Praktičan vodič za povezivanje stonih RFID čitača sa Excelom

Stoni RFID čitači izgledaju jednostavno dok neko ne zatraži da svakodnevno rade sa Excel-om. Uređaj stoji pored računara, operater prinosi karticu ili oznaku, a ID bi trebalo da se pojavi u tabeli kao magijom. To je san. Stvarni svet je malo neuredniji. Ponekad čitač ukuca podatke u pogrešnu ćeliju. Ponekad Excel primi dodatne znakove. Ponekad se ista oznaka skenira dva puta. Ponekad operater zaboravi da klikne na pravo polje, pa broj oznake završi u nasumičnoj koloni pored beleške o ručku. Ništa od ovoga ne znači da je RFID čitač loš. To obično znači da integracija nikada nije bila osmišljena.

Ovaj vodič je za ljude koji žele praktičan način da povežu stoni RFID čitač sa Excel-om, a da pritom ne pretvore projekat u maraton softverskog inženjerstva. Možda vodite malu radionicu za alat. Možda upravljate karticama zaposlenih, bibliotečkom građom, vrećama za veš, uzorcima, pristupnim karticama, bedževima za događaje, pacijentskim dosijeima ili osnovnim sredstvima. Možda je vaš kupac tražio stoni RFID čitač za Excel, USB RFID čitač, RFID čitač u režimu tastature, unos podataka sa RFID oznake, praćenje inventara u Excel-u ili tabelu za upravljanje RFID imovinom i naišao na previše tehničkih stranica. Dobra vest je da postoji nekoliko načina da to funkcioniše. Važno je izabrati metod koji odgovara vašem radnom procesu, a ne samo najjeftiniji čitač na stranici.

Unos u režimu tastature

Najjednostavniji metod je unos u režimu tastature. RFID čitač u režimu tastature ponaša se kao tastatura. Kada pročita karticu ili oznaku, ukucava ID oznake na poziciju aktivnog kursora. Ako je Excel otvoren i ćelija je izabrana, EPC broj, UID ili serijski broj kartice pojavljuje se u toj ćeliji. Mnogi USB stoni RFID čitači rade na ovaj način. Ovo je popularno jer ne zahteva prilagođeni program, rad na drajverima ili API integraciju. Čitač jednostavno šalje znakove računaru. Za malu kancelariju ili radionicu, to može biti dovoljno.

Primer iz prakse: sportski centar

Sportski centar u zajednici u Bristolu koristio je ovaj pristup za evidentiranje iznajmljene opreme za trening. Osoblje je imalo tabelu sa kolonama za oznaku predmeta, ime člana, datum preuzimanja i status vraćanja. Kupili su USB stoni RFID čitač i podesili ga da dodaje taster Enter nakon svakog skeniranja. Svaki broj oznake upadao je u novi red. Nije bilo otmeno, ali je funkcionisalo jer je proces bio kontrolisan. Čitač je stajao pored jednog laptopa. Tabela je imala zaštićena zaglavlja. Osoblje je prvo skeniralo predmet, a zatim ukucavalo ime člana. Njihov uspeh nije došao od naprednog softvera. Došao je od jednostavnog radnog procesa koji su ljudi mogli da prate.

Režim tastature ima jednu očiglednu slabost: Excel prima podatke samo tamo gde se nalazi kursor. Ako operater klikne na pogrešnu ćeliju, RFID podaci odlaze na pogrešno mesto. Ako je aktivan drugi prozor, ID oznake može biti ukucan u imejl, polje za pretragu ili poruku u četu. Zato stoni RFID čitač za Excel treba tretirati kao stanicu za unos podataka, a ne kao ležeran dodatak. Zaključajte izgled tabele. Koristite jasna imena kolona. Obučite korisnike da skeniraju na jednom mestu. Razmislite o korišćenju provere validnosti podataka ili zaštićenih listova kako ljudi ne bi slučajno pokvarili formule.

Primer iz prakse: stomatološka klinika

Stomatološka klinika u Pertu imala je uredan plan za praćenje sterilisanih poslužavnika sa instrumentima. Svaki poslužavnik nosio je mali HF RFID oznaka, a stoni čitač je bio povezan sa računarom na recepciji. Prva nedelja bila je haotična jer je recepcioner skenirao poslužavnike dok je prelazio između imejla i Excel-a. ID oznaka pojavljivali su se u beleškama o terminima, što je bilo smešno jednom, a zatim dosadno. Klinika je rešila problem tako što je posvetila jeftin tablet računar RFID tabeli i koristila Excel obrazac preko celog ekrana. Čitač se nije promenio. Okruženje je postalo manje ometajuće.

