Pouzdana rack-mount RFID postavka za praćenje laptopova

Laptopovi se lako gube jer ih ljudi, nakon što se naviknu da ih nose, ne doživljavaju kao imovinu. Server ostaje u raku. Štampač ostaje u prostoriji. Laptop se kreće od stola do sale za sastanke, zatim do laboratorijskog stola, potom do kolica za popravke, a onda u nečiji ranac. U školi, fabrici, bolnici, banci, softverskoj kancelariji ili kontrolnoj sobi skladišta to kretanje je normalno. Problem počinje kada niko ne može sa sigurnošću da kaže gde se koji uređaj trenutno nalazi. Tu podešavanje rack-mount RFID čitača može da obavi pravi posao, pod uslovom da je dizajnirano prema tome kako se laptopovi zaista kreću.

Zašto barkodovi ne uspevaju u praćenju laptopova

Mnoge kompanije počinju sa barkod etiketama ili tabelom. To može da funkcioniše u maloj kancelariji gde deset uređaja stoji na deset stolova. Počinje da se raspada kada se stotine ili hiljade laptopova dele, popravljaju, preraspoređuju, revidiraju ili premeštaju između odeljenja. Barkodovi zahtevaju skeniranje u vidnom polju. Neko mora da pronađe etiketu, usmeri skener i seti se da to uradi svaki put. Ljudi su zauzeti. Etikete se ogrebu. Doking stanice prekrivaju oznake imovine. Uređaj se vrati kasno u petak i stoji u ormariću bez evidentiranja. Nakon nekoliko meseci, tabela postaje nagađanje sa kolonama.

Kako funkcioniše rack-mount RFID čitač

RFID praćenje imovine za laptopove je drugačije jer sistem može da identifikuje uređaje bez čistog vizuelnog skeniranja. Sa UHF RFID oznakom na svakom laptopu i fiksnim RFID čitačem instaliranim u raku, ormaru ili na mestu vraćanja, uređaj se može evidentirati kada uđe u kontrolisanu zonu ili je napusti. Rack-mount RFID čitač je posebno koristan jer se uklapa u istu infrastrukturu koju mnoge IT ekipe već koriste. Može da stoji u raku od 19 inča, poveže se sa antenama oko police za preuzimanje ili ormara za skladištenje i šalje zapise softveru za praćenje imovine. Deluje manje kao gadžet, a više kao deo IT prostorije sa opremom.

Podešavanje koje funkcioniše obično počinje jednostavnim pitanjem: gde laptopovi prirodno prolaze kroz usku, kontrolisabnu tačku? Ta tačka može biti IT rak za podršku, bezbedni ormar za punjenje, kavez za pozajmljene laptopove, polica za prijem na popravku ili stanica za vraćanje uređaja. RFID najbolje funkcioniše kada je zona čitanja namerna. Ako su antene razbacane po celoj prostoriji, čitač može da registruje uređaje koji stoje u blizini i stvori zabunu. Ako je zona preslaba, uređaji prolaze bez čitanja. Cilj nije maksimalna udaljenost čitanja. Cilj je predvidivo ponašanje čitanja.

Primeri iz stvarnog sveta

Univerzitet Larkwell

Na Univerzitetu Larkwell, izmišljenom inženjerskom kampusu, IT kancelarija je nekada gubila pozajmljene laptopove tokom ispitne sezone. Studenti su vraćali uređaje različitim članovima osoblja, a neki su odlagani direktno na policu u zadnjoj prostoriji bez evidentiranja. Univerzitet je instalirao rack-mount UHF RFID čitač unutar IT zone za pozajmice i postavio dve near-field antene pored police za vraćanje. Svaki laptop sa oznakom morao je da prođe pored police pre punjenja. U roku od mesec dana, IT tim je prestao da se raspravlja o tome da li je laptop vraćen. Sistem je mogao da pokaže da je uređaj ušao u zonu vraćanja u 18:42 i da je kasnije premešten u ormar za punjenje.

