Kako pravilno uporediti RFID ponude različitih dobavljača

Zašto je poređenje RFID ponuda teško

Ako ste već prikupili nekoliko RFID ponuda, verovatno ste primetili nešto što frustrira. Dokumenti često izgledaju kao da govore o istoj vrsti projekta, ali kada ih pažljivo pročitate, oni zapravo ne procenjuju istu stvar. Jedan dobavljač navodi čitače, antene, oznake i softver u urednoj listi koja na prvi pogled izgleda pristupačno. Drugi dolazi sa mnogo višom cenom, ali uključuje terenski pregled, integraciju, podršku u pilot fazi, obuku i podešavanje nakon puštanja u rad. Treći izgleda negde između, ali krije polovinu komercijalnog rizika iza reči kao što su opciono, procenjeno ili biće potvrđeno nakon testiranja. Zato je poređenje RFID ponuda mnogo teže od poređenja običnih cena proizvoda. Ne kupujete jednu stvar. Kupujete sistem, metod uvođenja, nivo rizika i obično određenu količinu buduće muke ili budućeg olakšanja.

To je poenta koju mnogi kupci promaše. Oni porede RFID ponude kao da porede tri identične kutije vijaka od tri dobavljača hardvera. RFID ne funkcioniše tako. Kada ljudi pretražuju fraze poput kako uporediti RFID ponude, poređenje cena RFID dobavljača, razlaganje troškova RFID projekta, pregled ponude RFID sistem integratora ili ukupni trošak vlasništva RFID sistema, ono što zapravo pitaju jeste ovo: kako da utvrdim koja je ponuda zaista jeftinija, koja ponuda samo glumi da je jeftinija i koji dobavljač razume moj projekat dovoljno dobro da ga ponudi iskreno? To je pravi problem nabavke.

Počnite poređenjem obima pre cene

Prvo što treba razumeti jeste da je najniža RFID ponuda često najmanje potpuna ponuda, a ne najkonkurentnija. Jedan trgovac je to naučio na bolan, ali veoma uobičajen način. Poredio je tri predloga za RFID uvođenje na nivou artikla u odabranim prodavnicama. Jedan ponuđač je izgledao gotovo nemoguće privlačno po ceni. Čitači, oznake, ručni uređaji, pristup softveru, sve prisutno, sve niže od ostalih. Zamka je postala očigledna tek kasnije. Jeftiniji dobavljač je pretpostavio da će tačnost označavanja na izvoru već biti stabilna, da će obuka osoblja u prodavnici biti minimalna, da će izmene integracije biti lake i da će podešavanje nakon puštanja u rad jedva biti potrebno. Skuplji ponuđač je obračunao cenu za stvarno prodajno okruženje, neuredne povrate, nedosledno ponašanje u magacinu i varijabilan kvalitet označavanja, kao i podršku uživo nakon puštanja u rad. Trgovac je skoro izabrao nižu cenu i verovatno bi kasnije potrošio više na ispravljanje propusta.

Taj primer dovodi do prvog pravila poređenja RFID ponuda. Nikada prvo ne poredite ukupan broj. Prvo uporedite obim. Ako obime nisu usklađeni, cene su besmislene. Morate pitati šta svaki dobavljač zapravo veruje da isporučuje. Da li nude pilot ili uvođenje. Da li procenjuju samo hardver, ili hardver plus softver plus usluge. Da li uključuju puštanje oznaka u rad, ili pretpostavljaju da se to dešava negde drugde. Da li pokrivaju instalaciju, podešavanje čitača, middleware, konfiguraciju kontrolne table, integraciju sa ERP ili WMS, testiranje, obuku, dokumentaciju i podršku. Ponuda koja izgleda skupo možda je jednostavno jedina koja je iskrena o stvarnom poslu.

