Označavanje laptopova: sprečite odlepljivanje inventarskih oznaka

Neobična stvar kod oznaka imovine za laptopove jeste to što ih većina kompanija tretira kao sićušnu naknadnu misao sve dok ne počinju da otpadaju. Tada iznenada problem postaje skup. Uređaji nestaju iz inventara. Timovi korisničke podrške gube vreme na ručnu proveru serijskih brojeva. Finansije gube poverenje u evidenciju osnovnih sredstava. Revizori počinju da pitaju zašto laptop dodeljen jednom zaposlenom fizički stoji na drugom spratu bez čitljive identifikacije. U tom trenutku, oznaka koja je izgledala kao detalj od deset centi pretvara se u problem procesa, problem bezbednosti, a ponekad i problem usklađenosti.

Ako dovoljno dugo upravljate IT imovinom, isti obrazac vidite iznova i iznova. Preduzeće kupi seriju laptopova, odštampa osnovne etikete, zalepi ih gde god ima mesta i pretpostavi da je posao završen. Nekoliko meseci kasnije, ivice se uvijaju. Sredstva za čišćenje zamućuju štampu. Toplota od svakodnevnog punjenja omekšava lepak. Korisnici čačkaju ugao tokom sastanaka, a da to uopšte ne primećuju. Zatim neko odlepi jednu jer izgleda staro, ružno ili dosadno. Oznaka je nestala, ali uređaj je još tri godine u upotrebi.

Zato pravo pitanje nije da li vaša organizacija koristi oznake imovine. Gotovo svi ih koriste. Pravo pitanje je da li koristite prave RFID oznake za laptopove, sa pravom konstrukcijom, na pravom mestu, za način na koji se laptopovi zaista koriste.

Mnogi kupci pretražuju pojmove kao što su oznake za imovinu laptopova, izdržljive etikete imovine za laptopove, etikete imovine zaštićene od neovlašćenog uklanjanja, etikete za upravljanje IT imovinom, barkod etikete imovine, etikete za RFID praćenje imovine i bezbednosne etikete za elektronsku opremu. Te ključne reči su važne jer odražavaju stvarnu operativnu bol. Ljudi ih ne pretražuju iz zabave. Pretražuju ih jer etikete neprestano otkazuju na terenu.

Prva istina: površine laptopova je teže obeležiti nego što izgledaju

Metalni poklopac deluje glatko, ali eloksirani aluminijum se ponaša drugačije od farbane magnezijumske legure, teksturirane plastike, gumirane obloge ili mešavina recikliranih polimera. Neki laptopovi se zagrevaju više pri dnu kućišta. Neki se agresivno čiste u korporativnim okruženjima. Neki se dva puta dnevno guraju u rance, grebe po stolovima, slažu na doking stanice i brišu alkoholom. Ako vaš dobavljač etiketa govori samo o jačini lepka u laboratoriji, a ne kaže ništa o svakodnevnom habanju, kožnom maslu, toplotnim ciklusima ili izloženosti čišćenju, to je već crvena zastavica.

Regionalna računovodstvena firma u Denveru to je naučila na teži način. Njihov tim za nabavku naručio je hiljade jeftinih barkod etiketa imovine jer su uzorci dobro izgledali na listu. Šest meseci kasnije, etikete na laptopovima finansijskog tima bile su još čitljive, ali one koje su koristili revizori na terenu počele su da se odlepljuju na uglovima. Razlika nije bila u modelu laptopa. Bila je u načinu na koji se uređaji koriste. Putne torbe, aerodromske korpe, ivice hotelskih stolova i stalno dokovanje stvorili su nivo trenja koji prvobitni test nikada nije uzeo u obzir. Na kraju su ponovo obeležili skoro polovinu flote tokom sezone poreza, što je bilo oko najgore moguće vreme za to.

Druga istina: prestanite da pretpostavljate da jedna generička etiketa odgovara svakom laptopu

Obično ne odgovara. Standardni kancelarijski uređaji koje koriste zaposleni u kancelariji imaju jedan profil rizika. Deljeni laptopovi u učionicama imaju drugi. Laptopovi za terenske usluge koji se koriste na gradilištima ili prilikom inspekcija komunalnih usluga su potpuno druga priča. Uređaji za rukovodioce mogu zahtevati diskretne oznake imovine koje ipak podržavaju revizorsku kontrolu, a da hardver ne izgleda jeftino. Školski laptopovi prolaze kroz grubo rukovanje i stalno čišćenje. Laptopovi u zdravstvu mogu se svakodnevno suočavati sa dezinfekcionim sredstvima. Jedna veličina zvuči efikasno dok ne obračunate cenu otkaza.

