RFID skraćuje reviziju IT imovine sa nedelja na minute

Ako vaš IT inventar još uvek izgleda kao sezonska kazna, niste sami. U mnogim kompanijama proces inventarisanja još uvek podrazumeva tabele, čitače bar-kodova, štampane liste, proveravanje prostorije po prostoriju, nezgodne imejlove šefovima odeljenja i završno usaglašavanje u koje niko zaista ne veruje. Dok se izveštaj završi, neki laptopovi su se već premestili, nekoliko monitora je zamenljeno, dva doking stanice su nestale u nečijem kućnom kancelarijskom okruženju, a registar imovine ponovo počinje da zaostaje.

Zašto tradicionalne IT inventarisanja imovine ne uspevaju

To je pravi problem. Većina IT inventarisanja imovine traje predugo ne zato što je tim lenj ili neorganizovan, već zato što je sam metod spor. Ako se oslanjate na ručne vizuelne provere i skeniranje na vidiku, primoravate svoj tim da dokaže postojanje svakog uređaja pojedinačno. Zato potpuno inventarisanje IT imovine može da se oduži na nedelje, posebno kada obuhvata više kancelarija, serverskih soba, laboratorija, prostorija za sastanke i hibridnih radnih okruženja.

Dobra vest je da se to može popraviti. Kompanije koje skrate vreme inventarisanja sa nedelja na minute to obično ne postižu jednim magičnim trikom. One kombinuju bolje označavanje, bolje podatke o imovini, bolje zone inventarisanja i bolji metod čitanja. U većini ozbiljnih projekata to znači prelazak sa tradicionalnih tokova rada samo sa bar-kodovima na RFID praćenje imovine, posebno za laptopove, desktop računare, monitore, mrežnu opremu, mobilna kolica, deljene uređaje i imovinu u centru podataka.

RFID rešenje: brzina i tačnost

Razlog zašto RFID menja igru je jednostavan. Bar-kod zahteva da vaše osoblje pronađe imovinu, okrene etiketu i skenira je. An RFID oznaka omogućava sistemu da pronađe imovinu umesto vas. To zvuči kao mala razlika dok je ne primenite na petsto laptopova, trista monitora, nekoliko ostava i prometnu kancelariju u kojoj je polovina opreme sakrivena iza stolova, montirana ispod pultova ili naslagana na kolicima za punjenje. Odjednom, ono što je nekada bilo dugo fizičko traganje postaje brzi prolaz validacije.

Ovaj preokret sam vrlo jasno video kod regionalne zdravstvene grupe koja je imala klinike u tri grada. Njihov IT tim je strahovao od sezone inventarisanja jer su u svakoj lokaciji sobe za preglede, kolica, rezervni uređaji, štampači, tableti i deljene radne stanice stalno u pokretu. Stari proces je trajao skoro tri nedelje uz prekide u radu osoblja. Nakon što su uveli RFID oznake za IT opremu i grupisali svaku kliniku u logične zone inventarisanja, jedan tehničar je mogao da prođe kroz lokaciju sa ručnim RFID čitačem i validira većinu imovine za nekoliko minuta. Naravno, ostalo je izuzetaka za istraživanje, ali inventarisanje je prestalo da bude ogromna vežba pretrage. Postalo je vežba upravljanja izuzecima.

Ta razlika je važna. Najbrže kompanije ne pokušavaju ručno da potvrde sve. One dozvoljavaju sistemu za praćenje imovine preduzeća da automatski potvrdi lakši deo, a zatim troše ljudski napor samo na ono što nedostaje, što je duplirano, premešteno ili sumnjivo.