Jedna bolnica je to uradila dobro nakon ranog kruga zbunjujućih odgovora dobavljača. Projekat je trebalo da poboljša vidljivost mobilnih uređaja u dve kliničke zgrade. Prvi talas RFID ponuda vratio se potpuno neujednačen. Jedan dobavljač je veoma agresivno obračunao cenu čitača i oznaka, ali je mapiranje kliničkog radnog toka tretirao kao opciono savetovanje. Drugi je uključio pregled hijerarhije imovine, logiku statusa čišćenja, pravila izuzetaka na nivou jedinice i praćenje uživo tokom prvih operativnih nedelja. U početku je finansijski tim mislio da je druga ponuda preterana. Nakon pažljivijeg poređenja, postalo je jasno da je prva ponuda zapravo za mnogo manji projekat nego što je bolnica mislila da kupuje. Pouka je bila jasna. Ako ne normalizujete obim, ne poredite ponude. Poredite pretpostavke.

Koristite istu strukturu poređenja za svakog dobavljača

To dovodi do drugog pravila. Primorajte svaku ponudu dobavljača u istu strukturu poređenja. To zvuči dosadno, ali to je jedan od najpametnijih poteza koje kupac može da napravi. Razbijte projekat na jasne troškovne oblasti i zatražite od svakog dobavljača da ponudi cenu prema istim kategorijama. Hardver. Oznake. Štampači ili alati za kodiranje ako su relevantni. Softver ili middleware. Integracija. Terenski pregled. Instalacija. Testiranje. Obuka. Dokumentacija. Podrška. Zahtevi za izmene. Putni troškovi. Podešavanje nakon puštanja u rad. Jedan operater 3PL je uradio upravo to kada je poredio RFID predloge za magacin. Pre toga, svaka ponuda je izgledala dovoljno različito da onemogući jasnu evaluaciju. Kada je kompanija preoblikovala predloge u zajednički format, dve stvari su se odmah dogodile. Jedan dobavljač koji je izgledao jeftino odjednom je izgledao nepotpuno. Drugi koji je izgledao skupo ispostavilo se da uključuje mnogo usluga koje su ostali tiho ostavljali za kasnije. Standardizovano poređenje pretvara konfuziju u dokaz.

Još jedna stvar koju pametni kupci rano proveravaju jeste gde ponuda koristi nejasan jezik. Reči poput procenjeno, očekivano, pretpostavljeno, privremeno, opciono, podložno validaciji i konačni obim će biti definisan nisu uvek loše. Određena neizvesnost je normalna u RFID projektima. Ali kada je jedna ponuda puna nejasnog komercijalnog jezika, a druga mnogo eksplicitnija, ta razlika je važna. Distributer pića koji je poredio RFID ponude za praćenje povratne imovine otkrio je da jedan dobavljač ponavljano koristi fraze poput broj čitača će biti finalizovan nakon detaljnog pregleda i paket podrške će biti određen nakon završetka pilota. Drugi dobavljač je pružio jasnije granice, objašnjavajući tačno šta je sada uključeno i šta bi kasnije izazvalo dodatni trošak. Drugom dobavljaču je bilo lakše verovati, iako je prvi u početku izgledao jeftinije. Kada poredite ponude RFID dobavljača, jasnoća sama po sebi ima vrednost.

Otkrijte pretpostavke iza svake RFID ponude

Četvrto pravilo je da proučite pretpostavke skrivene unutar ponude, a ne samo navedene stavke. Proizvodna kompanija je to naučila dok je poredila predloge za RFID praćenje rada u toku. Jedan integrator je obračunao cenu projekta na osnovu veoma urednog proizvodnog toka i stabilnog rukovanja policama. Drugi je jasno pretpostavio neuredniju stvarnost sa privremenim odlaganjem, mešovitim redovima WIP-a i izuzecima uživo u procesu. Na papiru, prva ponuda je izgledala vitka i efikasna. U praksi, zavisila je od toga da se fabrika ponaša mnogo urednije nego što je zaista. Kada je projektni tim mapirao pretpostavke svakog dobavljača prema stvarnom pogonu, jeftinija ponuda više nije izgledala jako. Ponuda nije iskrena zato što ima više redova u Excel-u. Iskrena je zato što njene pretpostavke odgovaraju operaciji koju zaista vodite.

