Jednostavno RFID praćenje zajedničkih laptopova u kancelariji

Problem sa deljenim kancelarijskim laptopovima

Deljene kancelarijske laptopove je lako potceniti sve dok ne počnu da nestaju u salama za sastanke, ormarićima, kućnim kancelarijama, fiokama za popravke, kod klijenata i na gomilama na stolovima koje niko ne želi da dira. Jedan tim pozajmi laptop za prezentaciju. Drugi zaposleni ga odnese kući za vikend implementaciju. Izvođač koristi pozajmljeni uređaj dva dana i ostavi ga u konferencijskoj sali. IT misli da je uređaj u skladištu, finansije misle da je dodeljen, a rukovodilac odeljenja pretpostavlja da ga je neko drugi vratio. Na prvi pogled ništa ne izgleda dramatično. Zatim dođe nedelja revizije i deset laptopova nedostaje na spisku.

Kako RFID praćenje rešava problem nevidljivosti

Pravi hak nije tajna tabela ni glasniji podsetnik putem imejla. To je davanje trajnog digitalnog identiteta svakom deljenom laptopu i uspostavljanje jednostavnog RFID toka praćenja laptopova u skladu sa načinom na koji ljudi zaista pozajmljuju, koriste i vraćaju uređaje. Deljeni laptopovi se kreću previše često za sporo ručno praćenje. Barkod može da pomogne, ali i dalje zavisi od vidnog polja, skeniranja jedan po jedan i ljudske discipline. RFID oznake omogućavaju IT timovima da brzo skeniraju više laptopova, potvrde lokaciju, provere status dodele i pronađu zaturene uređaje bez otvaranja svake fioke ili čitanja svake sićušne etikete.

Za deljene kancelarijske laptopove cilj nije stvaranje sistema nadzora niti dovođenje zaposlenih u neprijatnu situaciju. Cilj je praktična vidljivost imovine. Ko ima laptop? Kom fondu pripada? Da li je spreman za upotrebu, na popravci, nestao, rezervisan ili rashodovan? Da li je vraćen sa punjačem? Da li je uređaj još u sali za obuku posle jučerašnje sesije uvođenja novih zaposlenih? Da li je laptop koji finansijama treba zaista u ormanu ili ga je marketing odneo na demonstraciju kod klijenta? RFID ne daje odgovor na svako proceduralno pitanje, ali kancelariji daje brži način da poveže fizički uređaj sa ispravnim zapisom.

Agencija za dizajn proizvoda u Ostinu koristila je dvadeset deljenih MacBook računara za radionice sa klijentima, testiranja i privremene izvođače. Stari proces se sastojao od table sa klamerom u IT sobi. Ljudi su prijavljivali uređaje kada bi se setili, a preskakali bi to kada su žurili. Nakon što je nekoliko laptopova nestalo na dane, agencija je dodala niskoprofilne RFID oznake za imovinu dizajnirane za metalne i plastične elektronske uređaje. Mali stoni čitač na mestu zaduženja povezivao je svaki laptop sa zadužiocem, dok je ručni RFID čitač pomagao IT-ju da skenira kancelariju svakog petka popodne. Promena nije bila komplikovana. Jednostavno je učinila da se stvarna lokacija svakog laptopa teže ignoriše.

Praćenje laptopova se razlikuje od praćenja stolica, kutija sa dokumentima ili kancelarijskih ključeva jer laptopovi sadrže podatke, koštaju više novca i često napuštaju zgradu. Stolica koja nedostaje je dosadna. Laptop koji nedostaje može da pokrene bezbednosne provere, pitanja usklađenosti, probleme sa licencama za softver i troškove zamene. Deljeni uređaji su još teži jer nisu trajno dodeljeni jednoj osobi. Mogu da se kreću između praktikanata, radnika na daljinu, sala za sastanke, posetilaca i projektnih timova. Upravo zbog tog kretanja je RFID za upravljanje IT imovinom koristan. On daje uređaju fiksni identitet čak i kada se korisnik menja.

Izbor izdržljivih RFID oznaka i etiketa za laptopove

Izbor oznake je važan. Standardna papirna RFID etiketa možda neće pravilno da se čita na laptopu jer laptopovi sadrže metal, baterije, zaštitu i gustu elektroniku. Za mnoge uređaje potrebna je RFID oznaka za metal ili fleksibilna on-metal UHF RFID etiketa . Ove oznake su dizajnirane da rade na metalnim ili teškim površinama bez gubitka performansi čitanja. Oznaka treba da bude dovoljno tanka da ne smeta korisnicima, dovoljno izdržljiva da preživi torbe i trenje o sto, i postavljena tamo gde neće blokirati otvore za ventilaciju, portove, šarke, zavrtnje, regulatorne etikete ili pristup servisu. Oznaka koja se dobro čita, ali se oljušti tokom normalne upotrebe, nije rešenje.