Izbor oznaka je važan

Izbor oznaka je važniji nego što mnogi kupci očekuju. Obična RFID etiketa može loše da funkcioniše na laptopu jer laptopovi sadrže metal, baterije, zaštitu i gustu elektroniku. Za RFID praćenje laptopova, kupci treba da traže on-metal RFID etikete ili fleksibilne anti-metal RFID oznake dizajnirane za IT imovinu. Postavljanje je takođe važno. Oznaka sakrivena ispod laptopa može biti oštećena toplotom i trenjem o sto. Oznaka postavljena previše blizu šarke ili aluminijumske ivice može loše da se čita. Mnoge kompanije postavljaju oznaku na gornji poklopac, blizu ugla, ili na zaštićenu površinu koja ne ometa brendiranje, doking ili servisne etikete. Najbolje postavljanje treba testirati na stvarnim modelima laptopova, a ne odlučivati na osnovu fotografije proizvoda.

Mason Vale Insurance

Mason Vale Insurance, izmišljena kompanija za finansijske usluge, označila je 1.800 laptopova tokom bezbednosne nadogradnje. Prva serija koristila je standardne štampane RFID etikete jer su izgledale uredno i jeftino. Performanse čitanja bile su nedosledne na nekoliko modela sa aluminijumskim kućištem. Kompanija je prešla na tanku on-metal RFID oznaku imovine, prilagodila postavljanje dalje od linije šarke i ponovo testirala zonu čitanja sa naslaganim uređajima. Konačno rešenje je koštalo više po oznaci, ali je izbeglo tihi otkaz koji bi učinio da ceo projekat praćenja izgleda nepouzdano.

Podešavanje rack-mount RFID čitača obično uključuje čitač, antene, RF kablove, napajanje, mrežni pristup, montažni hardver i softversku integraciju. Čitač obavlja ispitivanje oznaka. Antene stvaraju zone čitanja. Softver pretvara čitanja oznaka u korisne događaje, kao što su preuzeto, vraćeno, premešteno na popravku, dodeljeno korisniku ili nedostaje iz ormara. To zvuči osnovno, ali detalji odlučuju da li sistem pomaže ili stvara šum. Na primer, laptop koji stoji na obližnjem stolu ne treba da se računa kao vraćen samo zato što je antena prejaka. Uređaj unutar raka ne treba da se čita iznova i iznova kao novi događaj svakog minuta. Dobar softver filtrira duplikate čitanja i pretvara sirova RFID čitanja u značajan status imovine.

Jedan praktičan dizajn je rack-mount čitač povezan sa antenama unutar bezbednog ormara za laptopove. Svaka polica može se podesiti kao zona čitanja. Kada se laptop stavi na policu A, sistem ga evidentira kao dostupnog. Kada napusti policu, sistem očekuje događaj preuzimanja, dodelu tehničaru ili bezbednosni izuzetak. Drugi dizajn koristi portalni čitač na ulazu u IT ostavu. Laptopovi koji prolaze kroz portal evidentiraju se kao ulaz ili izlaz. Podrška može da koristi pametni otvor za vraćanje gde osoblje ili zaposleni odlažu uređaje nakon privremene pozajmice. Pravi dizajn zavisi od toga da li je glavni problem gubitak, kasno vraćanje, neovlašćeno uklanjanje, praćenje popravki ili tačnost inventara.

Branton Medical Group

U Branton Medical Group, izmišljenoj bolničkoj mreži, zajednički klinički laptopovi kretali su se između odeljenja i IT stanica za čišćenje. Bolnica nije želela glasnu bezbednosnu kapiju na svakom odeljenju. Umesto toga, IT tim je izgradio sistem rack-mount RFID čitača oko stanice za čišćenje i punjenje. Kada se laptop vratio sa odeljenja, prošao je kroz definisanu zonu čitanja, označen je za čišćenje, a zatim premešten na policu spremnih uređaja nakon pregleda. RFID zapis nije zamenio kontrole sajber bezbednosti ili softver za upravljanje uređajima, ali je timu za fizičku imovinu dao čistu evidenciju o nadzoru.