Razumevanje formata brojeva oznaka

Sledeća stvar koju treba razumeti je razlika između formata brojeva oznaka. UHF RFID čitač može da isporuči EPC vrednost. HF ili NFC stoni čitač može da isporuči UID. Neki čitači kartica za kontrolu pristupa isporučuju decimalne brojeve kartica, dok drugi isporučuju heksadecimalne podatke. Excel ne zanima šta broj znači, ali vaš poslovni proces to čini. Ako jedan čitač isporučuje 04A3B27C, a drugi 12596348 za isti kartični sistem, vaša tabela može ih tretirati kao različite identitete. Pre kupovine na veliko, pitajte dobavljača RFID čitača tačno koje podatke čitač šalje i da li se izlazni format može konfigurisati.

Mala hotelska grupa u Valensiji naučila je to tokom revizije kartica za sobe. Tim za održavanje kupio je stoni RFID čitač kartica da bi naveo rezervne sobne kartice u Excel-u. Njihov sistem za zaključavanje vrata prikazivao je jedan format, dok je čitač prikazivao drugi. Niko nije bio u krivu, ali tabela je postala zbunjujuća jer je tim očekivao da se odštampani broj kartice poklapa sa izlazom čitača. Dobavljač je kasnije konfigurisao čitač da isporučuje decimalni format koji koristi hotelski sistem. Projekat je postao jednostavan tek nakon što se format poklopio sa očekivanjima osoblja.

Za osnovni inventar, čitač treba da doda sufiks nakon svakog skeniranja. Taj sufiks može biti Enter, Tab, zarez ili prelom reda. U Excel-u, Enter obično pomera kursor nadole na sledeći red, dok Tab pomera kursor na sledeću kolonu. Pravi izbor zavisi od toga kako je tabela napravljena. Ako je svako skeniranje jedan novi predmet, Enter je zgodan. Ako operater skenira oznaku, a zatim ukucava količinu ili status u sledeću kolonu, Tab može biti bolji. Mnogi jeftini USB RFID čitači dozvoljavaju podešavanja prefiksa i sufiksa preko alata za konfiguraciju ili komandne kartice. Ova sićušna funkcija može uštedeti sate frustracije.

Servisna radionica u Ostinu pratila je uređaje kupaca pomoću samolepljivih UHF RFID etiketa. U početku je njihov čitač lepio svaki ID oznake u istu ćeliju jer nije bio konfigurisan sufiks. Tehničar je morao da pritisne Enter nakon svakog skeniranja, što je usporavalo prijemni pult i stvaralo propuštene unose. Nakon dodavanja automatskog sufiksa Enter, tabela se popunjavala jednim redom po uređaju. Kasnije su promenili sufiks u Tab jer je tehničar želeo da ukuca broj radnog naloga pored svakog skeniranja. Trošak hardvera se nije promenio, ali radni proces se poboljšao jer je izlaz čitača odgovarao ponašanju tabele.

Priprema Excel-a za RFID podatke

Sam Excel zahteva malo pripreme. Nemojte praviti tabelu kao da je beležnica. Napravite je kao jednostavnu bazu podataka. Koristite odvojene kolone za ID oznake, naziv predmeta, kategoriju, status, lokaciju, datum, operatera i beleške. Držite RFID ID oznake u jednoj doslednoj koloni. Nemojte spajati ćelije. Nemojte mešati skenirane podatke sa dekorativnim zaglavljima u istom području. Koristite Excel tabele ako je moguće, jer olakšavaju filtriranje i sortiranje. Za RFID praćenje imovine u Excel-u, čista struktura je važnija od lepog izgleda.

Školska laboratorija za nauku u Dablinu koristila je stone RFID čitače za praćenje mikroskopa i kompleta senzora. Njihov prvobitni list imao je spojene redove naslova, obojene blokove i komentare razbacane svuda. Izgledao je prijateljski, ali skeniranje u njega bilo je rizično. Nastavnik je redizajnirao datoteku u tabelu sa jednom imovinom po redu i odvojenim listom kontrolne table za rezimee. Isti USB RFID čitač odjednom je delovao profesionalnije jer tabela više nije ometala podatke. To je česta lekcija: mnogi RFID problemi u Excel-u su zapravo problemi dizajna tabele.