Advokatska kancelarija u Londonu prvo je isprobala obične barkod etikete na svojim laptopovima iz fonda. Etikete su se izgrebale, a osoblje je često zaboravljalo da ih skenira jer je barkod bio sakriven ispod uređaja ili delimično prekriven zaštitnom futrolom. Kada je kancelarija prešla na RFID praćenje inventara laptopova, testirala je nekoliko pozicija oznaka. Najbolja lokacija nije bio gornji poklopac, gde bi ga klijenti mogli videti, već niži deo na donjoj strani koji je ostao čist od otvora za ventilaciju i gumenih nožica. Kancelarija je koristila ručni RFID čitač tokom mesečnih revizija i stoni čitač za zaduženje. Proces je postao brži, a IT menadžer je prestao da juri partnere nejasnim imejlovima o nestalim mašinama.

Čisti matični podaci i integracija životnog ciklusa

Dobro praćenje deljenih laptopova počinje od čistih matičnih podataka. Svaka RFID oznaka treba da bude povezana sa zapisom o uređaju koji uključuje broj imovine, serijski broj, model, datum kupovine, status garancije, operativni sistem, dodeljeni fond, status punjača, stanje, status šifrovanja i trenutnog korisnika ako je primenljivo. RFID oznaka ne mora da čuva sve te informacije. Potrebno je samo da sadrži jedinstveni identitet koji upućuje na bazu podataka. Kada se oznaka skenira, softver prikazuje zapis o laptopu. Ovaj pristup održava oznaku jednostavnom dok istovremeno omogućava IT-ju da ažurira status kako se uređaj kreće.

Fintek kompanija iz Singapura imala je brzorastuću radnu snagu angažovanu po ugovoru. Laptopovi su izdavani za kratke razvojne cikluse, bezbednosne preglede i test projekte. Pre RFID-a, služba podrške se često oslanjala na poruke u četu da potvrdi vraćanje. To je funkcionisalo dok ljudi nisu promenili projekte ili napustili zgradu kasno uveče. Kompanija je integrisala RFID praćenje imovine sa svojom IT službom. Kada bi izvođač primio laptop, uređaj je skeniran prilikom izdavanja. Kada bi ga vratio, skeniranje pri vraćanju ažuriralo je zapis i pokrenulo zadatak brisanja i ponovnog konfigurisanja. Uređaj nije samo prebrojan. On je prošao kroz kontrolisani životni ciklus.

Stvarni primeri uspešnog RFID praćenja laptopova

Najlakše mesto za početak je tačka zaduženja i vraćanja. Orman za deljene laptopove, IT služba podrške, prostorija sa opremom ili recepcija mogu postati kontrolna tačka. Kada laptop odlazi, osoblje skenira RFID oznaku i povezuje je sa osobom, projektom, prostorijom ili rezervacijom. Kada se vrati, osoblje ga skenira nazad i potvrđuje pribor. Ovaj jednostavan ciklus rešava mnoge probleme jer beleži trenutke kada se vlasništvo menja. Bez čistog primopredaje, deljena imovina prelazi u neformalno posedovanje i niko ne želi da bude odgovoran kada nestane.

Univerzitet u Torontu upravljao je deljenim laptopovima za gostujuće predavače, studentske laboratorije, prostorije za ispite i privremene istraživačke asistente. Uređaji su se kretali između odeljenja brže nego što je centralni IT tim mogao da ažurira tabele. Univerzitet je uspostavio program pozajmljivanja laptopova koristeći RFID oznake za imovinu, softver za zaduženje i podsetnike za vraćanje. Svaki uređaj je imao zapis koji pokazuje koja fakultetska grupa ga je pozajmila i kada treba da ga vrati. Kada laptop ne bi bio vraćen na vreme, sistem ga je označio pre nego što je sledećem času bio potreban. Osoblje je i dalje moralo da komunicira sa ljudima, ali više nije počinjalo od nagađanja.

Ručni RFID čitači su korisni jer deljeni laptopovi često nisu tamo gde bi trebalo da budu. Laptop može biti u ormanu u sali za sastanke, ispod gomile papira, u torbi za laptop, na polici za punjenje ili u privremenom prostoru za pripremu. Sa praćenjem putem barkoda, IT osoblje možda mora da rukuje svakim uređajem i skenira svaki vidljivi kod. Sa ručnim UHF RFID čitačem, mogu mnogo brže da pregledaju skladište ili orman sa opremom. Čitač ne treba podesiti da hvata oznake iz pola zgrade. Treba ga podesiti tako da osoblje može da identifikuje ciljnu oblast i izbegne zbunjujuća čitanja iz susednih prostorija.

