Kako RFID oznakama obeležiti 5.000 knjiga bez oštećenja poveza

Označavanje 5.000 bibliotečkih knjiga zvuči kao jednostavan posao sve dok knjige ne budu na stolu. Neke su debele, tvrdo povezane, sa jakim zaštitnim listovima. Neke su tanke, meko povezane, sa slabim lepkom na korenu. Neke imaju sjajne zaštitne omote, krhke naslovne stranice, premazani papir za umetničke knjige, popravljane korice ili stranice koje se uvijaju čim se vlažnost promeni. RFID projekat u biblioteci ne znači samo lepljenje etiketa u knjige. On znači zaštitu fonda uz izgradnju sistema koji olakšava posao zaposlenima i korisnicima prilikom izdavanja, vraćanja, upravljanja policama, inventara i radnih tokova protiv krađe.

Dobra vest je da je 5.000 knjiga broj koji se može savladati ako se projekat pažljivo isplanira. Dovoljno je velik da otkrije svaku lošu naviku, ali dovoljno mali da disciplinovan tim može da kontroliše kvalitet. Loša vest je da brzanje u poslu može oštetiti papirni povez, stvoriti nečitljive oznake, zbuniti zapise barkoda i ostaviti zaposlene sa neredom za čije je otklanjanje potrebno mesecima. RFID oznaka može biti tanka, ali odluka koja stoji iza nje ne sme se tretirati kao mala.

Izaberite RFID oznake koje štite bibliotečke knjige

Većina projekata označavanja bibliotečkih knjiga koristi HF RFID bibliotečke oznake po ceni od 13.56 MHz, često zasnovane na ISO 15693 ili kompatibilnim bibliotečkim RFID standardima. Ove oznake su projektovane za čitanje na blizinu, stanice za samostalno izdavanje, sigurnosne kapije, pultove za zaposlene i ručne čitače za inventar. Za obične knjige u prometu, papirni ili PET RFID inlej sa lepkom bibliotečkog kvaliteta obično je praktičniji od debele industrijske oznake. Oznaka mora biti dovoljno tanka da stoji unutar knjige bez stvaranja ispupčenja, dovoljno savitljiva da se kreće sa papirom i dovoljno stabilna da nastavi da se čita nakon godina rukovanja.

Javna biblioteka u Utrehtu označila je oko 4.800 knjiga u prometu tokom renoviranja ogranka. Tim je prvobitno planirao da oznake postavi blizu unutrašnjih zadnjih korica svake knjige jer je to izgledalo uredno i dosledno. Tokom testiranja, otkrili su da su neki meko povezani romani pokazivali naprezanje blizu zalepljenog korena kada su zaposleni previše pritiskali oznaku blizu pregiba. Vođa projekta promenio je pravilo postavljanja: oznake su postavljane malo dalje od korena na ravnoj unutrašnjoj stranici ili unutrašnjem delu korica, sa blagim pritiskom od sredine ka ivici. To malo prilagođavanje sprečilo je oštećenje i učinilo označavanje bržim jer su zaposleni prestali da se bore sa krivinom korena.

Isplanirajte bezbedno postavljanje oznaka pre masovnog rada

Postavljanje je mesto gde mnoge biblioteke prave svoju najveću grešku. Najbezbednije mesto je obično glatka, ravna površina koja ne ometa koren, pregib, tekst, ilustracije, barkod ili pečat vlasništva. Za mnoge knjige, unutrašnje zadnje korice dobro funkcionišu. Za neke meko povezane knjige, stranica blizu zadnjeg dela može biti bezbednija ako je materijal korica previše tanak ili jako premazan. Za knjige sa zaštitnim omotima, oznaka obično treba da ide unutar same knjige, ne samo na uklonjivi omot, osim ako biblioteka ima posebnu politiku upravljanja omotima. Ako se zaštitni omot izgubi, RFID identitet ne sme nestati sa njim.