Četiri kritična koraka za drastično skraćenje vremena inventarisanja

1. Očistite svoj registar imovine

Pre nego što uopšte počnete da razmišljate o čitačima i oznakama, morate biti iskreni prema trenutnom registru imovine. Loš registar će učiniti da dobra RFID implementacija izgleda loše. Ako imate duplirane ID brojeve imovine, stare serijske brojeve, rashodovane uređaje koji se još vode kao aktivni, nejasne nazive lokacija ili polja vlasništva koja niko ne održava, inventarisanje će i dalje biti bolno. Samo će postati brže bolno inventarisanje. Dakle, prvi korak je čišćenje podataka. Nije glamurozno, ali je neophodno.

Jedna kompanija iz oblasti finansijskih usluga naučila je tu lekciju nakon što je kupila ono što je izgledalo kao solidno RFID rešenje za upravljanje imovinom. Očekivali su trenutna poboljšanja brzine, ali njihov prvi pilot se zakomplikovao jer je osnovni spisak imovine bio pun rashodovanih desktop računara, preimenovanih odeljenja i kodova lokacija koji su različitim timovima značili različite stvari. Kada su očistili glavne podatke i standardizovali imenovanje prostorija, isti RFID sistem je odjednom izgledao mnogo pametnije. Tehnologija nije bila usko grlo. Podaci o imovini jesu.

2. Izaberite prave RFID oznake

Sledeći deo je izbor pravih RFID oznaka za IT imovinu. Tu kupci često prave istu grešku kao u drugim RFID projektima: prvo se fokusiraju na cenu, a tek onda na okruženje. U kancelariji to možda ne izgleda opasno, ali IT okruženja su puna zahtevnih površina. Laptopovi, metalni desktop računari, serverski ormani, svičevi, monitori i pristupne tačke ne ponašaju se svi na isti način. Ako zalepite jeftinu etiketu opšte namene na metalno kućište i nadate se najboljem, performanse čitanja mogu postati nedosledne. Zato mnoge organizacije na kraju koriste kombinaciju RFID oznaka za računare, on-metal RFID oznake za servere i mrežnu opremu, i izdržljive RFID etikete za kancelarijske uređaje koji ne predstavljaju isti RF izazov.

Univerzitet na Srednjem zapadu imao je upravo taj problem. Njihov tim za nabavku želeo je jedan format oznake za sve jer je standardizacija zvučala efikasno. U praksi, jedna oznaka je dobro radila na plastičnim uređajima, a loše na određenoj opremi sa metalnom pozadinom u laboratorijama i serverskim ormanima. Kada su prihvatili strategiju mešovitih oznaka, tačnost inventarisanja se poboljšala i upravljanje IT inventarom na celom kampusu postalo je mnogo predvidljivije. Ponekad jednostavnost u nabavci stvara složenost u radu.

3. Napravite logične zone inventarisanja

Još jedan veliki uštedač vremena je zoniranje. Kompanije koje drastično skraćuju vreme inventarisanja ne tretiraju zgradu kao jedno ogromno okruženje za skeniranje. One je dele na smislene zone inventarisanja: serverska soba A, finansijski sprat, laboratorija za obuku, kancelarije rukovodstva, skladišna mreža, depo službe podrške, radni sto za popravke i tako dalje. Na taj način, kada ručni RFID čitač beleži imovinu, sistem zna gde se to čitanje dogodilo i može ga uporediti sa očekivanom lokacijom. Bez zoniranja dobijate brzu gomilu podataka, ali slabiju inteligenciju inventarisanja.

Kompanija za iznajmljivanje poslovnih procesa u Manili poboljšala je svoj ciklus inventarisanja nakon nečeg iznenađujuće osnovnog: mapirali su svoj radni prostor prema tome kako se uređaji zaista kreću. Ranije je njihova struktura lokacija pratila organizacionu šemu, što je u softveru izgledalo uredno, ali nije odgovaralo svakodnevnoj stvarnosti. Deljeni laptopovi su stalno prelazili granice odeljenja, a rezervni monitori su lutali između timova. Kada je kompanija ponovo definisala zone inventarisanja oko fizičkih obrazaca kretanja umesto oko linija izveštavanja, proces inventarisanja osnovne imovine postao je mnogo čistiji. Tehnologija se nije mnogo promenila. Poslovni model jeste.

