnim telefonima za barkod ili NFC skeniranje gde je prikladno, desktop stanicama i fiksnim portalima. Ekran bi trebalo da prikazuje jednostavne radnje: prijem, premeštanje, dodela, vraćanje, revizija, popravka, rashodovanje, rezervacija ili pretraga. Ljudi koji obavljaju fizički rad ne žele komplikovan formular sa dvadeset opcionih polja. Potrebni su im brzi, tačni radni tokovi koji odgovaraju poslu.

Sistem bi takođe trebalo da podržava barkod i RFID zajedno. Nije svakoj imovini potrebna RFID oznaka. Nekim predmetima male vrednosti mogu biti potrebne samo barkod etikete. Nekoj metalnoj imovini mogu biti potrebne izdržljive anti-metal RFID oznake. Neki mali dodaci mogu se pratiti kao deo kompleta. Neki dokumenti mogu koristiti QR kodove. Praktično rešenje za praćenje imovine omogućava kompanijama da izaberu pravu metodu identifikacije za svaki tip imovine umesto da nameću jednu tehnologiju svuda. RFID je moćan, ali ga treba primeniti tamo gde brzina, masovno skeniranje, čitanje bez direktne vidljivosti ili automatizacija kretanja stvaraju stvarnu vrednost.

Implementacija: Čišćenje podataka pre nego što im poverujete

Migracija sa Excel-a zahteva verifikaciju

Čišćenje podataka je bolan korak koji niko ne bi trebalo da preskoči. Pre migracije sa Excel-a, kompanije treba da uklone duplikate, standardizuju imenovanje, potvrde serijske brojeve, definišu lokacije, odluče o kategorijama imovine i identifikuju rashodovane predmete. Otpremanje neuredne tabele u RFID softver ne čini podatke čistim kao magijom. To samo čini loše podatke lakšim za skeniranje. Dobra implementacija uključuje fazu označavanja i verifikacije gde se svaka fizička imovina uparuje sa zapisom. To je trenutak kada stare pretpostavke treba dovesti u pitanje.

Kancelarija gradske uprave u Čikagu otkrila je stotine fantomskih sredstava tokom migracije sa tabela na softver za RFID upravljanje imovinom. Neki monitori su reciklirani godinama ranije. Neki stolovi su premešteni između odeljenja, ali nikada nisu ponovo dodeljeni. Neki laptopovi su bili navedeni pod zaposlenima koji su otišli. RFID uvođenje je primoralo na fizičku verifikaciju, što je u početku izgledalo sporo, ali je stvorilo pouzdanu osnovu. Nakon toga, tekuće revizije bile su mnogo lakše jer je sistem počeo od stvarnosti, a ne od stare papirologije.

Bezbednost, revizijski tragovi i lanac čuvanja

Bezbednost i revizijski tragovi su važni jer zapisi o imovini mogu uticati na novac, usklađenost i odgovornost. Softver bi trebalo da pokaže ko je promenio zapis, kada i zašto. Trebalo bi da čuva istoriju kada se imovina prenosi, popravlja, otpisuje ili rashoduje. Trebalo bi da spreči tiho brisanje važnih zapisa. Trebalo bi da podrži izvoz za revizije bez dozvole svakom korisniku da manipuliše izvornim podacima. Excel može da prati promene na ograničene načine, ali nije napravljen da bude pouzdan sistem lanca čuvanja za važnu imovinu.

Kompanija za obuku o medicinskim uređajima u Cirihu koristila je softver za RFID praćenje imovine za uređaje na pozajmici koji se šalju bolnicama i centrima za obuku. Kompanija je morala da dokaže kada je oprema otpremljena, primljena, vraćena, očišćena i servisirana. Excel nije mogao da pruži pouzdan lanac čuvanja jer je osoblje uređivalo zapise naknadno. Novi sistem je beležio svaki događaj skeniranja i radnju korisnika. Kada je kupac osporio nestanak uređaja, tim je mogao da pokaže skeniranje otpreme, primopredaju kuriru, skeniranje prijema i konačni izveštaj o iznimkama. Razgovor je postao činjeničan umesto emotivan.

Kako izabrati pravi softver za RFID praćenje imovine

Softver koji vam zaista treba nije najkomplikovanija platforma na tržištu. To je onaj koji odgovara kretanju vaše imovine. Trebalo bi da kreira jedinstvene identitete imovine, podržava RFID i barkod skeniranje, prikazuje stvarne lokacije, upravlja zaduženjem i razduženjem, prati održavanje, obavlja revizije, integriše se sa osnovnim sistemima, sprovodi dozvole, pruža korisne izveštaje i radi na uređajima koje vaše osoblje zaista koristi. Trebalo bi da rutinska ažuriranja učini lakšim od ignorisanja sistema. Ta poslednja tačka je važna. Ako je zvanični proces sporiji od prečice, prečica će pobediti.

Za kompanije koje traže softver za RFID praćenje imovine, RFID sistem za upravljanje imovinom, softver za praćenje osnovnih sredstava, UHF RFID upravljanje zalihama, cloud-based praćenje imovine, softver za ručni RFID čitač, RFID praćenje alata, softver za IT praćenje imovine ili RFID rešenje za praćenje opreme, najbolje početno pitanje nije „Možemo li da uvezemo naš Excel fajl?“ Bolje pitanje je „Koja kretanja imovine su trenutno nevidljiva, kasna ili osporena?“ Softver bi trebalo da reši ta kretanja. Tabela je samo simptom.

Excel je udoban jer ga svi znaju. Ta udobnost je upravo razlog zašto kompanije nastavljaju da ga koriste dugo nakon što prestane da bude bezbedan. Praćenje imovine zahteva aktuelne fizičke dokaze, ne samo redove i kolone. Potrebni su mu događaji skeniranja, istorija lokacija, odgovornost, pravila održavanja i rešavanje iznimaka. Potreban mu je način da ljudi na terenu, u kancelariji, u dvorištu i na udaljenim lokacijama ažuriraju stvarnost bez slanja još jedne verzije istine imejlom.

Zato prestanite da koristite Excel kao sistem evidencije za imovinu koja se kreće. Zadržite ga za analizu, izvoz i brzo planiranje ako želite. Ali ne tražite od njega da upravlja hiljadama predmeta koji se kreću kroz ljude, prostorije, vozila, kupce, popravke i revizije. RFID softver daje imovini živi zapis povezan sa fizičkim skeniranjima. To je razlika. Tabela vam govori šta je neko nekada otkucao. Pravi RFID sistem za praćenje imovine govori vam šta je zaista viđeno, gde je viđeno i šta bi trebalo da se dogodi sledeće.