Oznaka ne sme biti postavljena preko unutrašnjeg pregiba gde se stranice savijaju. Ne sme premošćavati korice i tekstualni blok. Ne sme stajati preko labavog papira, oštećenih popravki, stare trake ili ostataka slabog lepka. Ne sme prekrivati štampani sadržaj koji je čitaocima potreban. Ne sme biti postavljena tako blizu ivice da se zakači tokom rukovanja. Ovi detalji zvuče sitničavo sve dok neko ne otvori označenu meko povezanu knjigu i ne vidi da se korice odvajaju jer je radnik pritisnuo krutu etiketu na pogrešno mesto.

Koristite male probne projekte da otkrijete rizike slabog poveza

Školska biblioteka u Sijetlu sprovela je mali probni projekat pre označavanja celog fonda. Učenici su intenzivno pozajmljivali knjige iz serijala meko povezanih knjiga, a mnogi tomovi su već imali istrošen povez. Bibliotekar je testirao tri pozicije oznake na trideset knjiga i zamolio učenike pomoćnike da ih koriste nedelju dana. Pozicija koja je na prvi pogled izgledala najčistije izazvala je blago podizanje na nekoliko tankih korica. Najbolja pozicija se pokazala unutar zadnjih korica, ali dalje od korena i dalje od donjeg ugla gde učenici često savijaju knjigu. Probni projekat spasao je biblioteku od ponavljanja istog oštećenja hiljadama puta.

Pre početka označavanja, razvrstajte fond u praktične grupe. Tvrdo povezane knjige, standardne meko povezane knjige, tanke dečje knjige, knjige velikog formata, umetničke knjige, spiralno povezani materijali, popravljane knjige, retke knjige i medijski kompleti mogu zahtevati različita pravila postavljanja. Ne namećite jednu poziciju oznake svakom predmetu. Jedno pravilo je lako naučiti, ali mala tabela odlučivanja je bezbednija. Zaposleni treba da znaju šta da rade kada je knjiga krhka, kada su unutrašnje korice sjajne, kada barkod već zauzima željenu površinu ili kada je povez previše slab za normalan pritisak.

Testirajte jačinu lepka na stvarnim bibliotečkim materijalima

Lepak je važniji nego što mnogi kupci očekuju. Bibliotečka RFID etiketa treba da koristi lepak koji se pouzdano vezuje, ali ne zahteva agresivan pritisak koji može deformisati tanke korice. Veoma jak industrijski lepak može biti nepotreban i rizičan za papirne fondove. Veoma slab lepak može se oljuštiti unutar knjige, zakačiti stranice ili se naborati nakon rukovanja. Pitajte dobavljača RFID oznaka da li je lepak korišćen u bibliotečkim knjigama, da li funkcioniše na papiru i premazanom materijalu i da li uzorci mogu biti testirani na vašim stvarnim materijalima. Dobavljač koji govori samo o memoriji čipa i dometu čitanja možda ne razume brigu o očuvanju knjiga.

Univerzitetski arhiv u Dablinu bio je potreban RFID oznake za malu referentnu zbirku sa otvorenim pristupom policama, ne za svoje retke rukopise. Zbirka je uključivala starije akademske knjige sa suvim papirom i popravljanim povezom. Zaposleni u arhivu odbili su da koriste RFID nalepnicu opšte namene dok nije testirana na oštećenim i popravljanim tomovima. Na kraju su koristili tanku HF RFID bibliotečku etiketu samo na modernim referentnim knjigama u prometu, dok su stariji delikatni predmeti dobili zapise na nivou predmeta i kontrolisano rukovanje od strane zaposlenih bez unutrašnjih oznaka. Projekat je postao selektivniji, ali je zaštitio materijale koji nikada nisu trebali biti tretirani kao obične meko povezane knjige.

Pripremite knjige nežno pre nanošenja etiketa

Čišćenje i priprema treba da budu nežni. Zaposleni mogu biti u iskušenju da brzo obrišu unutrašnje korice pre nanošenja oznaka, ali tečnosti i papir se ne slažu dobro. Za prašnjave knjige koristite suv, mekan pristup primeren politici očuvanja biblioteke. Ne koristite rastvarače ili mokre čistače na papirnom povezu samo da biste poboljšali prijanjanje. Ako su korice prljave, krhke ili nestabilne, odložite predmet za pregled umesto da na silu nanesete etiketu. Sto za označavanje treba da bude čist, suv i bez ostataka lepka, grickalica, kafe i grubog alata. Najjednostavnije pravilo očuvanja je ujedno i najkorisnije: ako knjiga izgleda krhko, zaustavite se i pitajte.