Rešavanje duplih skeniranja

Dupla skeniranja su još jedan problem. Stoni RFID čitač može više puta pročitati istu oznaku ako oznaka ostane u dometu. Neki čitači imaju ugrađeno kašnjenje za duplikate. Drugi šalju ID svaki put kada se oznaka detektuje. Za Excel, ponovljena čitanja mogu stvoriti neuredne redove. Ako je proces jedan prinos po predmetu, izaberite čitač koji zahteva jasnu akciju skeniranja ili podržava filtriranje duplikata. Ako koristite UHF na stolu, smanjite snagu čitanja kako ne bi čitao oznake koje stoje u blizini. Stoni UHF RFID čitači mogu biti iznenađujuće osetljivi, naročito sa malim predmetima inventara naslaganim blizu jedan drugog.

Dobavljač ambalaže za nakit u Bangkoku koristio je stoni UHF RFID čitač da proveri obeležene uzorke kutija pre otpreme. Čitač je stalno hvatao oznake sa gomile pored radne stanice, a ne samo kutiju koja se skenira. Tabela je izgledala kao da je neko skenirao dvadeset predmeta u tri sekunde. Rešenje nije bilo skupo. Smanjili su snagu čitača, postavili malu označenu zonu za skeniranje na stolu i držali neskenirane kutije u metalnoj posudi daleko od polja antene. Čitač je postao koristan kada je fizički raspored stola podržao skeniranje pojedinačnih predmeta.

Neki korisnici žele više od unosa tastaturom. Žele da Excel automatski zna vreme skeniranja, poveže ID oznake sa nazivom proizvoda, ažurira količinu na zalihama ili prikaže upozorenje ako je oznaka nepoznata. To još uvek možete uraditi sa Excel-om, ali podešavanje postaje više od utikač-i-radi. Jednostavan pristup je skeniranje u jednu kolonu i korišćenje formula kao što su funkcije za pretragu da bi se izvukli nazivi predmeta sa glavne liste. Drugi pristup je korišćenje obrasca za unos podataka ili malog VBA makroa koji hvata skeniranje, dodaje vremensku oznaku, proverava duplikate i upisuje čist red. To može biti moćno, ali treba ga održati dovoljno jednostavnim da tim može da ga održava.

Lokalno skladište dobrotvorne organizacije u Finiksu koristilo je USB RFID čitač za evidentiranje doniranih medicinskih uređaja. Počeli su sa običnim skeniranjem u kolonu A. Ubrzo su želeli da tabela prikazuje tip uređaja, donatora, policu za skladištenje i status pregleda. Volonter je napravio list sa glavnom listom i koristio formule za pretragu tako da je skenirani ID oznake popunjavao povezana polja. Kada se pojavila nepoznata oznaka, tabela je prikazala jasno upozorenje. Skladište u toj fazi nije zahtevalo potpun sistem za upravljanje skladištem. Excel plus disciplinovan RFID radni proces dali su im korisnu kontrolu po veoma niskoj ceni.

Izbor pravog tipa čitača

Za veću pouzdanost, razmislite o tipu čitača. Niskofrekventni stoni čitači, visokofrekventni RFID čitači kartica, NFC čitači i stoni UHF RFID čitači ponašaju se različito. LF i HF čitači se često koriste za pristupne kartice, oznake za životinje, bibliotečke kartice, članske kartice i identifikaciju na blizinu. Obično zahtevaju da se oznaka prinese blizu čitača, što je dobro kada želite namerno skeniranje. Stoni UHF čitači mogu čitati dalje i mogu biti bolji za etikete, predmete inventara, oznake na odeći i oznake za imovinu, ali taj duži domet može izazvati slučajna čitanja. Najbolji čitač nije onaj sa najdužim dometom. To je onaj koji čita predviđenu oznaku i ignoriše sve ostalo.

