Kako RFID smanjuje greške ručnog brojanja

Zašto se greške pri ručnom brojanju stalno ponavljaju

Ručno brojanje na papiru izgleda jednostavno. Tim uđe u magacin, prodavnicu, alatnicu ili proizvodni prostor, skenira etikete, zapiše brojeve i uporedi te brojeve sa sistemom. U stvarnom životu, međutim, greške pri ručnom brojanju pojavljuju se svuda. Ljudi previde predmete na visokim policama. Istu kutiju prebroje dva puta nakon što se paleta premesti. Pogrešno pročitaju oštećen barkod. Preskoče proizvode do kojih je teško doći jer je smena pri kraju. Prepišu brojeve u tabelu i zamene cifre. Zatim neko mora da potroši još jedan dan otkrivajući zašto tačnost inventara ponovo nije dobra. Upravo tu RFID menja igru. RFID ne čini samo brojanje bržim. On čini ceo proces brojanja manje zavisnim od pamćenja, vidnog polja, rukopisa, umora i nagađanja.

Osnovni razlog zašto RFID smanjuje greške pri ručnom brojanju je prilično jednostavan. Tradicionalno brojanje obično zavisi od toga da se jedan predmet vidi, uzme u ruke i evidentira jedan po jedan. RFID brojanje inventara funkcioniše drugačije. Ručni RFID čitač ili fiksni RFID čitač može da beleži podatke taga bez direktne vidljivosti, često kroz kutije, police ili naslagane predmete, u zavisnosti od okruženja i podešavanja oznaka. To znači da proces više ne zavisi od toga da radnici vizuelno uoče svaku pojedinačnu jedinicu. Sistem automatski prikuplja podatke, upoređuje ih sa očekivanom listom inventara i mnogo ranije označava odstupanja. Drugim rečima, slaba karika više nije ljudski vid i ubrzano zapisivanje. Proces postaje tok prikupljanja podataka umesto ručne vežbe pamćenja.

Od vizuelnih provera do automatskog prikupljanja podataka

U kompaniji SCIVAS ovaj pomak smo najjasnije videli u projektima cikličnog popisa u magacinima. Jedan klijent je mesečno obavljao ručne popise zaliha na mešovitom inventaru koji su činili zapakovani dodaci, rezervni delovi i povratni kontejneri. Njihov tim je bio iskusan, ali rezultati su i dalje varirali od jednog do drugog popisa. Isti red je mogao da pokaže različite ukupne brojeve u zavisnosti od toga ko ga je brojao i kada. Nakon što su prešli na RFID oznake i ručne čitače za ciklični popis, obrazac se promenio gotovo odmah. Predmeti koji su ranije bili zatrpani iza sličnih kutija počeli su dosledno da se pojavljuju u podacima popisa. Tim je prestao da se oslanja na klipborde i vizuelne provere, a broj zahteva za ponovnim brojanjem je opao. Nije bilo važno samo to što je RFID bio brži. On je uklonio ponovljene ljudske procene koje su stalno unosile male greške.

Kako RFID smanjuje razliku između evidencije i stvarnosti

Još jedan razlog zašto RFID smanjuje greške jeste to što smanjuje razliku između fizičke stvarnosti i evidencije u sistemu. Ručni popisi su često periodični. Preduzeće može da broji jednom nedeljno, jednom mesečno ili jednom kvartalno. Dok tim za popis počne, podaci su već zastareli. Proizvodi su se premestili. Alati su pozajmljeni. Inventar u procesu rada prešao je sa jedne stanice na drugu. Zato čak i pažljiv ručni popis može da izgleda kao jurenje pokretne mete. RFID podržava vidljivost zaliha u realnom vremenu ili, u najmanju ruku, mnogo češća ažuriranja. Kada preduzeća mogu da obavljaju brze RFID provere zaliha svakog dana, neslaganja se otkrivaju dok su još mala. Nedostajući poslužavnik komponenti lakše je objasniti kada je nestao pre dva sata nego kada to neko primeti tri nedelje kasnije.