To je takođe razlog zašto kupci treba da zatraže od svakog dobavljača da eksplicitno navede pretpostavke. Ne dozvolite im da te pretpostavke zakopaju u fusnotu ili prilog. Naterajte ih da kažu šta veruju o doslednosti pakovanja, označavanju na izvoru, kvalitetu podataka, disciplini procesa, pokrivenosti mreže, ponašanju korisnika, spremnosti lokacije i stabilnosti postojećeg sistema. Jedna bolnička perionica je to uradila dok je poredila predloge za RFID praćenje tekstila. Jedan ponuđač je pretpostavio da će perionica već pružiti dosledno kodiranje odeće i čisto mapiranje računa kupaca. Drugi je pretpostavio da će to zahtevati rad i u skladu s tim obračunao cenu. Prvi dobavljač je izgledao jeftinije samo zato što je verovao uslovu koji nije postojao. Kada su pretpostavke iznete na videlo, brojevi su imali mnogo više smisla.

Procenite cenu oznake prema pouzdanosti u stvarnom svetu

Sledeća oblast koju treba pažljivo uporediti je cena oznake, jer je određivanje cene oznaka jedno od najlakših mesta da se prevarite. Kupci vole da porede cenu po oznaci jer se čini konkretnom, ali jeftina RFID oznaka koja ne uspeva u vašem okruženju nije nimalo jeftina. Kompanija za iznajmljivanje radne odeće koja je poredila ponude za praćenje odeće videla je dramatičnu razliku u ceni kod RFID oznake za veš. Bilo je primamljivo favorizovati niži broj. Ali kada je tim pažljivije pogledao, skuplji dobavljač oznaka je uključio podršku za testiranje izdržljivosti, očekivane performanse ciklusa pranja, smernice za postavljanje i bolju doslednost proizvodnje. Jeftinija opcija je izgledala dobro u obliku uzorka, ali je nudila mnogo manje poverenja u dugoročno ponašanje. Kada je kompanija proširila poređenje izvan cene oznake i pitala koliki će biti stvarni trošak životnog veka odeće pod obe opcije, skuplji dobavljač je postao bolji komercijalni izbor.

To se primenjuje i u drugim okruženjima. Dobavljač iz automobilske industrije koji je poredio ponude za On-Metal RFID oznake za čelične povratne kontejnere primetio je da jedan dobavljač nudi oznake po privlačnoj ceni, ali je metod pričvršćivanja, otpornost na udarce i performanse izlaganja spoljašnjim uslovima ostavio uglavnom nedefinisanim. Drugi je ponudio višu cenu, ali je uključio robusniju konstrukciju i specifične preporuke za montažu zasnovane na uslovima rukovanja na lokaciji. Kupac je na kraju shvatio da ne poredi dve oznake. Poredio je dva nivoa terenskog rizika. Tako treba raditi poređenje troškova RFID-a. Ne gledanjem samo u broj jedinice, već pitanjem šta taj broj kupuje u stvarnoj operativnoj pouzdanosti.

Pažljivo pregledajte troškove softvera, integracije i podrške

Određivanje cena softvera i middleware-a zahteva istu vrstu skepticizma. Neki dobavljači grupišu softver na načine koji čine ponudu jednostavnijom nego što zaista jeste. Drugi razdvajaju naknade za platformu, logiku obrade događaja, module za izveštavanje, pristup API-ju, korisničke licence i održavanje u razbacane odeljke koji kriju ukupan trošak softvera. Trgovac koji je poredio RFID rešenja za prodavnice otkrio je da jedna privlačna ponuda uključuje „platformu", ali isključuje neke od operativnih izveštaja koji su poslovanju zapravo potrebni za vođenje popisa i istraživanje izuzetaka. Druga ponuda je izgledala skuplje, ali je uključivala kontrolne table, pravila događaja i alate za podršku koje bi operacije prodavnice zaista koristile. Opet, niži broj nije bio zaista niži. Bio je samo manje potpun. Kada pregledate troškove softvera, pravo pitanje nikada nije „Da li postoji softver?" Pravo pitanje je „Da li ponuđeni softver pokriva stvarne odluke koje naši timovi treba da donesu?"