Soba za uzorke odeće u Istanbulu izabrala je UHF RFID etikete jer je kompanija takođe planirala buduće skeniranje u skladištu. Za prijem u Excel-u za stolom, međutim, prvi stoni UHF čitač imao je previše dometa. Pročitao je tri presavijena paketa uzoraka odjednom. Tim je prešao na manji stoni UHF čitač za blisko polje i dodao jednostavno pravilo za sto: jedan paket odeće na podlozi čitača u jednom trenutku. Sada je ista porodica oznaka radila i za evidentiranje u sobi za uzorke i za kasniju upotrebu u skladištu. Nisu napustili UHF. Izabrali su stil stonog čitača koji odgovara zadatku na blizini.

Ako čitač koristi serijsku komunikaciju umesto režima tastature, podešavanje može zahtevati dodatni softver. Neki RFID čitači se pojavljuju kao virtuelni COM port. Mogu da šalju podatke sa oznake programu, koji zatim upisuje u Excel, CSV datoteku ili bazu podataka. To može biti stabilnije od unosa u režimu tastature jer podaci ne zavise od aktivnog kursora. Takođe omogućava čistije dodavanje vremenskih oznaka i rukovanje greškama. Kompromis je složenost podešavanja. Neko mora da instalira softver, izabere COM port, definiše izlaznu datoteku i rešava probleme sa drajverima. Za mali tim bez tehničke podrške, režim tastature može biti sigurniji. Za rastuću operaciju, serijska ili API integracija može se isplatiti.

Kompanija za iznajmljivanje alata u Kalgariju prešla je sa unosa u režimu tastature na mali program za posredovanje nakon tri meseca. Stari sistem je radio kada jedna osoba polako skenira alat. Nije uspeo kada su dva pulta bila aktivna i osoblje je zaboravilo koja je radna knjiga otvorena. Program za posredovanje slušao je dva stona RFID čitača, dodavao vremenske oznake, identifikovao radnu stanicu i čuvao zapise u deljenu CSV datoteku koju je Excel uvozio svakog sata. To još uvek nije bio veliki preduzećni sistem, ali je uklonio najčešću ljudsku grešku: skeniranje na pogrešno mesto.

Excel ima ograničenja. Odličan je za rane projekte, male baze podataka, revizije i jednostavan rad na prijavi ili odjavi. Nije idealan za inventar velike brzine, kontrolu sukoba više korisnika ili automatizaciju skladišta u realnom vremenu. Ako više ljudi istovremeno uređuje istu datoteku, mogu se pojaviti problemi sa verzijama. Ako lista oznaka naraste na stotine hiljada zapisa, radna knjiga može postati spora. Ako poslovanje zavisi od stroge sledljivosti, dozvola i revizijskih tragova, baza podataka ili sistem za upravljanje inventarom je sigurniji. Excel je dobra početna tačka, ali ne uvek i krajnje odredište.

Regionalni arhiv u Kejptaunu počeo je sa Excel-om za praćenje kutija sa dokumentima. Jedan stoni HF RFID čitač na servisnom pultu bio je dovoljan dve godine. Kasnije su tri odeljenja želela istovremene prijave, a datoteka je počela da proizvodi sukobe verzija. Arhiv je premestio glavne podatke u jednostavnu cloud bazu podataka, dok je i dalje izvozio nedeljne Excel izveštaje za rukovodioce. RFID čitači su ostali, ali Excel se promenio iz sistema u sloj za izveštavanje. To je zdrav put kada mali RFID projekat odraste.

Čišćenje podataka treba planirati od početka. Odlučite da li će ID oznaka biti čuvani sa razmacima, crticama, velikim slovima, malim slovima, EPC prefiksima ili običnim vrednostima. Ako jedan operater skenira 300833B2DDD9014000000001, a drugi uvozi 3008 33B2 DDD9 0140 0000 0001 sa razmacima, Excel ih može tretirati kao različite vrednosti. Koristite dosledno formatiranje. Zadržite vodeće nule ako su važne. Budite oprezni jer Excel može pretvoriti dugačke brojeve u naučnu notaciju. Za mnoge RFID ID oznake, sigurnije je formatirati kolonu ID oznake kao tekst pre skeniranja. Ovaj jedan korak sprečava mnoga ružna iznenađenja.

Medicinski centar za obuku u Mančesteru otkrio je da je Excel skratio dugačke numeričke vrednosti oznaka u naučnu notaciju. Osoblje je mislilo da čitač odseca podatke. Nije. Excel je preformatirao vrednosti. Promenili su kolonu ID oznake u tekst, ponovo skenirali glavne oznake i dodali jednostavno uputstvo u zaglavlje lista. Lekcija je bila jasna: Excel je koristan, ali ponekad pokušava da bude previše pametan sa brojevima.