Radili smo sa SCIVAS klijentom u lakoj proizvodnji koji se borio sa tačnošću nivoa kutija za male metalne i plastične komponente. Ručni popisi obavljani su svakog petka popodne, što zvuči razumno dok ne shvatite da je petak popodne upravo vreme kada su ljudi umorni i žure da završe otvorene zadatke. Njihovo osoblje je često procenjivalo delimične količine umesto da ih broji jednu po jednu. Nakon prelaska na kutije označene RFID oznakama za praćenje internog kretanja, mogli su da prate koje su kutije ušle u montažu, koje su se vratile u skladište i koje stoje u pripremnoj zoni. Stvarni posao brojanja postao je zasnovan na izuzecima umesto potpuno ručni. Još uvek su fizički proveravali određene oblasti, ali sistem više nije zahtevao od ljudi da sve broje od nule. Ta jedna promena smanjila je greške u brojanju koje se mogu izbeći više nego bilo koji podsetnik e-poštom ili kontrolna lista nadzornika.

Manje ponavljanja znači manje nepažljivih grešaka

Ljudski umor je još jedan ogroman faktor koji ljudi obično potcenjuju. Brojanje malog uzorka je lako. Brojanje deset hiljada predmeta u više skladišnih zona nije. Što duže traje ručni popis, veća je verovatnoća preskočenih predmeta, duplih brojanja i grešaka pri unosu podataka. RFID pomaže jer se radno opterećenje pomera sa ponavljajućeg skeniranja i zapisivanja na verifikaciju izuzeaka. Radnik koji koristi ručni RFID čitač može da prođe kroz red i prikupi stotine očitavanja predmeta u sekundama. To menja ritam posla. Umesto savijanja, traženja i unakrsne provere jedne etikete po jedne, operater se fokusira na to da li podaci o lokaciji i ukupni brojevi očitavanja imaju smisla. Manje ponavljanja obično znači manje nepažljivih grešaka.

To je postalo očigledno u jednom SCIVAS projektu maloprodajnih zaliha. Trgovac je imao problem koji se ponavljao tokom potpunih popisa prodavnice. Osoblje za odeću bilo je dobro u svakodnevnim prodajnim operacijama, ali kada bi počeli sa popisom posle radnog vremena, greške su naglo rasle. Slične veličine su se mešale, predmeti u garderoberama su previđani, a kutije koje čekaju dopunu na prodajnom prostoru ponekad su brojane zajedno sa aktivnim zalihama na policama. Uz uspostavljeno RFID upravljanje maloprodajnim zalihama, osoblje je moglo mnogo brže da pregleda zone prodajnog prostora, police u magacinu i povratne zone. Predmeti više nisu morali fizički da se izdvajaju samo da bi se tačno prebrojali. Sistem je identifikovao označene komade u tim zonama, a menadžeri prodavnice mogli su da usaglase izuzeake isto veče. Njihova tačnost inventara se poboljšala ne zato što je osoblje odjednom postalo pažljivije, već zato što proces više nije zahtevao nerealne nivoe koncentracije kasno uveče.

Zašto problemi sa vidljivošću stvaraju greške u brojanju

RFID takođe smanjuje jedan od najstarijih problema brojanja u operacijama: zavisnost od vidnog polja. Barkodovi funkcionišu dobro, ali svaki kod mora da bude postavljen, vidljiv i čitljiv. Ako su etikete ogrebane, presavijene, blokirane ili okrenute u pogrešnom smeru, ručno rukovanje postaje neophodno. Svaki dodatni dodir unosi više vremena i više mogućnosti za grešku. RFID oznake mogu da se čitaju bez tog istog vizuelnog zahteva. To je važno na prepunim policama magacina, u zatvorenim kontejnerima, povratnim transportnim predmetima, paketima veša, bibliotečkoj imovini, medicinskim kompletima i praćenju rada u procesu. Kada brojanje postane manje zavisno od okretanja svakog predmeta ka skeneru, verovatnoća da se previde nezgodno postavljeni predmeti značajno opada.

