Zašto IT odeljenja skrivaju ravne RFID oznake ispod službenih laptopova

Korporativni laptopovi postali su jedna od najnezgodnijih stavki za praćenje u IT timovima. Skupi su, mobilni, lako se premeštaju između odeljenja i često se dodeljuju ljudima koji rade od kuće, putuju, posećuju lokacije klijenata ili menjaju radne stolove bez da bilo koga obaveste. Server ostaje u raku. Štampač ostaje na spratu. Laptop može biti u rancu, sali za sastanke, taksiju, kutiji za popravku, doking stanici ili nečijoj kuhinji do sutra ujutru. Zato mnoga IT odeljenja tiho prelaze sa štampanih oznaka imovine i barkod nalepnica na ravne RFID oznake za laptopove.

Zanimljivo nije samo to što koriste RFID. Zanimljivo je gde ga postavljaju. Umesto da stave veliku vidljivu etiketu na gornji poklopac, mnogi timovi sakrivaju ravnu RFID oznaku ispod laptopa, obično na donjoj školjci, u udubljenom delu ili na pažljivo odabranom mestu blizu ivice. Nekima van IT-a to može izgledati čudno. Zašto sakriti oznaku? Zašto je ne staviti na očigledno mesto? Odgovor je jednostavan: laptopovi žive u ljudskim rukama, a vidljive etikete se gule, grebaju, prekrivaju, fotografišu, ne vole se ili se tretiraju kao ružna kancelarijska gomila. Niskoprofilna RFID oznaka za imovinu ispod laptopa može da zaštiti zapis o sredstvu bez svakodnevnog sukoba sa korisnikom.

To ne znači da će bilo koja skrivena oznaka funkcionisati. Laptop je teška površina za RFID. Može da sadrži aluminijum, magnezijumsku leguru, karbonska vlakna, baterije, antene, gumene nožice, otvore za toplotu, šrafove i zakrivljene ivice. Obična RFID etiketa može da zakaže kada se postavi direktno na metal. Ravna RFID oznaka dizajnirana za praćenje IT imovine zahteva pravilan inlej, lepak, kodiranje memorije, debljinu i postavljanje. Ako je oznaka sakrivena na pogrešnom mestu, IT tim može da dobije uredan laptop koji se ne može pouzdano očitati.

Zašto vidljive etikete na laptopovima stvaraju otpor

Većina zaposlenih ne mari za praćenje imovine dok to ne dotakne njihov svakodnevni rad. Velika barkod nalepnica na poklopcu laptopa može da deluje nespretno, posebno u advokatskoj kancelariji, konsultantskoj firmi, dizajnerskom studiju ili kancelariji rukovodstva. Ljudi stavljaju lične navlake na laptopove. Prelepljuju nalepnice preko firmenih etiketa. Brišu etikete tokom čišćenja. Neke etikete izblede posle meseci putovanja. U strogom korporativnom okruženju taj vizuelni nered može da stvori iznenađujuće mnogo malih svađa.

Advokatska firma iz Londona prešla je na ravne RFID oznake za laptopove nakon što su partneri izrazili nezadovoljstvo zbog velikih barkod etiketa na gornjim poklopcima premijum laptopova. Stare etikete su izgledale praktično u IT ostavi, ali ne i tokom sastanaka sa klijentima. Neki advokati su počeli da stavljaju navlake preko etiketa imovine, što je onemogućilo barkod skeniranje. IT tim je prešao na tanku on-metal RFID etiketu postavljenu ispod laptopa blizu ujednačenog ugla. Štampani broj imovine ostao je mali i čitljiv za servisne radove, ali glavna provera inventara mogla je da se obavi ručnim RFID čitačem. Laptopovi su izgledali urednije, a tim za reviziju je prestao da juri ljude zbog vidljivih etiketa.

To je jedan od glavnih razloga zašto IT odeljenja sakrivaju RFID oznake ispod korporativnih laptopova. Žele da oznaka obavi svoj posao bez toga da postane problem za izgled.

RFID čini revizije laptopova manje bolnim

Tradicionalne revizije laptopova su spore. Neko hoda okolo sa klipbordom ili barkod skenerom, traži od zaposlenih da okrenu laptopove, proverava serijske brojeve, skenira vidljive etikete i ažurira tabelu ili IT sistem za upravljanje imovinom. U hibridnom radnom okruženju taj proces postaje još teži jer mnogi laptopovi nisu u kancelariji u isto vreme. RFID ne rešava svaki problem rada na daljinu, ali može da ubrza fizičke revizije kada su uređaji u kancelarijama, servisnim sobama, ormarima za skladištenje ili stanicama za vraćanje.