Bezbednosna razmatranja

Bezbednost je takođe važna. Ako čitate bedževe zaposlenih, pristupne kartice, pacijentske dosijee ili imovinu kupaca, nemojte tabelu tretirati ležerno. Čuvajte samo podatke koji su vam potrebni. Kontrolišite ko može da otvori ili uredi radnu knjigu. Izbegavajte slanje sirovih lista oznaka imejlom po kompaniji. Ako se RFID broj kartice može povezati sa osobom, tabela postaje osetljivi poslovni podatak. Integracija stonog RFID-a može izgledati mala, ali podaci ipak mogu biti važni.

Prostor za kovorking u Berlinu koristio je stoni RFID čitač kartica za dodelu članskih kartica. Njihov prvi Excel list sadržao je puna imena, imejlove, ID kartica, beleške o plaćanju i komentare o grupama za vrata u jednoj datoteci koju je nekoliko radnika na recepciji delilo imejlom. Nakon pregleda privatnosti, podelili su datoteku. List za skeniranje čuvao je samo ID kartice i referencu člana, dok su lični podaci ostali u sistemu za upravljanje. RFID proces je postao čistiji i sigurniji bez otežavanja svakodnevnog rada.

Testiranje pre kupovine

Pre kupovine, testirajte sa stvarnim oznakama. Nemojte pretpostavljati da će bilo koji stoni RFID čitač čitati bilo koju RFID oznaku. Frekvencija mora da se poklapa. Protokol mora da se poklapa. Izlazni format mora da se poklapa. 13.56 MHz HF čitač neće čitati UHF EPC etiketu. Jednostavan NFC čitač možda neće isporučiti blok podataka koji očekujete od MIFARE kartice. UHF čitač može čitati EPC, ali ne i korisničku memoriju osim ako nije konfigurisan. Pošaljite uzorke oznaka dobavljaču čitača ili zatražite video test sa vašim tačnim tipom oznake. Ako je projekat važan, kupite jedan probni čitač pre nego što naručite dvadeset.

Mala fabrika u Poljskoj želela je da skenira i kartice zaposlenih i etikete proizvoda u Excel pomoću jednog čitača. Kartice zaposlenih bile su HF, dok su etikete proizvoda bile UHF. Prvi zahtev za kupovinu jednostavno je glasio stoni RFID čitač za Excel, što je bilo previše nejasno. Nakon kratkog pregleda, kupili su dva jasno označena čitača: jedan HF USB čitač za kartice osoblja i jedan stoni UHF čitač za etikete proizvoda. Radna stanica je izgledala malo manje elegantno, ali proces je prestao da meša dva različita RFID sveta.

Podešavanje otporno na greške

Najbolje podešavanje otporno na greške je dosadno na pravi način. Koristite jedan čitač za jedan jasan zadatak. Stavite ga na jednu fiksnu poziciju. Označite zonu za skeniranje. Formatirajte kolonu oznaka u Excel-u kao tekst. Odlučite o ponašanju sufiksa. Zaštitite formule. Držite glavnu listu. Obučite korisnike da skeniraju jedan predmet u jednom trenutku. Držite rezervne oznake i rezervni kabl. Napišite jednostavan uputni list pored radne stanice. Zatim testirajte proces sa najmanje tehničkom osobom u timu. Ako ta osoba može tačno da skenira deset predmeta bez postavljanja pitanja, bliži ste funkcionalnom sistemu od mnogih skupih pilot projekata.

Povezivanje stonog RFID čitača sa Excel-om ne znači da Excel treba da se pretvara da je potpuna RFID platforma. Radi se o korišćenju RFID-a da se uklone greške pri kucanju, ubrzaju ponovljene provere i stvori čistiji zapis fizičkih predmeta. Kada je proces mali i kontrolisan, Excel je često dovoljan. Kada proces raste, iste lekcije su i dalje važne: čisti podaci sa oznaka, kontrolisani domet čitanja, dosledno formatiranje i radni proces napravljen za ljude. Počnite jednostavno, ali nemojte početi neuredno. Stoni RFID čitač može učiniti da Excel izgleda iznenađujuće korisno, sve dok imate na umu da čitač kuca samo ono što mu proces dozvoljava.