SCIVAS projekat u rukovanju tekstilom jasno je pokazao ovu poentu. Klijent je imao osoblje koje je ručno brojalo upakovane predmete koji su ulazili i izlazili iz zona pranja i pakovanja. Paketi su izgledali slično, etikete su često bile zgužvane, a osoblje je redovno zastajalo da izdvoji predmete radi verifikacije barkoda. Pod pritiskom, ponekad su zapisivali broj paketa umesto stvarnog broja komada. Kada su RFID oznake za veš uvedene, više nisu morali da otvaraju ili ponovo poravnavaju svaku seriju samo da bi potvrdili količine. Očitavanja su mogla da se prikupe na prelaznim tačkama, a neslaganja su bila vidljiva odmah. Greške koje su pripisivali disciplini osoblja pokazale su se uglavnom kao problem u dizajnu procesa. RFID je popravio proces, a osoblje je radilo bolje jer je posao konačno odgovarao stvarnim operativnim uslovima.

Smanjenje grešaka pri prepisivanju i kucanju

Greške pri unosu podataka zaslužuju posebno pominjanje jer zvuče male, ali izazivaju velike probleme nizvodno. Pri ručnom brojanju, neko obično mora da prenese brojeve iz proizvodnog prostora u ERP, WMS ili tabelu. Tada 118 postaje 181, tada jedna nula koja nedostaje menja odluku o naručivanju ili pogrešan kod lokacije šalje tim za pretragu na suprotni kraj zgrade. RFID sistem inventara smanjuje tu izloženost. Čitač beleži ID predmeta direktno, a softver ga automatski ubacuje u evidenciju. To ne otklanja svaku moguću grešku, ali uklanja veliku kategoriju grešaka pri kucanju i prepisivanju koje metode ručnog brojanja gotovo da pozivaju.

To smo videli kod SCIVAS klijenta koji je upravljao alatima za održavanje na nekoliko servisnih vozila i u centralnom kavezu. Njihov stari proces zavisio je od toga da tehničari ručno popunjavaju evidencije, a administrator kasnije ažurira tabelu praćenja. Nedostajući alati bili su česti, ali su bila česta i lažna neslaganja nastala zbog lošeg rukopisa i odloženih unosa. Nakon primene RFID praćenja imovine, preduzeće je moglo da proveri koji su označeni alati prisutni u svakom kompletu i koji su ostavljeni na radnom mestu ili vraćeni kasno. Najveće poboljšanje nije bilo upadljivo. Bilo je to nestajanje administrativne zabune. Ljudi su prestali da se raspravljaju o tome da li je alat zaista nedostajao ili je evidencija jednostavno bila pogrešna. Ta vrsta jasnoće jedan je od tihih razloga zašto RFID tako efikasno smanjuje greške pri ručnom brojanju.

Kako RFID menja ponašanje pri brojanju

Postoji i bihejvioralna prednost. Ručni popisi često podstiču prečice jer se posao čini spor i ponavljajući. Ljudi zaokružuju brojeve. Broje spoljne kutije i pretpostavljaju standardne količine unutra. Preskoče lokaciju i obećaju da će se vratiti kasnije. Pitaju kolegu da li je paleta već prebrojana i veruju odgovoru. RFID čini prečice manje privlačnim jer je brza metoda već ugrađena u normalan tok rada. Kada je brojanje brzo, radnici su manje u iskušenju da izmišljaju načine da uštede vreme. To je važnije nego što mnoge kompanije shvataju.