Kupci često pitaju da li im je potreban RFID ako već koriste MDM softver. Upravljanje mobilnim uređajima je korisno, ali ne rešava uvek problem fizičkog inventara. MDM može da pokaže da je laptop upisan, onlajn, šifrovan ili da je poslednji put povezan sa određene mreže. Možda neće reći da li uređaj stoji u ormaru, zaključan u sali za sastanke, na stolu za popravke ili u pogrešnoj zgradi. RFID i MDM ne treba da se bore jedan protiv drugog. Treba da se dopunjuju. RFID prati fizičko kretanje laptopa. MDM upravlja digitalnim stanjem laptopa. Zajedno, daju IT i bezbednosnim timovima bolju sliku.

Dizajniranje kontrolisane zone čitanja

Da bi rack-mount RFID čitač dobro funkcionisao, zona čitanja mora biti oblikovana. To znači da tip antene, ugao antene, snaga čitača, zaštita i softverska pravila zahtevaju pažnju. Near-field antene mogu da pomognu kada je cilj čitanje oznaka samo na polici ili na bliskoj tački vraćanja. Far-field antene mogu da pokriju širi portal ili ulaz u ormar. RF zaštita može da spreči čitanja kroz zidove, preko prolaza ili u susedne police. Snagu čitača treba podesiti niže ako je zona preširoka. Mnogi neuspeli projekti RFID praćenja laptopova nisu uzrokovani lošim oznakama ili lošim čitačima. Uzrokovani su lenjim dizajnom zone čitanja.

Keystone Robotics

Keystone Robotics, izmišljena kompanija za automatizaciju, čuvala je programerske laptopove pored RFID označenih kanti za delove u istoj laboratoriji. Kada su testirali moćan fiksni čitač na punoj snazi, sistem je registrovao oznake laptopova i oznake delova iz područja koja nisu bila deo procesa preuzimanja. Tim je smanjio snagu, prebacio jednu antenu na near-field model, dodao zaštitu oko raka za laptopove i konfigurisao softver da ignoriše klase oznaka koje nisu laptopovi u toj zoni. Nakon toga, događaji čitanja postali su mnogo čistiji. Pouka je bila jednostavna: kontrolisana zona čitanja pobeđuje glasnu zonu čitanja.

Fizički tok rada takođe zahteva pravila koja ljudi mogu da prate. Ako kompanija želi da svaki laptop prođe kroz rack-mount RFID čitač, rak mora da stoji tamo gde ljudi prirodno preuzimaju i vraćaju uređaje. Ako zaposleni moraju da idu do druge zgrade samo da preuzmu laptop, naći će prečice. Ako tehničar može da zaobiđe zonu čitanja dok nosi pet popravljenih uređaja, evidencija inventara će se razići. Dobro podešavanje uključuje vidljive znakove procesa: policu za vraćanje, policu spremnih uređaja, policu za popravke i možda mali ekran koji pokazuje da li je sistem prihvatio uređaj. Što manje ljudi moraju da pamte, to podaci postaju pouzdaniji.

Greenport Logistics

U Greenport Logistics, izmišljenom operateru hladnog lanca, supervizori skladišta koristili su robusne laptopove za raspoređivanje na dokovima i izveštavanje o temperaturi. Uređaji su neprestano nestajali u zonama za punjenje viljuškara i prostorijama za pauzu. IT menadžer nije krivio osoblje; proces je jednostavno bio previše labav. Postavili su rack-mount RFID čitač kod kaveza sa opremom supervizora, koristili on-metal RFID etikete na svakom laptopu i zahtevali da se uređaji vrate u slot za punjenje nakon svake smene. Sistem je slao upozorenje ako se uređaj ne vrati trideset minuta nakon završetka smene. Gubici su opali jer je laptop koji nedostaje primećen isto veče, a ne tokom mesečnog popisa.