Integracija je još jedna oblast u kojoj poređenje ponuda često ide veoma pogrešno. Mnogi dobavljači kažu da je integracija uključena, ali ta reč može sakriti ogromne varijacije. Da li uključeno znači jednostavan izvoz podataka. Da li znači punu integraciju sa ERP, WMS, MES ili bolničkim sistemom imovine. Da li pokriva testiranje. Da li uključuje samo jedan radni tok. Da li uključuje samo standardni šablon dobavljača i ostavlja svu prilagodbu za kasnije naloge za izmene. Jedan proizvođač hrane koji je poredio RFID predloge za praćenje sledljivosti na nivou serije brzo je otkrio da su sva tri dobavljača rekla da je integracija uključena, a mislila tri potpuno različite stvari. Jedan je značio osnovnu razmenu podataka o događajima. Jedan je značio ažuriranja na nivou statusa u ERP. Jedan je značio punu logiku radnog toka oko odlaganja, zadržavanja i puštanja pošiljki. Dok te razlike nisu postale eksplicitne, poređenje cena je bilo gotovo beskorisno.

Pametan kupac takođe treba da uporedi modele podrške, jer podrška nakon puštanja u rad često čini razliku između uvođenja koje se stabilizuje i onog koje polako gubi poverenje. Jedan operater kampa koji je procenjivao RFID kontrolu pristupa vozilima i imovini dobio je ponudu koja se u suštini završavala instalacijom, plus usku garanciju. Druga je uključivala podešavanje uživo, definisan odgovor podrške, periodični pregled performansi i pomoć u ranoj analizi izuzetaka. Druga ponuda je koštala više, ali je terenski tim razumeo da se okruženja uživo menjaju kada stignu stvarni korisnici. Ta podrška nije bila luksuz. Bila je deo toga da sistem funkcioniše. Ako poredite samo trošak nabavke i ignorišete trošak stabilizacije, možete vrlo brzo izabrati pogrešnog dobavljača.

Procenite ukupan trošak vlasništva

To dovodi do još jedne važne tačke. Kada poredite RFID ponude, pokušajte da procenite ukupan trošak vlasništva, a ne samo ulazni trošak projekta. Ukupan trošak uključuje oznake, hardver, softver, integraciju, podršku, rezervne delove, napor ponovnog označavanja, osvežavanje obuke korisnika, podešavanje sistema i ponekad buduće troškove skaliranja. Brend luksuzne robe jednom je poredio ponude za RFID podršku autentifikaciji i u početku se priklonio dobavljaču niže cene. Zatim je tim modelirao šta bi se dogodilo ako se uvođenje kasnije proširi na popravke, autentifikaciju preprodaje i regionalno rukovanje povratima. Opcija niže cene postala je daleko manje privlačna jer bi softver i struktura podrške zahtevali skupe dodatke. Skuplja početna ponuda nudila je bolji dugoročni ekonomski oblik. Poređenja RFID dobavljača često postaju jasnija kada se vremenski horizont produži.

Takođe treba da uporedite šta ponuda ne uključuje. Tu iskusni kupci uhvate mnogo skrivenog rizika. Jedan pružalac zdravstvenih usluga pregledao je nekoliko ponuda za praćenje opreme i posteljine i otkrio da neki dobavljači isključuju upravljanje projektom, migraciju podataka, podršku za prihvatanje od strane korisnika, podešavanje infrastrukture i obuku internih šampiona. Ti propusti nisu uvek bili očigledni na prvi pogled jer su osnovne tehničke stavke još bile tu. Ali kada je bolnica navela nedostajuće delove jedan pored drugog, postalo je jasno da neke ponude ostavljaju klijentu da apsorbuje operativni rad koji je dobavljač trebalo da podeli. Nepotpuna ponuda je često samo odložena faktura.