Softverska kompanija u Ostinu nekada je revidirala laptopove dva puta godišnje. IT tim je provodio dane proveravajući radne stolove, ormariće i sale za sastanke. Zaposleni su mrzeli prekide. Kompanija je dodala UHF RFID etikete za laptopove i postavila ih ispod osnove blizu zadnjeg ugla, dalje od otvora za toplotu i gumenih nožica. Kada su zaposleni vraćali uređaje na održavanje ili zamenu, oznaka je automatski očitavana na IT šalteru. Tokom kancelarijskih revizija, ručni čitač mogao je da identifikuje laptopove na stolovima bez podizanja svakog uređaja. Tim je i dalje ručno proveravao izuzetke, ali je normalna revizija postala mnogo brža.

Za kupce koji traže RFID praćenje laptopova, RFID oznake za IT imovinu, UHF RFID etikete za laptopove ili RFID upravljanje imovinom za korporativne uređaje, to je prava korist. RFID smanjuje količinu dodirivanja, okretanja i ručnog skeniranja potrebnog za potvrdu prisutnosti imovine.

Zašto ispod laptopa može biti bolje nego unutar laptopa

Neki ljudi pitaju zašto IT ne instalira RFID unutar kućišta laptopa. U teoriji, unutrašnja oznaka zvuči elegantno. U praksi, može biti problematična. Otvaranje laptopova može da utiče na garanciju, servisne procedure, ugovore o popravci i bezbednost uređaja. Unutrašnje postavljanje takođe može biti blizu metalnog štita, baterija, izvora toplote i bežičnih antena. Oznaka može biti teška za čitanje, a njena kasnija zamena postaje servisni posao, a ne posao oko etikete imovine.

Univerzitet u Torontu testirao je unutrašnje RFID označavanje za istraživačke laptopove visoke vrednosti. Ideja je bila da oznaka bude potpuno nevidljiva. Nakon nekoliko proba, IT tim je odbacio plan. Različiti modeli laptopova imali su različite unutrašnje rasporede, a servisni dobavljač nije želeo neovlašćene oznake unutar uređaja. Tim je izabrao ravnu spoljašnju RFID oznaku na donjoj školjci. Bila je skrivena tokom normalne upotrebe, ali i dalje dostupna za pregled, zamenu i skeniranje. Taj izbor je uštedeo mnogo budućih problema.

Postavljanje ispod laptopa daje IT-u korisnu sredinu. Oznaka nije istaknuta, ali nije ni zakopana unutar uređaja. Može se pregledati ako je potrebno. Može se zameniti ako se laptop obnavlja. Ne zahteva otvaranje kućišta.

Oznaka mora biti dizajnirana za metal ili teške površine

Mnogi korporativni laptopovi koriste metal ili metalne materijale. Obična RFID nalepnica postavljena na aluminijum može da izgubi većinu svojih performansi. Zato IT timovi često zahtevaju ravne on-metal RFID etikete ili niskoprofilne RFID oznake za imovinu specijalno dizajnirane za metalne površine laptopova. Te oznake mogu da sadrže specijalni odstojnik, strukturu antene ili sloj materijala koji omogućava UHF RFID signalu da radi na metalnoj osnovi.

Nemačka farmaceutska kompanija naučila je to na teži način. Naručila je standardne RFID etikete za inventar laptopova jer su etikete dobro radile na kartonskim kutijama i plastičnoj opremi. Nakon što su ih postavili na aluminijumske laptopove, performanse čitanja postale su nepredvidive. Neke etikete čitale su se samo na veoma maloj udaljenosti. Neke se nisu čitale uopšte kada je laptop stajao na metalnim kolicima. Kompanija je prešla na ravne anti-metal RFID oznake i testirala postavljanje na tri modela laptopova pre naručivanja cele serije. Konačna oznaka bila je samo neznatno deblja, ali je pouzdanost čitanja bila dramatično bolja.

To je uobičajena zamka pri kupovini. Kupac vidi „RFID etiketa“ i pretpostavlja da će raditi svuda. Za laptopove tražite oznake testirane na metalu ili površinama prenosnih računara. Testiranje uzoraka nije opciono.