Za kancelarijska okruženja, privatnost i poverenje treba pažljivo tretirati. RFID praćenje laptopova se odnosi na imovinu, a ne na špijuniranje ljudi. Obično je najbolje čitati uređaje na kontrolisanim tačkama, a ne pratiti zaposlene gde god da idu. Ako organizacija povezuje RFID događaje sa dodelama korisnicima, politika treba da bude jasna: ko može da vidi podatke, koliko dugo se zapisi čuvaju i za šta se podaci koriste. U mnogim kompanijama, jednostavan zapis o nadzoru nad uređajem je dovoljan. Prekomplikovanje sistema može da stvori otpor. Ljudi su spremniji da prihvate RFID praćenje imovine kada im pomaže da dokažu vraćanje, izbegnu krivicu ili brzo pronađu uređaj.

Rack-mount čitač takođe može da podrži cikluse popravke i obnove. Laptopovi često nestaju tokom popravke jer se kreću između prijema, dijagnostike, čekanja delova, imidžovanja, kontrole kvaliteta i polica za vraćanje u zalihe. Sa RFID zonama u raku za popravke ili blizu njega, svako kretanje može postati lagano ažuriranje statusa. Tehničar ne mora da unosi novu lokaciju svaki put. Zapis o sredstvu se menja kada laptop uđe u ispravnu policu ili zonu stola. To je korisno tokom velikih projekata obnove gde se stari uređaji vraćaju, novi izlaze, a stotine serijskih brojeva se kreću u istoj nedelji.

Orchard Bay School District

Orchard Bay School District, izmišljena grupa za javno obrazovanje, obavila je letnju obnovu laptopova za 6.500 učeničkih uređaja. Pre RFID-a, kolica vraćenih laptopova čekala su u hodnicima, a osoblje je imalo problema da razdvoji oštećene jedinice od spremnih. Okrug je koristio rack-mount RFID čitače na tri prijemne stanice i označio svaki laptop anti-metal RFID etiketom povezanom sa bazom podataka o učeničkoj imovini. Uređaji su automatski označavani kao vraćeni, potrebna popravka ili spremni za imidžovanje u zavisnosti od toga u koju zonu raka su ušli. Obnova je i dalje zahtevala ljudski rad, ali lista imovine je prestala da zaostaje za fizičkom gomilom.

Bezbednosni timovi vole RFID jer može da stvori rana upozorenja, ali ne treba ga prodavati kao magičnu prevenciju krađe. RFID fizički ne sprečava nekoga da odnese laptop osim ako se ne kombinuje sa kontrolom pristupa, zaključanim skladištem, alarmima, kamerama ili bezbednosnim procedurama. Ono što RFID radi dobro jeste smanjenje neizvesnosti. Može da pokaže da je uređaj napustio kontrolisano područje bez preuzimanja. Može da pokaže poslednju poznatu tačku čitanja. Može da upozori osoblje pre nego što laptop koji nedostaje postane izveštaj o incidentu. U nekim industrijama, to brže otkrivanje je dovoljno da promeni ponašanje.

Halden Biotech

U Halden Biotech, izmišljenoj istraživačkoj kompaniji, laptopovi koji se koriste u laboratorijskim sobama sa podacima nisu smeli da napuste bezbedni sprat osim ako nisu obrisani i preraspoređeni. Kompanija je instalirala rack-mount RFID čitače na IT rak za skladištenje i portalnu antenu blizu kontrolisanog izlaza. Kada se laptop sa oznakom kretao ka izlazu bez odgovarajućeg odobrenja za prenos, obezbeđenje je primilo tiho upozorenje. Sistem nije bio dramatičan. Jednostavno je dao timu za imovinu priliku da postavi pitanje pre nego što laptop napusti sprat. To je često najrealističnija vrsta prevencije gubitaka.

Izbegavanje uobičajenih grešaka

Postoji nekoliko grešaka koje kupci treba da izbegnu. Nemojte pretpostavljati da će svaki model laptopa da se čita isto. Nemojte izabrati najmanju oznaku samo zato što izgleda uredno. Nemojte montirati antene pre testiranja naslaganih laptopova, otvorenih laptopova, zatvorenih laptopova i laptopova u futrolama ili torbama. Nemojte dozvoliti da sirovi RFID podaci o čitanju preplave bazu podataka o imovini. Nemojte ignorisati mrežnu bezbednost samog čitača. Rack-mount RFID čitač je deo IT okruženja, tako da treba da se upravlja sa odgovarajućom kontrolom pristupa, ažuriranjima firmvera, segmentacijom mreže gde je potrebno i bezbednom API komunikacijom sa softverom za upravljanje imovinom.

