Kako RFID kartice podržavaju bibliotečke sisteme pozajmice

Biblioteke obično ne izgledaju kao složena transakciona okruženja kada se posmatraju spolja. Osoba uđe, pronađe knjigu, odnese je do pulta ili samouslužnog kioska, pozajmi je i izađe. Zvuči mirno, gotovo staromodno. Ali svako ko je upravljao prometnom javnom bibliotekom, univerzitetskom bibliotekom ili mrežom biblioteka sa više ogranaka zna da proces pozajmljivanja može postati iznenađujuće složen. Identifikacija članova, verifikacija naloga, pravila o roku vraćanja, posebne zbirke, samouslužno pozajmljivanje, rezervacije, kazne, obnavljanje, nalozi za decu, privilegije nastavnog osoblja i periodi intenzivnog korišćenja usluga — sve se to spaja u jednoj tački: u trenutku kada knjiga prelazi iz ruke u ruku. Upravo tu RFID kartice počinju da budu važne.

Kratka verzija je jednostavna. RFID kartice podržavaju bibliotečke sisteme pozajmljivanja tako što čine identifikaciju korisnika bržom, pouzdanijom i lakše povezanom sa samouslužnim tokovima rada. Ali taj odgovor je samo površina. U praksi, RFID bibliotečke kartice čine mnogo više od zamene barkod članske karte ili ručne procedure evidentiranja. One pomažu bibliotekama da smanje pritisak na redove čekanja, poboljšaju tačnost pozajmljivanja, podrže mašine za samouslužno pozajmljivanje, povežu više usluga sa jednim akreditivom korisnika i daju osoblju više vremena za posao koji zaista zahteva ljudsku procenu. Drugim rečima, RFID kartice ne samo da ubrzavaju pozajmljivanje. One menjaju način na koji sistem pozajmljivanja doživljavaju i korisnici i bibliotekari.

Ta razlika je važna jer se bibliotečko pozajmljivanje retko svodi samo na premeštanje knjiga preko pulta. Sistem pozajmljivanja je zapravo sistem poverenja. Biblioteka mora da zna ko je korisnik, šta sme da pozajmi, koliko dugo to može da zadrži, da li na nalogu postoje ograničenja i kako da poveže pozajmljeni primerak sa pravom osobom bez stvaranja nepotrebnog trenja. Slab tok pozajmljivanja čini da biblioteka deluje sporo. Jak tok čini da cela ustanova deluje organizovano, čak velikodušno. RFID kartice pomažu jer olakšavaju upravljanje tim procesom poverenja.

Brža identifikacija korisnika na mestu pozajmljivanja

Prvi i najočigledniji način na koji RFID kartice podržavaju bibliotečke sisteme pozajmljivanja jeste ubrzavanje identifikacije korisnika. U tradicionalnom okruženju, član bibliotečkog osoblja možda treba da skenira barkod kartu, ručno pronađe nalog, potvrdi podatke i zatim obradi svaki primerak jedan po jedan. To može da funkcioniše dovoljno dobro pri malom obimu. Ali u prometnoj biblioteci, posebno u vršnim periodima, te dodatne sekunde se brzo sabiraju. RFID kartice smanjuju deo tog trenja jer korisnik može brzo da prinese karticu, nalog se može odmah identifikovati, a proces pozajmljivanja može da počne uz manje fizičkog rukovanja i manje ponovljenog poravnavanja na skeneru.

Opštinska biblioteka u Melburnu to je jasno uočila nakon redizajna usluge. Biblioteka nije smatrala svoj red za pozajmljivanje posebno problematičnim sve dok nije posmatrala šta se dešava tokom poslepodnevnih sati posle škole i subotnjih jutara. Roditelji su čekali sa decom, studenti su nosili gomile knjiga, a osoblje je trošilo previše vremena na ponavljajuće korake identifikacije pre nego što bi uopšte započelo pravi razgovor o pozajmljivanju. Kada je biblioteka uvela RFID članske karte, promena nije bila dramatična na upečatljiv način. Bila je tiša od toga. Red se kretao glatko, pult je delovao mirnije, a osoblje više nije trošilo toliko pažnje na jednostavne probleme sa čitanjem kartica.

Ta mirnoća je važna jer su biblioteke javni prostori, a ne kapije skladišta. Dobar sistem RFID bibliotečkih kartica ne treba da deluje industrijski. Treba da deluje gotovo nevidljivo. Korisnik treba da bude u stanju da se identifikuje jednim jednostavnim pokretom i prirodno pređe u tok pozajmljivanja. To je jedan od razloga zašto se RFID kartice tako dobro uklapaju u bibliotečko okruženje. One uklanjaju male tačke trenja, a da pritom biblioteka ne deluje manje ljudski.