To je jedan od razloga zašto obično kažem kupcima da brza IT inventarisanja imovine nisu zapravo hardverski projekat. To je projekat dizajna toka rada podržan hardverom.

4. Iskoristite ručne čitače

Ručni RFID čitači su često mesto gde se dogodi trenutak oduševljenja. Tehničar ulazi u prostoriju, prelazi područje i vidi imovinu kako se pojavljuje na ekranu bez otvaranja ormana ili klečanja ispod stolova da pronađe etikete. Za kancelarijska okruženja, samo to može skratiti dane iz ciklusa inventarisanja. Za gusto opremljene prostorije ili prostore za skladištenje laptopova, uštede mogu biti još veće. Ali ta brzina postaje korisna samo kada softver može trenutno da klasifikuje šta je pronađeno, šta je očekivano i šta nedostaje.

Advokatska firma sa četiri sprata u Londonu svela je nekadašnje dvonedeljno ručno inventarisanje na dnevnu rutinu validacije za većinu svoje kancelarijske opreme. Proboj nije bilo samo označavanje laptopova i monitora. Bilo je to povezivanje RFID čitanja sa softverom za inventarisanje imovine koji je odmah isticao neusaglašenosti. Uređaj koji nedostaje više nije ostajao skriven u tabeli do kraja projekta. Sistem ga je označio istog dana, dok je rukovodilac kancelarije još mogao da se seti da je premešten u salu za sastanke partnera za privremenu postavku.

To trenutno rešavanje neusaglašenosti je mesto gde se vreme zaista sruši. Kada se inventarisanja oduže, jedan veliki razlog je odlaganje. Osoblje pronađe nešto čudno, zapiše to, nastavi dalje i obeća da će to usaglasiti kasnije. Kasnije postane sledeća nedelja. Sledeća nedelja postane dugačak lanac imejlova. Brži model funkcioniše drugačije. Skenirate, upoređujete, rešavate i zatvarate izuzetak dok je kontekst još svež.

Rezultati iz stvarnog sveta i kako početi

Hibridni rad je ovo učinio još važnijim. Tradicionalne prakse upravljanja osnovnom imovinom bile su izgrađene na pretpostavci da oprema uglavnom ostaje na mestu. To više nije tačno. Laptopovi putuju. Monitori se kreću između kuće i kancelarije. Doking stanice nestaju u zonama sa deljenim radnim mestima. Deljene slušalice i tableti kruže između odeljenja. Ako vaš proces inventarisanja još uvek pretpostavlja statičnu imovinu, nastavićete da gubite vreme jureći normalno kretanje kao da je problem.

Agencija za dizajn u Amsterdamu suočila se sa upravo tom glavoboljom. Njihovi zaposleni su se kretali između studijskog prostora, kućnih kancelarija i lokacija klijenata, a godišnje IT inventarisanje imovine postalo je gotovo performans. Zapisi su tehnički postojali, ali niko nije verovao stvarnim podacima o lokaciji. Deo problema rešili su RFID oznakama za laptopove, a deo politikom. Osoblje je moralo da prijavljuje preuzimanje i vraćanje imovine kroz definisane transferne tačke. Rezultat nije bila savršena vidljivost u realnom vremenu, ali je bio dovoljan da haotično kvartalno inventarisanje pretvori u kratak, kontrolisan prolaz usaglašavanja.

Okruženja centara podataka dodaju još jedan sloj. Rutine inventarisanja servera i mrežne opreme mogu da potroše ogromne količine rada jer osoblje često radi u teskobnim prostorima sa gusto instaliranim hardverom. Inventarisanja samo sa bar-kodovima ovde su posebno bolna. Potreban vam je vidik, dovoljno svetlosti, dovoljno pristupa i dovoljno strpljenja. Uz prave on-metal RFID oznake za servere i logiku lokacije na nivou ormana, timovi mogu mnogo brže da validiraju imovinu, posebno tokom prozora za održavanje ili projekata migracije.