Postavljanje je prava inženjerska odluka

Ispod laptopa ne znači bilo gde ispod laptopa. Dobra lokacija izbegava otvore za toplotu, rupe za šrafove, gumene nožice, zakrivljene ivice, uklonjive panele, etikete za sertifikaciju proizvoda, doking konektore i površine koje se trljaju o stolove ili stalake za laptopove. RFID oznaka takođe treba da bude okrenuta u pravcu iz kojeg će se obično skenirati. Ako IT tim skenira laptopove složene na kolicima, postavljanje oznake može da se razlikuje od tima koji skenira laptopove jedan po jedan na servisnom šalteru.

Banka u Singapuru postavila je RFID etikete za imovinu ispod laptopova kao deo novog projekta IT inventara. Prvo postavljanje je izgledalo uredno, ali je bilo preblizu doking konektora na jednom modelu i blizu vruće izduvne zone na drugom. Nakon tri meseca, neke etikete su pokazale podizanje ivica i loše čitanje. Revidirani standard postavio je oznaku blizu hladnije, ravnije bočne površine, sa jednostavnim crtežom za svaku familiju laptopova. Banka je takođe očistila površinu alkoholom pre postavljanja i dozvolila da se lepak stegne pre izdavanja uređaja. Male promene u procesu učinile su da etikete traju mnogo duže.

Dobro RFID označavanje IT imovine je ponavljajuće po dizajnu. Svaki model laptopa treba da ima definisanu poziciju oznake. Ako tehničari postavljaju oznake gde god nađu mesta, revizije postaju nedosledne, a zamene neuredne.

Skrivene oznake smanjuju slučajno diranje

Vidljiva etiketa imovine privlači pažnju. Većina zaposlenih je nikada neće ukloniti, ali neki će čačkati ivicu, prekriti je ličnom nalepnicom ili pitati može li se ukloniti jer izgleda ružno. Skrivena RFID oznaka na donjoj strani manje je verovatno da će postati svakodnevna smetnja. Takođe se može upariti sa štampom koja otkriva neovlašćeno diranje ili vidljivim serijskim brojem ako kompanija treba i ljudski čitljivu i elektronsku identifikaciju.

Arhitektonska firma u Kopenhagenu koristila je stilske laptopove sa tamnim mat završnim slojem. Dizajneri su stalno prekrivali stare bele etikete imovine navlakama po meri. IT nije želeo svađu oko estetike, pa je prešao na crne niskoprofilne RFID oznake za imovinu ispod laptopova i zadržao mali štampani ID blizu zone šarke. Oznaka je i dalje bila spoljašnja i podložna pregledu, ali se više nije takmičila sa izgledom laptopa. Tokom revizija, IT je mogao da očita RFID oznaku i upari je sa bazom imovine bez traženja od dizajnera da uklone navlake.

Ovo nije o skrivanju praćenja od zaposlenih. Profesionalna kompanija treba da bude transparentna u vezi sa upravljanjem imovinom. Poenta je da se spreči da etiketa imovine postane nešto što korisnici stalno dodiruju, oštećuju ili ne vole.

RFID podržava bržu prijavu i odjavu

Kretanje laptopova nije samo godišnji inventar. IT timovi izdaju laptopove, primaju povrate, šalju uređaje na popravku, premeštaju jedinice između odeljenja, pripremaju mašine za pozajmicu i otpisuju staru imovinu. Ravna RFID oznaka može da pomogne u stvaranju urednijeg lanca čuvanja. Kada laptop napušta skladište, RFID oznaka se može očitati i povezati sa korisnikom. Kada se vrati, ista oznaka potvrđuje uređaj bez oslanjanja samo na štampane serijske brojeve.

Bolnička grupa u Sidneju koristila je RFID oznake za laptopove u svojoj servisnoj sobi za mobilne uređaje. Medicinske sestre, lekari i administrativno osoblje vraćali su laptopove na popravku, čišćenje ili ažuriranje softvera. Pre RFID-a, servisni pult je zapisivao serijske brojeve i ponekad mešao slične uređaje. Nakon dodavanja skrivenih RFID oznaka ispod svakog laptopa, vraćeni uređaji su očitavani na maloj stonoj RFID stanici. Sistem je prikazivao dodeljenog korisnika, status garancije i otvoreni servisni tiket. Oznaka nije zamenila bezbednosne procedure, ali je smanjila administrativne greške na zauzetom šalteru.

Za IT odeljenja sa stotinama ili hiljadama laptopova, ova korist u svakodnevnom radnom toku može biti vrednija od velike godišnje revizije.