Medicinska biblioteka u Singapuru označila je 5.200 knjiga i priručnika tokom nekoliko vikenda. Rukovodilac projekta napravio je posudu za odbijene knjige koje ne treba odmah označavati. Zaposleni su u tu posudu stavljali oštećene priručnike, labave poveze i neobične formate. Viši bibliotekar ih je kasnije pregledao i odlučio da li da ih popravi, označi na alternativnoj poziciji ili isključi iz RFID označavanja. Ta mala posuda sprečila je požurne radnike da donesu loše odluke kada je linija išla brzo.

Odvojite radni tok označavanja od konverzije podataka

Radni tok treba da odvoji fizičko označavanje od konverzije podataka, čak i ako ista radna stanica obavlja oboje. Tipičan proces može uključivati skeniranje postojećeg barkoda, čitanje ili kodiranje RFID oznake, povezivanje ID oznake sa sistemom za upravljanje bibliotekom, postavljanje oznake, proveru čitanja i označavanje predmeta kao završenog. Tačan redosled zavisi od softvera i tipa oznake, ali svaki predmet zahteva čisto poklapanje između zapisa barkoda i RFID identiteta. Lepo postavljena oznaka je beskorisna ako je povezana sa pogrešnom knjigom.

Za 5.000 knjiga, ugradite provere kvaliteta u proces. Ne čekajte do kraja da otkrijete da je 300 oznaka pogrešno kodirano ili postavljeno na slabu poziciju. Proveravajte svaku seriju. Čitajte oznake istom opremom koja će se koristiti pri izdavanju i na sigurnosnim kapijama. Nasumično pregledajte postavljanje zbog naprezanja papira, mehurića, podizanja ivica ili ometanja korena. Vodite jednostavan dnevnik problema kako bi tim mogao rano da se prilagodi. RFID konverzija je ponavljajući posao, a ponavljanje stvara samopouzdanje sve dok greške ne počnu da se kriju na vidiku.

Regionalna biblioteka u Lisabonu koristila je stanice sa dve osobe tokom svoje RFID konverzije. Jedna osoba je obavljala skeniranje barkoda i potvrdu u softveru. Druga je postavljala RFID etiketu i obavljala završnu proveru čitanja. Svakih pedeset knjiga, tim bi napravio pauzu da pregleda poslednjih nekoliko predmeta. Rano su otkrili da jedan radnik previše jako pritiska etikete u tanke meko povezane knjige. Tim je ispravio naviku pre nego što je postala problem za ceo fond. Zaposleni su kasnije rekli da su pauze u početku izgledale sporo, ali da su uštedele vreme smanjenjem ponovnog rada.

Nanesite RFID etikete bez opterećenja papirnog poveza

Kontrola pritiska je tiha veština. Oznaka treba da se nanese glatko, ali ne sme se trljati tako agresivno da se površina korica ili stranice rastegne. Dobra metoda je pažljivo poravnati oznaku, lagano dodirnuti jednu ivicu, a zatim je izgladiti ka spolja čistim prstima ili mekanim alatom odobrenim za taj materijal. Izbegavajte tvrde strugače, oštre alate ili pritisak noktima. Ako etiketa legne krivo, ne otkidajte je osim ako dobavljač potvrdi da se može bezbedno ukloniti. Uklanjanje RFID etikete sa papira može pocepati vlakna ili ostaviti lepak. Često je bolje odložiti predmet za odluku o očuvanju nego ga napasti usred proizvodnje.