Dobar pilot može biti mali. Označite pedeset laptopova kroz nekoliko modela. Podesite jedan rack-mount čitač, dve ili četiri antene i jedan stvarni tok rada, kao što je preuzimanje pozajmice ili prijem na popravku. Testirajte čitanja tokom normalnog radnog vremena, ne samo u praznoj prostoriji. Pitajte tehničare koji koraci deluju nezgodno. Proverite lažna čitanja sa obližnje imovine. Proverite da li oznake preživljavaju čišćenje, rukovanje i svakodnevno naslagavanje. Vodite pilot dovoljno dugo da vidite kasna vraćanja i rukovanje izuzecima. Cilj nije da dokažete da RFID može da pročita oznaku. To je lako. Cilj je da dokažete da podešavanje poboljšava proces kontrole laptopova bez iritiranja ljudi koji ga koriste.

Fenton Design Studio

Fenton Design Studio, izmišljena arhitektonska firma, sprovela je kompaktan pilot sa samo šezdeset laptopova. Njihov stvarni problem nije bila krađa. Dizajneri su pozajmljivali laptopove visokih performansi za prezentacije klijentima, a uređaji su često vraćani na pogrešan sprat. Firma je instalirala mali rack-mount RFID čitač kod ormara sa opremom i dodala policu za vraćanje blizu recepcije. Nakon tri nedelje, sistem je pokazao da većina kasnih vraćanja dolazi od dva projektna tima kojima je bio potreban sopstveni rezervisani fond laptopova. RFID je rešio problem vidljivosti, ali je menadžerska odluka rešila osnovni uzrok.

Kada sistem raste, izveštavanje postaje vredno. IT timovi mogu da vide koji laptopovi su neiskorišćeni, koji su preopterećeni, koji često kasne i koja odeljenja previše dugo zadržavaju hitne pozajmice. Finansijski timovi mogu da uporede kupljenu imovinu sa fizički verifikovanim inventarom. Bezbednosni timovi mogu da pregledaju neovlašćeno kretanje. Menadžeri podrške mogu da vide uska grla u popravkama. Timovi za nabavku mogu da koriste podatke da kupe pravu količinu laptopova umesto da nagađaju na osnovu pritužbi. Podešavanje rack-mount RFID čitača postaje više od načina da se pronađu uređaji koji nedostaju. Postaje čistiji sloj upravljanja imovinom.

Suština

Najjača podešavanja su dosadna na najbolji način. Laptop je označen pravom on-metal RFID etiketom. ID oznake je povezan sa serijskim brojem, dodelom korisniku, zapisom o garanciji i statusom imovine. Rack-mount RFID čitač je instaliran tamo gde se laptopovi već kreću. Antene su podešene da čitaju samo predviđenu zonu. Softver filtrira duplikate čitanja i stvara jasne događaje. Osoblje zna gde da vrati uređaje. Upozorenja idu pravoj osobi. Izveštaji su dovoljno jednostavni da im se veruje. Ništa od toga nije pompezno, ali funkcioniše.

Prestanite da gubite laptopove ne znači da će svaki uređaj mirovati. Laptopovi treba da se kreću. Zaposlenima su potrebni u salama za sastanke, laboratorijama, učionicama, terenskim kancelarijama, skladištima i kod klijenata. Pravi cilj je kontrolisano kretanje. Podešavanje rack-mount RFID čitača daje tom kretanju pouzdanu kontrolnu tačku. Ono govori organizaciji kada je laptop ušao u skladište, napustio skladište, vratio se sa popravke, prošao kroz bezbedni izlaz ili nije vraćen nakon smene. Kada su oznaka, čitač, antena, softver i tok rada dizajnirani zajedno, praćenje laptopova postaje deo normalne rutine umesto još jedna tabela koju ljudi zaborave da ažuriraju. To je podešavanje koje funkcioniše.