Ormari za inventar i lokeri za vraćanje postaju pametniji

Ravne RFID oznake ispod laptopova takođe dobro rade sa pametnim ormarima za skladištenje, lokerima za vraćanje i sobama za imovinu. Kada je oznaka dosledno postavljena, antene ormara mogu da otkriju koji je laptop uskladišten u kojem odeljku ili vraćen na koju policu. To pomaže IT timovima da upravljaju fondovima za pozajmicu, deljenim uređajima i popravljenim jedinicama.

Konsultantska kompanija u Dubaiju izdavala je laptopove za pozajmicu zaposlenima koji putuju. Uređaji su se vraćali u neobično vreme, često preko bezbednog lokera za vraćanje. Kompanija je dodala UHF RFID oznake ispod laptopova i instalirala RFID čitanje unutar sistema lokera. Kada bi konsultant vratio uređaj, loker je zabeležio ID laptopa i ažurirao platformu za upravljanje imovinom. IT je i dalje kasnije proveravao stanje uređaja, ali je vreme vraćanja bilo automatsko. Kompanija je prestala da se raspravlja o tome da li je laptop vraćen pre leta.

Ovakav sistem zavisi od doslednosti postavljanja oznake. Ako je jedna oznaka blizu prednje ivice, a druga blizu sredine, čitanje ormara može da varira. Dobar dobavljač može da pruži smernice za postavljanje, ali IT tim mora da ih sprovodi.

Pitanja privatnosti treba rešavati direktno

RFID na laptopovima može da učini zaposlene nervoznim ako kompanija to loše objasni. Ljudi mogu da zamisle da oznaka prati njihovu lokaciju svuda, što obično nije način na koji pasivne RFID oznake za imovinu funkcionišu. Pasivna UHF RFID oznaka ne emituje sama po sebi. Ona odgovara kada je aktivira čitač. Ipak, kompanija treba da objasni svrhu: inventar imovine, prijavu uređaja, praćenje popravki i sprečavanje gubitaka. Politika takođe treba da definiše ko može da pristupi podacima inventara.

Neprofitna organizacija iz Amsterdama dodala je RFID oznake na laptopove nakon što je nekoliko uređaja nestalo tokom preseljenja kancelarije. Osoblje je u početku brinulo da će se oznake koristiti za praćenje ponašanja pojedinaca. IT menadžer je održao kratak sastanak objašnjavajući da pasivne RFID oznake mogu da čitaju samo firmeni čitači na maloj udaljenosti i da su povezane sa zapisom o sredstvu, a ne sa praćenjem lične produktivnosti. Tim je takođe ažurirao politiku imovine. Kada je svrha bila jasna, otpor je nestao.

Transparentnost je dobra praksa. Fizičko skrivanje oznake zbog trajnosti i estetike razlikuje se od skrivanja programa od zaposlenih.

Ne očekujte da će RFID zameniti bezbednost krajnjih tačaka

Ravna RFID oznaka pomaže u identifikaciji i inventarisanju fizičkog laptopa. Ona ne šifruje hard disk, ne zaključava operativni sistem, ne upravlja daljinskim brisanjem niti sprečava nekoga da se prijavi sa ukradenim akreditivima. RFID praćenje imovine treba da stoji pored upravljanja krajnjim tačkama, MDM-a, šifrovanja diska, kontrole pristupa identitetu i politika vraćanja uređaja. To je jedan sloj u sistemu kontrole imovine.

Proizvodnoj kompaniji u Čikagu ukraden je laptop iz automobila zaposlenog. RFID oznaka je pomogla da se dokaže koja imovina nedostaje i ažurira zapis inventara, ali nije povratila uređaj. Korisne bezbednosne radnje došle su od šifrovanja celog diska, daljinskog zaključavanja i resetovanja akreditiva. Nakon incidenta, kompanija je zadržala program RFID označavanja, ali je prestala da ga opisuje kao bezbednosni lek. To je alat za inventar i lanac čuvanja, a ne alat za sajber odbranu.

Ta razlika je važna za kupce. Pojmovi za pretragu poput RFID bezbednost laptopa mogu da budu obmanjujući. Pravi izraz je bliži RFID praćenju imovine za laptopove ili fizičkom upravljanju IT imovinom.

Baza podataka je važna koliko i oznaka

RFID oznaka je korisna samo ako ukazuje na čiste podatke. Sistem za upravljanje imovinom treba da evidentira RFID EPC ili UID, serijski broj laptopa, model, dodelu korisniku, datum kupovine, garanciju, odeljenje, status i istoriju servisiranja. Ako broj oznake nije pravilno povezan sa zapisom o sredstvu, skeniranje proizvodi samo besmislen kod.