Samouslužno pozajmljivanje i tokovi rada na kioscima

Druga velika prednost je podrška samouslužnom radu. Tu RFID kartice često postaju centralne, a ne samo korisne. Mašina za samouslužno pozajmljivanje funkcioniše dobro samo ako se dve stvari odvijaju glatko: bibliotečki sistem brzo prepoznaje korisnika, a transakcija pozajmljivanja može da se završi bez intervencije osoblja osim ako se pojavi nešto neobično. RFID kartice pomažu u prvom delu, posebno kada interfejs kioska, bibliotečki softver i RFID čitači rade zajedno kao jedan pouzdan tok rada. One omogućavaju korisnicima da se brzo identifikuju na kiosku, što je od suštinske važnosti jer se samouslužni rad raspada onog trenutka kada prvi korak deluje zbunjujuće ili nepouzdano.

Univerzitetska biblioteka u Singapuru to je otkrila kada je uvela stanice za samouslužno pozajmljivanje u svojoj najprometnijoj filijali. Biblioteka je već bila označila primerke, ali je u početku potcenila koliko će identifikacija članova biti važna za samouslužno iskustvo. Studenti su bili voljni sami da skeniraju knjige, ali ako je prijavljivanje u sistem delovalo sporo ili nespretno, vraćali su se na pult sa osobljem. Kada je univerzitet uveo RFID studentske kartice kao deo procesa pozajmljivanja, prihvatanje samouslužnog pozajmljivanja poraslo je mnogo brže. Knjige su već funkcionisale sa RFID etiketama. Korisnici nisu. Članska karta je bila deo koji je nedostajao da ceo samouslužni model deluje potpuno.

Ovo je važna tačka za svaku biblioteku koja razmatra automatizaciju. RFID sistem pozajmljivanja ne odnosi se samo na označavanje knjiga. Odnosi se i na to kako se korisnici identifikuju. Ako je strana transakcije koja se tiče primeraka moderna, ali strana koja se tiče korisnika još uvek deluje nespretno, sistem nikada ne dostigne svoj puni potencijal.

Dosledna pravila pozajmljivanja za različite grupe korisnika

RFID kartice takođe podržavaju bibliotečke sisteme pozajmljivanja tako što olakšavaju doslednu primenu pravila zasnovanih na nalogu. Biblioteke retko tretiraju sve korisnike potpuno isto. Deca mogu imati drugačije limite pozajmljivanja od odraslih. Nastavno osoblje može dobiti duže rokove pozajmljivanja od studenata osnovnih studija. Istraživači mogu pristupati zbirkama koje nisu dostupne standardnim članovima. Privremeni korisnici iz zajednice mogu imati uža prava od punopravnih stanovnika grada. Kada biblioteka koristi RFID kartice čisto povezane sa korisničkim nalozima, te razlike mogu da se obrađuju mnogo prirodnije. Sama kartica ne mora da prikazuje sva pravila. Ona jednostavno tačno identifikuje korisnika kako bi sistem mogao da primeni prava pravila.

Regionalni univerzitet u Španiji poboljšao je pravičnost pozajmljivanja na ovaj način. Pre promene, osoblje na pultu moralo je da se oslanja na kombinaciju vidljivih kategorija kartica i pretraga u sistemu, što je stvaralo povremenu nedoslednost kada usluga postane prometna. Kada su RFID bibliotečke kartice čvršće povezane sa statusom korisničkog naloga, pravila pozajmljivanja postala su predvidivija. Nastavno osoblje, gostujući naučnici, studenti postdiplomskih studija i studenti osnovnih studija mogli su svi da koriste isto samouslužno okruženje, a da pritom dobijaju uslove pozajmljivanja primerene svojoj kategoriji. Biblioteka nije postala stroža na hladan način. Postala je uređenija.

Mreže biblioteka sa više ogranaka i ujedinjeno iskustvo

Taj red pomaže i kod bibliotečkih sistema sa više ogranaka. To je treća velika prednost RFID kartica u sistemima pozajmljivanja. Kada grad, univerzitet ili školska mreža upravlja sa nekoliko bibliotečkih lokacija, doslednost postaje izazov. Korisnici ne žele da uče drugačiji ritam pozajmljivanja svaki put kada uđu u drugi ogranak. Osoblje ne želi da svaki ogranak izmišlja svoje privremeno rešenje za promet pri pozajmljivanju. RFID kartice pomažu da se iskustvo ujedini jer isti akreditiv člana može da identifikuje istog korisnika na svim lokacijama, čak i kada se rasporedi i obrasci zbirki razlikuju.