Jedan državni koledž u Arizoni otkrio je to tokom obnove uređaja. Njihove administrativne kancelarije i pultovi za izdavanje u biblioteci imali su malo otkaza etiketa. Laptopovi za pozajmljivanje studentima bili su haos. Studenti su ih nosili bez futrola, slagali ih, stavljali na stolove u kafeteriji i ponekad pokušavali da uklone etikete samo zato što su izgledale istrošeno. Koledž je prešao na etikete imovine zaštićene od neovlašćenog uklanjanja sa zaštitnijim gornjim slojem za studentski fond, dok je za kancelarijske jedinice zadržao uredniju korporativnu etiketu imovine. Ta jednostavna podela smanjila je zahteve za ponovnim obeležavanjem dovoljno da je rukovodilac IT imovine počeo da tretira specifikaciju etikete kao deo raspoređivanja hardvera, a ne kao naknadnu misao pri prijemu.

Treća istina: položaj je važan koliko i materijal

Dobra etiketa na pogrešnom mestu ipak otkazuje. Ako etiketu postavite na ivicu osnove laptopa gde je prsti stalno trljaju, nemojte se iznenaditi kada počne da se odlepljuje. Ako je stavite preko provetrenog područja, zakrivljene ivice, udubljenja za gumenu nožicu ili jako teksturirane obloge, tražite od lepka previše. Ako je postavite negde gde je korisnici vide ceo dan i gde im smeta, neki će je odlepiti samo da uređaj izgleda urednije.

Softverska kompanija u Singapuru postavila je sve svoje barkod etikete imovine na područje naslona za dlanove jer je korisnička podrška želela brzu vidljivost. Korisnici su to mrzeli. Etikete su se brzo istrošile od kontakta sa zglobom, a nekoliko zaposlenih ih je tiho uklonilo. Kompanija je sledeću seriju premestila na donju stranu blizu zone šarke, gde je habanje bilo manje, ali je skeniranje i dalje bilo praktično tokom prijema na servis. Stope otkaza su odmah pale. Nije bila magija. Samo bolji položaj.

Problem odlepljivanja: zašto etikete otkazuju

A sada hajde da razgovaramo o odlepljivanju, jer tu obično počinje frustracija. Kada ljudi kažu da se oznaka imovine laptopa odlepila, često opisuju samo trenutak otkaza, a ne razlog. Etikete retko otkazuju odjednom. Proces obično počinje podizanjem jednog ugla. Taj otvor pušta prašinu, vlakna, ulje ili tečnost za čišćenje. Zatim se veza dodatno slabi. Zatim korisnik primeti podignutu ivicu i čačka je. Od tog trenutka, etiketa je gotova.

Pravna firma u Torontu stalno je krivila zaposlene da uklanjaju etikete, sve dok jedan tehničar nije počeo da fotografiše vraćene uređaje. Fotografije su pokazale da je većina otkazalih etiketa bila postavljena preko blago udubljene teksture blizu šava donjeg kućišta. Kada se jedna ivica podigla, etikete je bilo lako otkinuti noktom. Korisnici nisu bili nevini, ali ni oni nisu bili osnovni uzrok. Osnovni uzrok je bio položaj etikete koji je izazivao podizanje.

Tu i etikete zaštićene od neovlašćenog uklanjanja postaju važne. Neki kupci oklevaju jer misle da etikete imovine zaštićene od neovlašćenog uklanjanja izgledaju previše strogo ili industrijski. U stvarnosti, one mogu biti upravo ono što je potrebno flotama laptopova, posebno u deljenim okruženjima, školama, raspoređivanjima u kovorking prostorima ili kompanijama sa čestom smenom izvođača. Cilj nije da etiketa bude nerazrušiva. Cilj je da neovlašćeno uklanjanje bude očigledno i nezgodno. Razrušiva vinil etiketa, šahovski uzorak praznine ili bezbednosna struktura sa rezom mogu obeshrabriti povremenno odlepljivanje i očuvati integritet vašeg procesa kontrole imovine.

Bolnička grupa u Melburnu godinama je koristila obične poliesterske etikete na laptopovima na sestrinskim stanicama. Etikete su se prilično dobro držale, ali uređaji su često preraspoređivani bez odgovarajuće prijave, a ponekad su etikete potpuno nestajale nakon krugova dubokog čišćenja. Kada je bolnica usvojila bezbednosne etikete zaštićene od neovlašćenog uklanjanja sa čitljivim barkodom i ljudima čitljivim ID-om imovine, glavna korist nije bila veća jačina lepka. Bila je odgovornost. Kada je uklanjanje ostavljalo jasan trag, uređaji su prestali tiho da lutaju između odeljenja.

Ipak, zaštita od neovlašćenog uklanjanja nije lek za lošu primenu. Ako vaš tim za raspoređivanje postavlja etikete na prašnjave površine, hladne površine, uljane površine ili tek raspakovane laptopove bez brisanja proizvodnih ostataka, ugrađujete otkaz od prvog dana. Priprema površine je dosadna, ali je važna. Čista suva površina za primenu, čvrst pritisak, ispravno vreme držanja i razumni uslovi okruženja čine više za opstanak etikete nego što većina ljudi shvata.