Operater kovorking prostora u Berlinu iznajmljivao je deljene laptopove startap timovima koji su koristili privatne kancelarije i slobodne radne površine. Najveći problem nije bila krađa. Bila je zabuna posle događaja. Laptopovi korišćeni u radionicama vraćani su na pogrešan sprat, mešani sa uređajima posetilaca ili ostavljani u zaključanim salama za sastanke. Operater je označio svaki deljeni laptop UHF RFID etiketom za imovinu i skenirao kolica sa uređajima posle svakog događaja. Kada je jedan laptop nedostajao, tim je koristio ručni čitač da proveri prostor poslednjeg događaja pre nego što bi pozvao zadužioca. Većina uređaja koji su nedostajali pronađena je u roku od nekoliko minuta. Sistem je smanjio dramu jer je pogrešno odlaganje tretirao kao procesni problem, a ne kao traženje krivca.

RFID takođe može da pomogne sa stanicama za punjenje. Laptop koji je fizički prisutan, ali nije napunjen, nije zaista spreman. Neke kancelarije stvaraju zone za spremno, vraćeno, popravku i punjenje. Skeniranje potvrđuje da je laptop u pravoj zoni, dok status u softveru govori osoblju da li može da bude izdat. Ako je proces zreo, tok vraćanja može da uključi proveru punjača, proveru oštećenja, napomenu o zdravlju baterije, status brisanja i red za ažuriranje softvera. RFID je brzi sloj identifikacije. Operativna pravila oko njega određuju da li je uređaj zaista upotrebljiv.

Inženjerski konsultant iz Melburna koristio je deljene robusne laptopove za posete lokacijama, preglede zgrada i prikupljanje podataka na terenu. Uređaji su se vraćali prašnjavi, ponekad bez punjača, a povremeno sa napuklim zaštitnim futrolama. Kompanija je koristila RFID oznake na laptopovima i odvojene RFID etikete na punjačima. Prilikom vraćanja, osoblje je skeniralo oba predmeta zajedno. Ako bi laptop bio vraćen bez dodeljenog punjača, sistem bi odmah prikazao izuzetak. Ta mala promena spasila je IT tim da otkrije punjače koji nedostaju tek kada sledeći inženjer već kreće na lokaciju.

Prednosti za privatnost, izdržljivost i reviziju

Postoji granica privatnosti koju kompanije treba da poštuju. Praćenje laptopova nije isto što i praćenje zaposlenih. RFID oznaka je na imovini i sistem treba da bude dizajniran oko čuvanja imovine, a ne stalnog nadzora nad osobama. Zaposleni treba da znaju zašto sistem postoji, kako se koriste zapisi o zaduženju i koja su očekivanja pri vraćanju. Jasna politika smanjuje sumnju. Poruka treba da bude jednostavna: deljeni uređaji treba da budu dostupni, bezbedni, održavani i povrativi. RFID pomaže kompaniji da upravlja opremom bez beskrajnog ručnog jurenja.

Kompanija za produkciju događaja iz Dubaija imala je fond laptopova koji su korišćeni za pultove za registraciju, štandove za prodaju karata, štandove sponzora i tehničku kontrolu na licu mesta. Uređaji su se kretali između hotela, kongresnih centara i skladišnih prostorija. Kompanija je dodala RFID upravljanje imovinom za laptopove, tablete, rutere i skenere. Pre svakog događaja, osoblje je skeniralo spakovane kofere da potvrdi da su učitani ispravni uređaji. Posle događaja, vraćeni koferi su ponovo skenirani. Sistem nije zamenio kontrolnu listu za događaj, ali je učinio da je kontrolnu listu teže falsifikovati. Ako su tri laptopa trebala biti u koferu, a samo dva su pročitana, problem je uhvaćen pre nego što je kamion krenuo.

Programi deljenih laptopova često propadaju jer je proces pretežak. Ako zaduženje traje predugo, ljudi ga izbegavaju. Ako softver traži previše informacija, osoblje preskače polja. Ako proces vraćanja zahteva potpuni pregled svaki put, uređaji se gomilaju. RFID najbolje funkcioniše kada uklanja trenje. Skeniranje treba trenutno da identifikuje uređaj. Izbor korisnika treba da bude brz. Ažuriranje statusa treba da bude očigledno. Detaljnije provere mogu se rezervisati za planirano održavanje, oštećena vraćanja, duga zaduženja ili uređaje visokog rizika. Dnevni proces treba da izgleda lakše od slanja poruke IT-ju.