Mreža okružnih biblioteka na Floridi iskoristila je to da pojednostavi kretanje između susednih ogranaka. Pre nadogradnje, neke lokacije su obrađivale pozajmljivanje glatko od drugih jer su oprema, tokovi rada i obrasci rasporeda osoblja bili nedosledni. Korisnici su često osećali da sistem previše zavisi od zgrade koju slučajno posete. Kada je mreža prešla na bolje integrisan tok rada sa RFID karticama, prepoznavanje naloga postalo je daleko doslednije među ograncima. Knjige su se i dalje razlikovale od mesta do mesta, ali iskustvo pozajmljivanja više nije delovalo kao da je u pitanju druga ustanova na svakom pultu.

Manji pritisak na osoblje tokom pozajmljivanja velikog obima

Još jedna prednost je smanjeno opterećenje rukovanja tokom pozajmljivanja velikog obima. To je posebno važno u školama i na univerzitetima, gde potražnja na početku semestra, ispitni periodi i pozajmljivanje lektire mogu da proizvedu duge nalete koncentrisanog prometa. U tim trenucima, čak i skromna poboljšanja u tome koliko brzo se korisnik prepoznaje mogu da stvore primetno olakšanje i za osoblje i za korisnike. RFID kartice pomažu jer smanjuju trenje pri identifikaciji upravo u trenutku kada je sistem pod najvećim pritiskom.

Velika akademska biblioteka u Kanadi primetila je to tokom nedelja otvaranja semestra. Već je modernizovala delove svog toka rada sa zbirkama, ali je promet na pultu još uvek bio stresan jer je identifikacija studenata ostala sporija nego što je trebalo. Kada je biblioteka čvršće povezala pozajmljivanje sa RFID studentskim karticama, osoblje je otkrilo da može da troši manje vremena na osnovnu mehaniku prepoznavanja naloga i više vremena na pomaganje studentima sa stvarnim bibliotečkim pitanjima. To je jedan od najvrednijih, ali najmanje reklamiranih efekata RFID sistema pozajmljivanja. Oni ne samo da ubrzavaju transakcije. Oni oslobađaju bibliotekare od ponavljajućih radnji kako bi mogli da rade smisleniji posao.

To je važno jer biblioteke nisu samo mašine za pozajmljivanje. Vreme osoblja je ograničeno, i što se više tog vremena apsorbuje jednostavnim ponavljajućim radnjama pozajmljivanja, to manje ostaje za referentnu podršku, nastavu, rad na zbirkama i vođenje korisnika. RFID kartice podržavaju sisteme pozajmljivanja delimično tako što najponavljajuće korake identifikacije udaljavaju od pažnje osoblja. U dobro osmišljenim sistemima, to ne smanjuje ljudsku uslugu. Ono je štiti.

Javna biblioteka u Dablinu naučila je tu lekciju nakon izvesnog unutrašnjeg otpora prema samouslužnom radu i RFID tehnologiji. Nekoliko članova osoblja brinulo je da će brže transakcije učiniti da biblioteka deluje više automatizovano i manje gostoljubivo. Ono što se zapravo dogodilo bilo je gotovo suprotno. Rutinsko pozajmljivanje postalo je lakše, što je osoblju ostavilo više vremena da pomogne starijim korisnicima, podrži sesije digitalne pismenosti i vodi porodice kroz dečje zbirke. RFID kartica nije zamenjivala ljudsku pomoć. Preuzimala je najmanje vredan deo interakcije pri pozajmljivanju.

Manje grešaka u identitetu u evidenciji pozajmljivanja

RFID kartice takođe pomažu da se smanje greške u identitetu u evidenciji pozajmljivanja. Greške pri ručnom unosu retko su dramatične, ali su stalne u prometnim uslužnim sistemima. Pogrešan skeniran barkod, pogrešno ukucan broj člana, pogrešno čuto prezime ili ubrzan trenutak na pultu mogu da povežu pozajmljene primerke sa pogrešnim korisnikom. Biblioteke obično na kraju uhvate većinu tih grešaka, ali čišćenje oduzima vreme i može da naruši poverenje. RFID kartice smanjuju deo tih grešaka tako što sistemu daju direktniji i dosledniji način da identifikuje korisnika.

Okružna biblioteka u