Pariska modna grupa označila je više od 2.000 laptopova širom timova za dizajn, maloprodaju, logistiku i kancelariju. Prvi talas označavanja prošao je glatko, ali je uvoz u bazu imao nedosledne nazive odeljenja i stare dodele korisnika. RFID oznake su radile. Podaci nisu. Projektni tim je pauzirao uvođenje, očistio zapise o imovini i zatim nastavio označavanje. Tokom sledeće revizije, kompanija je mogla da filtrira laptopove po odeljenju, kancelariji, statusu zakupa i rasporedu servisiranja. RFID sistem je postao koristan jer su podaci iza njega postali pouzdani.

Za velika uvođenja, unapred kodirane RFID oznake mogu da uštede vreme, ali datoteka kodiranja mora biti kontrolisana. Štampani broj, RFID vrednost, barkod i zapis u bazi imovine treba da se poklapaju pre nego što se laptop izda.

Šta pitati pre naručivanja RFID oznaka za laptopove

Pre naručivanja ravnih RFID oznaka za korporativne laptopove, IT timovi treba da postave nekoliko praktičnih pitanja. Koji materijali laptopova se koriste u celom fondu? Da li su uređaji uglavnom aluminijum, plastika, magnezijum ili mešani materijali? Da li će oznake čitati ručni čitači, stoni čitači, pametni ormari ili portalni čitači? Koja udaljenost čitanja je zapravo potrebna? Da li će korisnici stavljati laptopove u navlake, doking stanice, metalne ormare ili složena kolica? Da li oznaka treba da ima štampan broj imovine, barkod, QR kod ili logo kompanije? Da li treba da otkriva neovlašćeno diranje? Da li će se laptop brisati hemikalijama za čišćenje? Koliko dugo lepak treba da traje?

Fintek startap u Tel Avivu skoro je naručio najtanje moguće RFID etikete jer su uređaji bili premijum ultrabukovi. Nakon testiranja, tim je otkrio da se ultratanke etikete loše čitaju na metalnoj osnovi. Neznatno deblja on-metal RFID oznaka dala je stabilno čitanje i ostala neprimetna ispod laptopa. Konačni izbor nije bila najlepša oznaka u knjizi uzoraka. Bila je to oznaka koja je radila na stvarnom uređaju.

Tako profesionalni IT timovi donose odluku. Testiraju na stvarnim laptopovima, sa stvarnim čitačima, u stvarnom radnom toku.

Zašto RFID označavanje ispod laptopa postaje normalno

IT odeljenja sakrivaju ravne RFID oznake ispod korporativnih laptopova jer lokacija balansira praktičnost i prihvatanje od strane korisnika. Oznaka ostaje van vida tokom normalne upotrebe, izbegava vizuelni nered velikih etiketa, smanjuje slučajno diranje i i dalje podržava brzo skeniranje, prijavu, odjavu, praćenje popravki i revizije inventara. Kada se koristi prava on-metal RFID oznaka i postavljanje se pravilno testira, donja strana laptopa postaje pametna lokacija, a ne naknadna misao.

Najbolja uvođenja nisu dramatična. Tehničar označava svaki laptop na doslednoj poziciji. RFID vrednost se povezuje sa zapisom o sredstvu. Ručni čitač proverava uređaje tokom kancelarijskih revizija. Čitač na servisnom pultu potvrđuje povrate. Pametni loker beleži vraćanja posle radnog vremena. IT sistem za upravljanje imovinom ostaje uredniji jer je fizičke uređaje lakše identifikovati.

To je tihi razlog zašto se ova praksa širi. Ne traži od zaposlenih da promene način na koji koriste laptop. Ne čini da uređaj izgleda kao magacinska oprema. Daje IT timovima brži način da odgovore na osnovno, ali važno pitanje: gde je ovaj uređaj u vlasništvu kompanije i da li je zapis tačan?

Skrivena ravna RFID oznaka je mala stvar. Ali u korporativnom fondu laptopova, male stvari se brzo sabiraju. Manje ručnih skeniranja, manje izgubljenih etiketa, manje pogrešnih serijskih brojeva, manje nezgodnih prekida tokom revizije i manje uređaja izgubljenih u ostavama mogu da učine da ceo IT proces upravljanja imovinom izgleda manje haotično. Oznaka ispod laptopa nije tamo da bi se divili. Ona je tamo da bi laptop mogao da se pronađe, potvrdi, servisira, vrati i otpiše bez pretvaranja svake provere inventara u detektivski rad.