SCIVAS klijent u elektronskoj montaži jednom nam je rekao da njihovo osoblje nije pokušavalo da prevari proces. Pokušavali su da prežive. Njihovi ručni popisi WIP-a trajali su toliko dugo da su proizvodni nadzornici često prihvatali približne količine poslužavnika samo da bi linije nastavile da rade. Kada je RFID praćenje rada u procesu uvedeno na ključnim prelaznim tačkama, ti grubi proračuni više nisu bili potrebni. Poslužavnici, kutije i delimično završene jedinice mogli su da se broje prema kretanju i prisutnosti umesto povremenim ljudskim rekonstrukcijama. Analiza otpada se takođe poboljšala, jer je sistem imao čistiju istoriju toga gde su predmeti zaista bili. Ponovo, magija nije bila samo automatizacija. Bilo je to uklanjanje situacija koje su tiho nagrađivale procene umesto tačnosti.

Bolji kontekst lokacije za predmete koji se kreću

RFID je posebno vredan tamo gde se isti predmet često kreće. Ručni popisi se bore u dinamičnim okruženjima jer inventar ne stoji dovoljno dugo na mestu za pažljivo usaglašavanje. U distribuciji, bolničkim sobama za zalihe, petljama povratne ambalaže i flotama terenske opreme, pitanje nije samo koliko predmeta postoji. Pitanje je gde su trenutno i da li tamo pripadaju. RFID praćenje inventara zasnovano na lokaciji dodaje taj kontekst. Kada sistem može da poveže označene predmete sa zonama, dokovima, policama, kolicima, ormarima ili čitačima na vratima, brojanje postaje više od prebrojavanja. Ono postaje provera statusa uživo. Greške nastale zbog toga što su predmeti prebrojani na pogrešnom mestu počinju da opadaju.

Jedan SCIVAS klijent iz zdravstvene zaštite imao je klasičan problem: sistem je pokazivao da su kompleti za hitne slučajeve dostupni, ali su medicinske sestre ponekad otkrivale nedostajuće komponente tokom hitne dopune. Ručne provere su obavljane, ali su zavisile od otvaranja kontejnera, čitanja malih etiketa i beleženja rezultata pod vremenskim pritiskom. Kompleti označeni RFID oznakama promenili su proces. Umesto ručnog potvrđivanja svake komponente tokom svakog pregleda, osoblje je moglo mnogo brže da proveri potpunost kompleta i izdvoji izuzeake za fizički pregled. Niko nije očekivao da će RFID zameniti zdrav razum u kliničkom okruženju, ali jeste uklonio mnogo sprečivih propusta u brojanju nastalih zbog ubrzanih vizuelnih provera.

Još jedan SCIVAS projekat uključivao je povratne transportne poslužavnike koji su se kretali između postrojenja, podizvođača i krajnjeg objekta za pakovanje. Ručni popisi proizvodili su beskrajna neslaganja. Jedna lokacija bi rekla da je otpremila osamdeset poslužavnika, sledeća bi rekla da je primila sedamdeset šest, a dani su gubljeni na proveru dokumentacije. Kada su RFID oznake pričvršćene na poslužavnike i čitane na mestima otpreme i prijema, rasprava je uglavnom nestala. Brojevi pri odlasku i dolasku postali su mnogo pouzdaniji jer su automatski beleženi u trenutku kretanja. Klijent je još uvek pregledao izuzeake, ali sada je istraživao stvarne probleme u rukovanju umesto magle u dokumentaciji.

Zašto kvalitet RFID implementacije i dalje ima značaj

Vredi napomenuti da RFID ne smanjuje greške u brojanju samo magijom. Izbor oznaka, konfiguracija čitača, pravila softvera i dizajn procesa imaju veliki značaj. Metalne površine, tečnosti, gusto pakovanje i zone očitavanja koje se preklapaju mogu da utiču na performanse. Loše dizajnirana RFID implementacija može da stvori sopstvenu zabunu. Ali kada se pravilno primeni, RFID daje preduzećima metod brojanja koji se može ponavljati. Ponovljivost je pravi dobitak. Ručni popisi variraju od osobe do osobe, od smene do smene, od osvetljenja, od vremenskog pritiska i od toga koliko je tim motivisan tog dana. RFID rutine brojanja su mnogo doslednije. A doslednost je ono što pokreće dugoročnu tačnost inventara.