Prilagodite postavljanje za dečje knjige

Dečje knjige zaslužuju posebnu pažnju. Knjige od kartona, tanke slikovnice, popup knjige i stranice sa mnogo ilustracija možda neće dobro prihvatiti standardno postavljanje. Oznake ne smeju prekrivati ilustracije, pokretne delove, pokretne elemente ili površine koje deca često vuku. Za knjige od kartona, debljina i materijal mogu uticati na performanse čitanja. Za slikovnice, oznaka možda treba da stoji tamo gde ne prekida doživljaj čitanja. Biblioteke treba da testiraju dečje predmete odvojeno umesto da pretpostavljaju da će pravila postavljanja za knjige za odrasle funkcionisati.

Dečja biblioteka u Melburnu označila je popularnu sekciju slikovnica i brzo primetila da mališani često hvataju unutrašnje zadnje korice kada nose knjige. Nekoliko oznaka blizu donjeg ugla počelo je da pokazuje habanje ivica. Tim je premestio nove oznake više i bliže zaštićenoj ravnoj površini dalje od prirodne tačke hvatanja. Takođe su koristili RFID etikete sa glađom gornjom površinom. Performanse čitanja ostale su stabilne, a oznake su bile manje izložene malim rukama.

Rukujte knjigama velikog formata i umetničkim knjigama odvojeno

Knjige velikog formata i umetničke knjige donose još jedan set izazova. Njihove stranice mogu biti teške, sjajne ili premazane. Neke se otvaraju ravno, dok druge imaju čvrst povez koji ne treba na silu otvarati. Oznaka postavljena blizu pogrešne ivice može biti opterećena težinom stranice. Za skupe umetničke knjige, biblioteka može radije postaviti oznaku unutar zadnje korica ili na površinu bez slike koju odabere osoblje za konzervaciju. Ne dozvolite da brzina nadjača procenu kod vrednih materijala. Projekat od 5.000 knjiga ipak treba da dozvoli izuzetke.

Biblioteka škole dizajna u Kopenhagenu imala je velike arhitektonske knjige sa sjajnim papirom i širokim dvostranim prikazima. Standardno postavljanje na zadnje korice funkcionisalo je za mnoge, ali neke knjige su imale štampane zaštitne listove i čvrst povez. Biblioteka je napravila posebnu stanicu za materijale velikog formata. Zaposleni su koristili veće podloge za čitanje da provere performanse oznake i postavljali etikete samo na odobrene površine bez slika. Proces je bio sporiji, ali ove knjige su predstavljale veliki deo vrednosti fonda. Tretiranje istih kao standardnih udžbenika bila bi lažna ekonomija.

Proverite RFID čitanje u stvarnim uslovima na policama

Metalne police i gusto slaganje mogu uticati na RFID čitanje, pa postavljanje treba testirati i u realističnim uslovima na policama. Oznaka koja se savršeno čita na stolu može biti teže otkrivena kada su knjige čvrsto zbijene ili kada ručni čitač inventara brzo prolazi duž police. HF bibliotečki RFID je generalno pouzdan za radne tokove na nivou knjige, ali orijentacija oznake, debljina knjige i gustina police i dalje su važni. Pre označavanja svih 5.000 knjiga, testirajte nekoliko sekcija polica sa odabranim postavljanjem oznaka i opremom za čitanje.

Obuka zaposlenih treba da bude jednostavna, ali ne ležerna. Dajte svima isti vodič za postavljanje, fotografije ispravnog i neispravnog označavanja, uputstva za krhke knjige i jasan put za eskalaciju. Novi radnici treba da označe malu probnu seriju pre nego što dotaknu glavni fond. Volonteri mogu pomoći, ali samo ako ih biblioteka pažljivo nadgleda. To nije zato što je posao težak. To je zato što mala ponovljena greška postaje veliki problem kada se pomnoži sa 5.000.

Biblioteka advokatske firme u Torontu koristila je privremene pomoćnike za označavanje pravnih referentnih knjiga. Prvi dan je prošao sporo jer je bibliotekar insistirao na obuci sa probnim tomovima i kontrolnom listom za postavljanje. Do drugog dana, posao je postao stabilan. Jedan pomoćnik je primetio da stariji fascikli sa slobodnim listovima zahtevaju drugačiji pristup i to je prijavio umesto da nagađa. To je spasilo firmu od označavanja uklonjivih delova koji će kasnije biti zamenjeni. Dobra obuka stvorila je bolje odluke za stolom.