Još jedna korisna tehnika je da klasifikujete svaku stavku u ponudi kao fiksnu, varijabilnu ili rizičnu. Fiksno znači da znate šta kupujete. Varijabilno znači da trošak može da se kreće, ali unutar razumljivih granica. Rizično znači da je dobavljač ostavio značajnu neizvesnost nerešenom. Jedna logistička kompanija koristila je ovaj metod kada je poredila RFID ponude za distributivni centar. Hardver čitača i kodirane zalihe etiketa bile su prilično fiksne. Neki elementi integracije bili su varijabilni. Broj čitača u jednoj zagušenoj zoni bio je rizičan jer su dobavljači jasno trebali testiranje uživo da finalizuju dizajn. Ta kategorizacija pomogla je kupcu da izbegne lažno poređenje u kojem se rizične stavke tretiraju kao potvrđeni obim. Takođe je poboljšala internu komunikaciju sa finansijama, jer je tim mogao da objasni ne samo cenu, već i oblik rizika svakog predloga.

Uporedite kredibilitet dobavljača i odgovornost za isporuku

Relevantnost referenci takođe treba da utiče na poređenje ponuda. Uobičajeno je da kupci ocenjuju reference odvojeno od cene, ali u RFID-u često ima više smisla pitati da li je ponuđeni pristup dobavljača već funkcionisao u okruženju poput vašeg. Operater perionice koji je poredio dva slična predloga na kraju se priklonio onom povezanom sa referencama u komercijalnom praćenju tekstila, a ne onom povezanom uglavnom sa generičkim projektima vidljivosti imovine. Cene nisu bile radikalno različite. Odluka se zasnivala na kredibilitetu. Kada je jedan dobavljač rešio veoma sličan problem, a drugi nije, to menja način na koji treba tumačiti samu ponudu.

Još jedno suptilno, ali važno pitanje je ko zapravo isporučuje posao iza ponude. Neke firme nude privlačno, a zatim podugovaraju kritične delove. To nije uvek problem, ali morate to znati. Jedan operater magacina saznao je nakon dodele ugovora da se dobavljač kojeg je izabrao za RFID pilot u velikoj meri oslanja na spoljne specijaliste za podešavanje middleware-a i neke infrastrukturne radove. Konačni rezultat je bio prihvatljiv, ali komunikacija je postala sporija, a odgovornost mutnija nego što se očekivalo. Ako vaša ponuda uključuje više strana, pitajte ko poseduje svaki deo, ko je odgovoran za integraciju, ko se bavi terenskim podešavanjem i ko nosi odgovornost ako rane performanse zakažu. To je posebno važno kada poredite veće integratore sa manjim specijalizovanim RFID firmama.

Jedan trgovac je koristio veoma pametan metod bodovanja kada je pregledao RFID ponude različitih dobavljača. Umesto da pretpostavi da se odluka može doneti jednom ponderisanom tabelom, tim je podelio poređenje na četiri komercijalna pitanja. Koja ponuda najdirektnije rešava stvarni poslovni problem. Koja ponuda nosi najmanji rizik skrivenog obima. Koja ponuda daje najbolji put ka kasnijem skaliranju. Koja ponuda je najkredibilnija u stvarnim operacijama. Tek nakon odgovora na ta pitanja uporedili su konačnu komercijalnu vrednost. Taj proces ih je sprečio da izaberu najlepši dokument ili najnižu ulaznu cenu. U RFID-u, te dve su često najopasnije opcije.