Operater kolokacije u Teksasu nekada je dodeljivao dve osobe za vikend inventarisanja ormana jer je posao bio spor i ometajući. Nakon što su uveli oznake za praćenje serverske imovine dizajnirane za metalne površine i uskladili čitanja sa strukturom ormana i redova, potpuno su promenili posao. Tim je i dalje obavljao vizuelnu proveru na odabranim izuzecima, ali redovna provera onoga što je prisutno u svakom ormanu prestala je da troši cele vikende. To nije samo uštedelo rad. Smanjilo je operativno trenje sa klijentima koji su mrzeli produžene prozore inventarisanja.

Naravno, nijedan ozbiljan kupac ne bi trebalo da veruje da se svako inventarisanje imovine može bukvalno završiti za nekoliko minuta. Bolji način da se o tome razmišlja je ovaj: prolaz validacije može se obaviti za nekoliko minuta, dok istraživanje izuzetaka traje onoliko koliko stvarni problemi zahtevaju. To je ipak ogromno poboljšanje. Ako devedeset pet procenata vaše imovine može biti brzo potvrđeno, vaš tim je slobodan da potroši vreme na onih pet procenata koji zaista zaslužuju pažnju.

Kompanija za proizvodnju u Meksiku dobila je oštru lekciju o tome tokom pilota. Njihov IT direktor je u početku očekivao da će RFID praćenje imovine potpuno eliminisati ručno praćenje. Nije. Ono što je eliminisalo je besmisleno traganje za imovinom koja je već bila tamo gde treba da bude. Kada su ta očekivanja resetovana, projekat je izgledao mnogo uspešnije. Tim za inventarisanje više nije bio zatrpan rutinskim proverama. Bio je fokusiran na premeštene uređaje, nevraćene rezervne delove i opremu koja stari sa nejasnim vlasništvom.

Postoji i ljudska strana ovoga. Ako proces inventarisanja izgleda kao teret koji nameće centrala, lokalni timovi će ga tretirati kao ritual usklađenosti, a ne kao koristan kontrolni mehanizam. Programi brzog inventarisanja bolje funkcionišu kada rukovodioci odeljenja u njima vide vrednost. To obično znači čistije podatke za naplatu, manje izgubljenih uređaja, brže planiranje obnove i manje poremećaja kada finansije ili interna revizija postavljaju pitanja. Drugim rečima, inventarisanje ne može biti samo IT projekat. Mora da pomogne poslovanju.

Trgovac sa više regionalnih kancelarija otkrio je to nakon godina umora od inventarisanja. Timovi za podršku prodavnicama mrzeli su provere imovine jer su uvek padale u prometnim periodima i odvlačile osoblje od operativnog rada. Kada je kompanija prešla na RFID praćenje zaliha za IT uređaje i drastično skratila posete lokacijama, otpor je opao. Rukovodioci su bili mnogo spremniji da sarađuju kada je proces prestao da troši pola dana i počeo da traje nekoliko ciljanih minuta.

Ako upravo sada nabavljate RFID rešenje za upravljanje imovinom, praktična pitanja za kupovinu nisu teška, ali ih treba postaviti u pravom redosledu. Može li dobavljač da preporuči RFID oznake za laptopove, desktop računare, monitore i metalnu IT imovinu na osnovu vašeg okruženja, umesto da prodaje jednu etiketu za sve? Može li softver jasno da obrađuje izuzetke u inventarisanju imovine? Mogu li ručne čitače da koriste obični IT radnici bez pretvaranja svakog inventarisanja u tehničku vežbu? Može li sistem da podrži zone inventarisanja na nivou prostorije ili ormana? Može li da radi sa vašim postojećim upravljanjem IT imovinom ili registrom osnovne imovine bez stvaranja duplih izvora istine?