Uskladite sigurnosne funkcije sa sistemima bibliotečkog prometa

Sigurnosne funkcije treba planirati imajući u vidu radni tok prometa. Mnoge bibliotečke RFID oznake mogu podržati funkcije identifikacije i protiv krađe, u zavisnosti od sistema. Ako biblioteka koristi RFID kapije, mašine za samostalno izdavanje ili automatske stanice za vraćanje, oznake moraju biti pravilno kodirane i konfigurisane. Nepodudaranje između modela podataka oznake i podešavanja sistema može stvoriti lažne alarme, propuštena izdavanja ili intervenciju zaposlenih na pultu. Zato je važno raditi sa dobavljačem bibliotečkog softvera, dobavljačem RFID hardvera i dobavljačem oznaka pre početka masovne konverzije.

Mala javna biblioteka u Bristolu instalirala je RFID kapije nakon označavanja svojih knjiga. Tokom testiranja, zaposleni su otkrili da nekoliko probnih predmeta izaziva neispravno sigurnosno ponašanje jer podešavanja softvera za konverziju nisu bila usklađena sa sistemom prometa. Same oznake su bile u redu. Postavljanje je bilo u redu. Problem je bila konfiguracija podataka. Pošto je biblioteka uhvatila problem tokom probnog projekta od 100 knjiga, puna konverzija od 5.000 knjiga nastavljena je bez velikog čišćenja kasnije.

Održite dosledan izgled i pouzdan inventar

Za izgled fonda, doslednost je važna. Oznake treba postavljati na predvidiva mesta kako bi zaposleni mogli da ih pronađu kada je potrebno, ali ne smeju činiti da knjiga izgleda nepažljivo. Izbegavajte nabore, iskrivljene etikete, mehuriće vazduha i vidljive ivice koje pozivaju na oljuštenje. Ako oznaka uključuje štampani logotip ili uputstvo, uverite se da je primerena stilu biblioteke. Neke biblioteke preferiraju obične bele etikete. Druge koriste oznake sa tekstom o vlasništvu. Za vredne ili vizuelno osetljive knjige, obična unutrašnja etiketa može biti manje nametljiva.

Efikasnost inventara je jedan od najvećih razloga za korišćenje RFID-a za bibliotečke knjige. Kada su oznake pravilno instalirane, zaposleni mogu koristiti ručne RFID čitače za brže skeniranje polica, identifikaciju pogrešno složenih knjiga, pronalaženje traženih predmeta i proveru sekcija fonda bez dodirivanja svakog korena. Ta korist zavisi od pouzdanog postavljanja oznaka i čistih podataka. Ako su oznake nedosledne ili loše kodirane, inventar postaje još jedna vežba rešavanja problema. Dobar posao označavanja je temelj budućih ušteda vremena zaposlenih.

Služba pokretne biblioteke u Kejptaunu označila je knjige koje su se kretale između kombija, škola i društvenih centara. Knjige su trpele više fizičkog habanja od onih u mirnom ogranku. Tim je testirao prijanjanje oznaka nakon ponovljenog transporta u sanducima i otkrio da je postavljanje blizu ivice veoma važno. Oznake postavljene previše blizu površina koje su se trljale o zidove sanduka starile su brže. Nakon prilagođavanja postavljanja i poboljšanja pakiranja u sanducima, RFID sistem je pomogao zaposlenima da izdaju i primaju knjige na mobilnim rutama sa manje ručnog prebrojavanja.

Zaštite radne tokove barkoda i posebne zbirke

Ne ignorišite koegzistenciju barkoda. Mnoge biblioteke zadržavaju barkodove čak i nakon RFID konverzije jer barkodovi ostaju korisni za rezervnu kopiju, međubibliotečke procese ili staru opremu. RFID oznaka ne sme prekrivati barkod osim ako biblioteka namerno ne zameni radni tok barkoda. Zapis u softveru treba da sačuva vezu između barkoda predmeta i ID-a RFID oznake. Tokom konverzije, zaposleni treba prvo da skeniraju barkod, potvrde naslov na ekranu, a zatim kodiraju ili povežu RFID oznaku. Ako se naslov ne poklapa, zaustavite se. Ta pauza sprečava pogrešne zapise da uđu u sistem.