Proverite cene pilota i uslove naloga za izmene

Cena pilota je još jedna oblast koju vredi pažljivo razmotriti. Neki dobavljači drže trošak pilota niskim i čine trošak uvođenja netransparentnim. Drugi realnije određuju cenu pilota jer žele iskreno da testiraju okruženje. Kompanija za pića skoro je izabrala veoma jeftinu ponudu za pilot za praćenje povratne imovine dok nije shvatila da je dobavljač toliko loše ograničio fazu dokaza da bi rezultat verovatno bio besmislen. Skuplji predlog pilota uključivao je bolje uslove testiranja, jasnije metrike i realističnije mapiranje okruženja. Bio je to bolji komercijalni izbor jer je imao bolje šanse da proizvede koristan odgovor. Jeftin pilot koji ništa ne dokazuje nije jeftin.

Takođe vredi uporediti kako svaki dobavljač tretira naloge za izmene. To nije glamurozno, ali je veoma važno. RFID projekti često nailaze na stvarna prilagođavanja nakon terenskog testiranja. Pakovanje se razlikuje. Postavljanje čitača se pomera. Radni tokovi izuzetaka zahtevaju reviziju. Ako dobavljač koristi veoma nisku ulaznu ponudu i veoma agresivnu strukturu naloga za izmene, komercijalna slika može brzo da se pogorša. Proizvođač koji je poredio ponude za RFID praćenje polica napravio je ovu grešku rano u pregovorima. Glavni broj jednog dobavljača izgledao je fantastično dok pravni i isporučni timovi nisu pregledali jezik izmena. Gotovo svako terensko prilagođavanje izgledalo je naplativo. Drugi dobavljač je imao višu početnu cenu, ali realističniji pristup zajedničkom podešavanju. Drugi predlog je na kraju bio komercijalno sigurniji jer je prvi bio napravljen da pobedi na papiru i kasnije povrati maržu.

Kada poredite ponude, takođe treba da tražite operativnu empatiju. To zvuči meko, ali se pokazuje na čvrste načine. Da li dobavljač nudi cenu na način koji odražava vaš stvarni radni tok, ili se čini kao da je kopiran iz druge industrije? Jedan tim muzeja koji je gledao RFID praćenje kretanja primetio je da neki predlozi još uvek čitaju kao magacinski dokumenti sa ubačenim muzejskim rečima. Drugi dobavljač je ponudio cenu za rukovanje sanducima, privremeno postavljanje izložbi, kretanje kućišta predmeta i kontrolisane prelaze skladištenja na način koji je jasno odražavao stvarno okruženje institucije. Ta razlika je uticala ne samo na poverenje, već i na kvalitet same komercijalne ponude. Dobavljač koji razume vaš radni tok obično inteligentnije određuje cenu.

Izaberite ponudu koja najbolje odgovara stvarnom projektu

Na kraju krajeva, poređenje RFID ponuda različitih dobavljača je daleko više od poređanja ukupne cene. Radi se o normalizaciji obima, otkrivanju pretpostavki, proveri skrivenih isključenja, proceni podrške, tumačenju cene oznaka i softvera u stvarnom kontekstu, razumevanju dubine integracije i proceni koji je predlog najčestitiji u pogledu rizika. Prava ponuda nije uvek najniža ili najduža. To je ona koja najbolje odgovara poslovnom problemu, operativnom okruženju i nivou podrške koji će vaš tim zaista trebati.

Kompanije koje dobro upoređuju RFID ponude obično rade jednu stvar bolje od svih ostalih. One ne dozvoljavaju dobavljačima da umesto njih definišu poređenje. One uspostavljaju strukturu, zahtevaju pretpostavke, normalizuju kategorije i vraćaju komercijalni razgovor nazad ka operativnoj istini. Kada to uradite, slabe ponude postaju lakše uočljive, preuveličana obećanja postaju lakša za dovođenje u pitanje, a dobavljača koji najbolje odgovara postaje mnogo lakše prepoznati. U RFID-u ta disciplina može da uštedi veliku količinu novca i još veću količinu kajanja.