Pravni fakultet u Singapuru skoro je kupio pogrešan sistem jer je demonstracija bila fokusirana na brzinu čitanja i vizuelne prikaze kontrolne table, dok je prelazila preko integracije. Softver je izgledao uglađeno, ali mapiranje lokacija u postojeću bazu podataka o imovini škole bilo je nespretno. Drugi dobavljač je imao manje blistavu demonstraciju, ali mnogo bolji tok rada za usaglašavanje i izvoz. Taj drugi izbor je na kraju uštedeo više vremena u stvarnom inventarisanju jer se uklopio u proces kupca umesto da nametne paralelni univerzum imovine.

Takođe vredi reći da nije svakoj kompaniji potrebna potpuna RFID infrastruktura u realnom vremenu. U mnogim kancelarijama, ručno RFID inventarisanje samo po sebi pruža dovoljnu vrednost. Ne trebaju vam uvek fiksni čitači na vratima, pametni ormani ili razrađeni portali. Ponekad najveći povraćaj dolazi od početka sa izdržljivim RFID etiketama, nekoliko dobrih ručnih čitača i disciplinovanom rutinom inventarisanja. Kada tim vidi uštedu vremena, širenje na kontrolne tačke sa većom automatizacijom postaje mnogo lakši poslovni slučaj.

To se upravo dogodilo u srednjoj osiguravajućoj kompaniji u Dablinu. Počeli su sa jednom kancelarijom, postavkom za ručno RFID inventarisanje imovine i ograničenim skupom kategorija imovine: laptopovi, monitori, doking stanice i deljeni tableti. Nisu pokušali da označe svaki kabl i tastaturu prvog dana. Pošto je pilot ostao fokusiran, rezultati su bili lako razumljivi. Vreme inventarisanja je drastično opalo, istraživanja nestale imovine postala su ciljanija, a rukovodstvo je odobrilo širenje na druge kancelarije u roku od kvartala.

Još jedna stvar mora da se kaže otvoreno: brzina bez discipline vam neće pomoći. Ako je imovina loše označena, premeštaji se ne beleže, rezervne zalihe su neupravljane, a rashodovanje je nemario, onda će čak i najbolji RFID sistem za praćenje imovine na kraju raditi protiv šuma. Brza inventarisanja dolaze iz kombinacije čitljivih oznaka, čistih glavnih podataka, razumnih zona, obučenih korisnika i jasnog procesa za izuzetke. Ako vam jedno od toga nedostaje, i dalje ćete napredovati, ali verovatno ne dovoljno da transformišete iskustvo inventarisanja.

Pa kako zaista da drastično skratite vreme IT inventarisanja imovine sa nedelja na minute? Prestanite da tražite od ljudi da ručno dokazuju da svaki uređaj postoji. Dajte sistemu sposobnost da brzo i masovno identifikuje imovinu. Očistite registar imovine kako bi čitanja nešto značila. Koristite prave RFID oznake za prave površine. Podelite svoje okruženje na logične zone inventarisanja. Istražujte izuzetke odmah umesto da gomilate zabunu. I tretirajte projekat kao operativni redizajn, a ne kao kupovinu gadžeta.

Kada se sve to spoji, stari model inventarisanja počinje vrlo brzo da izgleda zastarelo. Tim više ne puzi ispod stolova sa štampanim listama. Finansije više ne čekaju dve nedelje na usaglašavanje u koje niko potpuno ne veruje. IT više ne troši dragoceno vreme na imovinu koja nikada nije bila izgubljena, samo ju je bilo teško potvrditi. Inventarisanje postaje kraće, pametnije i daleko korisnije.

To je ishod koji većina kupaca zaista želi. Ne samo brže brojanje, već uverljiviji proces IT inventarisanja imovine koji odgovara tome kako se savremena oprema zaista kreće. A u trenutnom okruženju, gde laptopovi putuju, kancelarije su fleksibilne, a vidljivost imovine utiče i na kontrolu troškova i na bezbednost, taj preokret više nije lepa nadogradnja. To je praktičan put napred.