Retke knjige, materijali lokalne istorije i posebne zbirke treba tretirati sa strožijim pravilima. U mnogim slučajevima, unutrašnje lepljivo RFID označavanje možda uopšte nije prikladno. Nelepljiva futrola, poseban zapis o rukovanju, arhivska oznaka za obeleživanje stranice, RFID oznaka na nivou kutije ili metoda praćenja samo za zaposlene mogu biti bezbedniji. Cilj nije označiti sve po svaku cenu. Cilj je poboljšati rad biblioteke uz poštovanje fizičkog predmeta. Projekat koji ošteti posebne materijale je propao čak i ako RFID softver kaže da je svaki predmet završen.

Soba lokalne istorije u Pragu imala je nekoliko popravljanih tomova sa krhkim papirom i ručno obeleženim beleškama. Biblioteka je želela da oni budu vidljivi u novom RFID sistemu inventara, ali nije želela lepljive etikete unutar knjiga. Zaposleni su koristili RFID oznake na zaštitnim kutijama i povezali kutije sa zapisima o predmetima. Knjige su ostale fizički netaknute, dok su zaposleni i dalje mogli da prate kretanje od skladišta do čitaonice. Taj kompromis zaštitio je materijale i održao bazu podataka korisnom.

Napravite realističan vremenski plan i kontrolnu listu za nabavku

Za projekat od 5.000 knjiga, vremenski plan treba da bude realističan. Obučan tim može označiti mnoge knjige u toku dana, ali kvalitet opada kada se ljudi umore. Bolje je planirati stabilne serije nego forsirati maraton. Održavajte radni prostor udobnim, rotirajte zadatke i pregledajte greške na kraju svake sesije. Ako biblioteka ostane otvorena tokom označavanja, jasno odvojite završene knjige od neoznačenih. Pomešana kolica su čest izvor zabune.

Kontrolna lista za nabavku treba da uključi frekvenciju oznake, standard čipa, potrebe memorije, tip lepka, veličinu etikete, debljinu, performanse čitanja sa bibliotečkom opremom, kompatibilnost sa sistemom za upravljanje bibliotekom, podršku sigurnosnim funkcijama, dostupnost uzoraka i iskustvo dobavljača sa bibliotečkom RFID konverzijom. Kupci treba da zatraže uzorke i testiraju ih na stvarnim knjigama, ne samo na uzorak karticama. Pouzdan dobavljač RFID bibliotečkih oznaka treba da razume papirni povez, ne samo elektroniku.

Zaključak

Označavanje 5.000 bibliotečkih knjiga bez oštećenja papirnog poveza ne znači raditi sporo radi pažnje. To znači učiniti svaku malu radnju ponovljivom, bezbednom i proverljivom. Izaberite prave HF RFID bibliotečke oznake. Testirajte postavljanje pre masovnog rada. Držite oznake dalje od napregnutih zona poveza. Obučite zaposlene sa vizuelnim primerima. Zaštite krhke knjige od požurnih odluka. Proveravajte kodiranje i performanse čitanja u serijama. Poštujte činjenicu da knjige nisu identični predmeti, čak i kada ih baza podataka tretira kao zapise o predmetima.

Kada je posao dobro obavljen, korisnici će jedva primetiti oznake. Primetiće brže izdavanje, lakša vraćanja, manje izgubljenih predmeta i glatkiju uslugu. Zaposleni će primetiti čistiji inventar i manje pretraga polica. Knjige će se i dalje prirodno otvarati, povez neće biti napregnut, a RFID sistem će izgledati kao da pripada biblioteci, a ne kao da je nametnut. To je pravi ishod: tehnologija koja pomaže fondu bez ostavljanja ožiljaka na papiru.