Neprofitna organizacija u Amsterdamu vodila je programe obuke u nekoliko centara za zajednicu. Laptopove su delili instruktori, volonteri i administrativno osoblje. Stari list za zaduženje često je bio nepotpun jer su volonteri menjali smene. Organizacija je koristila RFID etikete i jednostavan cloud sistem za praćenje imovine. Član osoblja je skenirao laptopove u učioničke komplete pre isporuke i skenirao ih nazad nakon preuzimanja. Neprofitna organizacija nije mogla sebi da priušti da opušteno zamenjuje izgubljene uređaje, pa je vidljivost bila važna. Proces je ostao dovoljno jednostavan za volontere, zbog čega se održao i posle prvog meseca.

Za kancelarije sa mnogo deljenih uređaja, fiksni čitači mogu da podrže kontrolisane zone. Čitač na vratima IT sobe, ormanu sa opremom ili polici za vraćanje može automatski da zabeleži kretanje kada uređaji prođu. To zvuči privlačno, ali mora pažljivo da se podesi. Kancelarije imaju staklene zidove, metalne ormane, ljude koji se kreću i uređaje blizu jedan drugom. Čitač koji hvata predaleko može da stvori lažne događaje kretanja. Čitač koji hvata premalo može da propusti vraćanja. Mnoge kompanije počinju sa ručnim čitačima i stonim čitačima, a zatim dodaju fiksne čitače kada tok rada postane stabilan.

Studio za igre iz Tokija držao je deljene laptopove visokih performansi za testiranje verzija, pregled grafike i demonstraciju projekata izdavačima. Uređaji su se brzo kretali između timova i niko nije želeo sporu ceremoniju zaduženja. Studio je instalirao kontrolisanu policu za vraćanje sa RFID čitačem i koristio ručne čitače za nedeljne preglede. Programeri su mogli da vrate laptop tako što bi ga stavili na policu i izabrali naziv projekta na ekranu. IT tim se i dalje bavio čišćenjem i resetovanjem softvera, ali uređaj više nije bio nevidljiv kada se vrati. Brzi kreativni timovi prihvatili su sistem jer ih nije usporavao.

RFID takođe podržava revizije. Finansije žele da znaju koja imovina postoji. IT želi da zna koji su uređaji bezbedni. Bezbednost želi da zna da li su laptopovi koji nedostaju šifrovani i povrativi. Rukovodioci odeljenja žele da znaju zašto se njihov budžet tereti za zamene. Fizička revizija inventara sa barkodovima može da traje danima ako kompanija ima mnogo deljenih uređaja na više spratova ili kancelarija. RFID može da skrati fazu fizičke verifikacije. Osoblje može brže da skenira prostorije i ormane, a zatim da istražuje samo predmete koji nedostaju ili su neočekivani. Revizija postaje manje stvar ručnog prebrojavanja svega, a više rešavanja izuzetaka.

Kancelarija zdravstvene administracije u Čikagu upravljala je deljenim laptopovima za privremene timove za naplatu, projekte pregleda osiguranja i uvođenje novih zaposlenih na daljinu. Zahtevi usklađenosti učinili su uređaje koji nedostaju ozbiljnim problemom. Organizacija je koristila RFID oznake za fizički inventar i povezala svaki zapis o uređaju sa statusom šifrovanja i podacima o upravljanju krajnjim tačkama. Tokom kvartalnih revizija, IT je skenirao ormane sa laptopovima i prostorije odeljenja, a zatim upoređivao RFID rezultate sa bezbednosnim softverom. Ako se laptop nije digitalno prijavio, ali je fizički bio prisutan, tim je istraživao probleme sa softverom. Ako nije bio fizički prisutan i nije se prijavio, uređaj je odmah eskaliran.

Izdržljivost treba testirati pre uvođenja. Laptopovima se stalno rukuje. Klize u torbe, trljaju se o površine stolova, prolaze kroz bezbednosne posude na aerodromima, stoje na krilima i skupljaju toplotu blizu otvora za ventilaciju. Oznaka postavljena na pogrešno mesto može da se oljušti, napukne ili smeta korisnicima. Kupci treba da zatraže RFID oznake za laptopove ili on-metal RFID etikete napravljene za elektroniku, a zatim da ih testiraju na stvarnim modelima laptopova. Proverite domet čitanja, jačinu lepka, udobnost za korisnika i da li oznaka ometa stanice za dokovanje, zaštitne futrole, etikete imovine ili rutine čišćenja. Mali pilot projekat sprečava veliku grešku pri označavanju.