SCIVAS je to naučio u okruženju rezervnih delova gde prvi pilot nije bio ni približno gladak kao konačno uvođenje. Neke oznake bile su loše postavljene na metalna kućišta, a početne performanse očitavanja bile su neujednačene. Umesto da odustane od pristupa, klijent je prilagodio tip oznake, orijentaciju i tok rada čitača. Kada je to podešavanje završeno, razlika je bila dramatična. Njihovo osoblje je bilo skeptično jer je stari proces sa barkodovima bio poznat. Nekoliko meseci kasnije, isto osoblje je tražilo da se RFID brojanje proširi na sporo pokretne zalihe i garantne povrate jer su videli koliko su podaci postali čistiji kada sistem automatski obavlja identifikaciju.

Tačnost inventara takođe poboljšava planiranje

Postoji još jedna praktična prednost koju timovi za nabavku cene. Bolja tačnost brojanja poboljšava planiranje uzvodno. Kada kompanija veruje svojim podacima o inventaru, ređe naručuje u panici, ima manje misterioznih nedostataka i manje vremena troši na prekomernu kupovinu zaliha samo da bi se osećala sigurno. To čini pojmove kao što su automatsko brojanje inventara, tačnost zaliha magacina, RFID upravljanje zalihama i poboljšanje cikličnog popisa više od marketinških fraza. Oni se direktno povezuju sa odlukama o nabavci, planiranjem radne snage i nivoima usluge. Ako su vaši zapisi o inventaru pogrešni, nabavka postaje defanzivna. Ako su vaši zapisi pouzdani, nabavka postaje strateška.

SCIVAS klijent koji distribuira industrijski potrošni materijal primetio je taj obrazac nakon što je RFID uveden u njihovu zonu visokog obima komisioniranja. Pre promene, držali su dodatne sigurnosne zalihe jer su ručni popisi redovno potcenjivali određene brzo pokretne artikle, a precenjivali druge. Finansijski tim je krivio nabavku za prekomerne zalihe, dok je nabavka krivila magacin za netačne popise. Nakon što je RFID brojanje stabilizovalo podatke, obe strane su otkrile istu stvar: deo problema sa inventarom uopšte nije bio u prognozi potražnje. Bio je u lošem kvalitetu popisa. Kada se kvalitet popisa poboljšao, odluke o dopuni postale su mirnije i preciznije.

Zašto RFID čini tačnost rezultatom sistema

Ono što RFID čini posebno korisnim jeste to što ne zahteva od ljudi da postanu natljudi. On pretpostavlja normalne radne uslove. Ljudi se umaraju. Magacini su zauzeti. Police su prepune. Slični proizvodi se mešaju. Smene se menjaju. Privremeni radnici dolaze tokom sezone. Snažan sistem brojanja treba da bude izgrađen za tu stvarnost, a ne za idealan svet u kome svi broje savršeno ceo dan. RFID upravo to čini. On smanjuje zavisnost od vizuelne potvrde, ručnog zapisivanja, ponovljenog rukovanja i odloženog usaglašavanja. Rezultat su manje greške pri ručnom brojanju, brži ciklični popisi, bolja vidljivost zaliha i čistija osnova za operacije.

U kompaniji SCIVAS, to je lekcija koju stalno viđamo u različitim industrijama. Bilo da projekat uključuje maloprodajne zalihe, popise zaliha magacina, medicinske komplete, praćenje WIP-a, obradu veša, povratnu imovinu ili terenske alate, isti obrazac se pojavljuje iznova i iznova. Greške pri ručnom brojanju retko potiču od jedne nepažljive osobe. Obično potiču iz procesa koji od ljudi zahteva previše ponavljajućeg preciznog rada u nesavršenim uslovima. RFID menja strukturu posla. Automatski beleži podatke o predmetima, skraćuje prozor za popis, smanjuje broj dodira i usmerava timove ka rešavanju izuzeaka umesto potpune ručne rekonstrukcije. Kada se to dogodi, tačnost prestaje da bude herojski napor. Ona postaje podrazumevani rezultat boljeg sistema.