Kompanija za softver za prodaju u Madridu imala je dva modela laptopova, jedan sa glatkom metalnom školjkom i drugi sa teksturiranom zaštitnom futrolom. Ista RFID etiketa se ponašala različito na svakoj površini. Na glatkoj školjci, oznaka se dobro držala i dosledno čitala. Na teksturiranoj futroli, lepak je počeo da se odvaja blizu jedne ivice. Kompanija je prešla na oznaku sa jačim lepkom za uređaje u futrolama i dodala kratak korak čišćenja površine pre postavljanja. Bio je to mali detalj, ali je sprečio klasičan problem gde se tehnologija krivi kada je proces montiranja bio slab.

O sprečavanju krađe treba razgovarati iskreno. RFID nije magični štit koji sprečava nekoga da izađe sa laptopom. Bolji je u vidljivosti, čuvanju, inventaru i otkrivanju izuzetaka. Ako kompaniji trebaju alarmi za izlaz, kontrola pristupa, softver za upravljanje uređajima, šifrovanje, daljinsko zaključavanje i bezbednosne kamere, ti sistemi su i dalje važni. RFID praćenje imovine ih dopunjuje potvrđivanjem fizičkog identiteta i statusa lokacije laptopa. Pomaže timu da ranije sazna šta nedostaje, što je često razlika između brzog pronalaženja i duge istrage.

Regionalna konsultantska firma u Sijetlu imala je konsultante koji su pozajmljivali deljene laptopove za prezentacije klijentima. Uređaji su ponekad ostajali u prtljažnicima automobila ili kućnim kancelarijama nedeljama nakon završetka projekata. Niko ih nije krao, ali su bili efektivno nedostupni. RFID zapisi o zaduženju dali su operativnom timu čist spisak uređaja koji kasne, po osobi i projektu. Firma je povezala sistem sa ljubaznim automatskim podsetnicima. Povraćaj se poboljšao jer je podsetnik bio konkretan: sistem je znao koji laptop, koji punjač i koje projektno zaduženje nisu zatvoreni.

Pravi hak: vidljivo kretanje

Najbolji sistem za praćenje deljenih laptopova ima nekoliko jednostavnih sastojaka. Koristite izdržljivu RFID oznaku za imovinu koja funkcioniše na površini laptopa. Povežite svaku oznaku sa čistim zapisom o imovini. Napravite tok zaduženja i vraćanja koji traje nekoliko sekundi. Koristite ručne RFID čitače za revizije i pretrage. Definišite zone kao što su dostupno, izdato, punjenje, popravka, rezervisano i rashodovano. Obučite osoblje šta skeniranje znači. Održavajte politiku jasnom i pravičnom. Redovno pregledajte izuzetke umesto da dozvolite da se gomilaju.

Deo bez napora dolazi iz toga što se ispravna radnja čini lakšom od pogrešne. Ako pozajmljivanje laptopa zahteva papirologiju, ljudi će izbegavati proces. Ako vraćanje uređaja znači traženje IT zaposlenog, ljudi će ga ostaviti na slučajnom stolu. Ako su revizije bolne, dešavaće se previše retko. RFID praćenje laptopova pretvara ove trenutke u brza skeniranja, što čini da usklađenost izgleda manje kao administracija, a više kao normalno kancelarijsko ponašanje.

Pravi hak je zapravo promena načina razmišljanja. Prestanite da tretirate deljene laptopove kao slobodnu opremu koju svi pamte da vrate. Tretirajte ih kao upravljanu imovinu sa digitalnim identitetom, fizičkom oznakom, trenutnim statusom i jednostavnom istorijom kretanja. Kada je taj temelj postavljen, IT može brže da pronađe uređaje, finansije mogu da veruju zapisima o inventaru, zaposleni mogu da pozajmljuju opremu bez zabune, a rukovodioci mogu da prestanu da kupuju zamene za laptopove koji su samo bili zatureni.

Deljeni kancelarijski laptopovi će se uvek kretati. To je poenta deljenja. Problem nije kretanje. Problem je nevidljivo kretanje. RFID praćenje imovine čini to kretanje vidljivim bez pretvaranja svakog zaduženja i vraćanja u dug administrativni zadatak. Za moderne kancelarije, hibridne timove, sale za obuku, izvođače, događaje i fondove opreme, to je prava prednost. Laptop se skenira, zapis se ažurira, tim zna gde je i posao se nastavlja.