Pružalac IT usluga iz Varšave rasporedio je skoro devetsto laptopova za klijenta tokom jednog vikenda. Da uštede vreme, preskočili su odgovarajuće čišćenje površine i zalepili etikete direktno iz kutija. U roku od dva meseca, desetine su počele da se odlepljuju. Druga serija koju je kasnije instalirao drugi tehničar, koristeći jednostavnu pripremu površine izopropil alkoholom i dosledan pritisak, pokazala se daleko bolje. Ista etiketa. Drugačiji proces. To je bila lekcija.

Trajnost štampe i čitljivost su važne

Trajnost štampe takođe zaslužuje više pažnje. Mnoge etikete za praćenje imovine otkazuju ne zato što otpadaju, već zato što barkod ili serijski broj postanu nečitljivi. Ako se štampa razmaže, izbledi ili izgrebe, etiketa je operativno otkazala čak i ako je još pričvršćena. Za kontrolu zaliha laptopova, vidljivi ID mora preživeti rukovanje, čišćenje i godine svakodnevne upotrebe. Zato kupci koji traže barkod etikete imovine treba da pitaju o tehnologiji štampe, kompatibilnosti sa trakom ako je u pitanju termotransfer, zaštiti overlaminatom i otpornosti na alkohol, habanje i kućna sredstva za čišćenje.

Pružalac upravljanih usluga u Mančesteru jednom je izabrao sjajnu etiketu jer je oštro izgledala na fotografijama tokom raspoređivanja. Šest meseci kasnije, tehničari su se žalili da ručni skeneri imaju poteškoća sa odsjajem pod osvetljenjem servisnog pulta. Etiketa nije fizički otkazala, ali je efikasnost skeniranja opala. Prešli su na završnu obradu sa manje odsjaja i jačim kontrastom, a razlika u brzini prijema bila je očigledna u roku od nekoliko dana. Etiketa nije tu da lepo izgleda u tabeli. Mora da funkcioniše u stvarnom okruženju u kom je ljudi skeniraju.

RFID praćenje imovine: moćna opcija sa svojim pravilima

Neke kompanije takođe pretpostavljaju da etikete za RFID praćenje imovine automatski rešavaju sve. RFID oznake mogu biti jaka opcija, posebno za brže revizije, smanjenu zavisnost od direktne vidljivosti i veće flote. Ali RFID etikete za laptopove i dalje zahtevaju isto praktično razmišljanje. Moraju se dobro vezati za površinu uređaja, izbegavati položaj koji ometa performanse čitanja i preživeti iste uslove habanja i čišćenja kao barkod etikete. Tehnologija ne opravdava slab mehanički dizajn.

Konsultantska grupa u Čikagu pilotirala je RFID oznake za imovinu na laptopovima jer su ručne revizije u više kancelarija trajale predugo. Pilot je dobro funkcionisao na uređajima sa plastičnim kućištem, ali performanse čitanja postale su nedosledne na određenim aluminijumskim modelima jer je položaj oznake izabran zbog vizuelne pogodnosti, a ne zbog RF ponašanja. Kada su prešli na RFID etiketu dizajniranu za elektroniku i premestili je dalje od najproblematičnijeg uticaja metala, brzina revizije se poboljšala bez žrtvovanja čitljivosti ili veka trajanja etikete. Problem nije bio RFID. Bila je lenja implementacija.

Tu postoji i zamka brendiranja. Neke organizacije žele da njihove etikete IT imovine budu sićušne, diskretne i vizuelno elegantne. To je razumljivo. Niko ne želi da premijum laptop bude prekriven ružnom nalepnicom. Ali kada etikete postanu premale, previše svetle ili previše dekorativne, korisnici ih prestaju primećivati, a tehničari ih prestaju efikasno skenirati. Idealna tačka je profesionalna, niskoprofilna i funkcionalna. Ne upečatljiva, ne aljkava.

Butik investiciona firma u Dubaiju naručila je ultra tanke srebrne etikete sa suptilnom sivom štampom kako bi uređaji izgledali otmeno. Izgledali su otmeno, svakako. Takođe su bile teške za čitanje osim ako svetlo ne padne tačno kako treba. Nakon prve interne revizije, direktor za objekte zatražio je redizajn sa tamnijim kontrastom i nešto vidljivijim formatom. Revidirana etiketa je i dalje izgledala uredno, ali je konačno obavljala svoj posao.

Strategija zamene i konačni savet

Strategija zamene je takođe važna. Ako vaša organizacija nema politiku o tome šta se dešava kada se etiketa ošteti, ljudi improvizuju. Jedan tehničar piše broj imovine na lepljivu traku. Drugi štampa privremenu etiketu na kancelarijskom papiru. Neko treći uklanja staru etiketu i zaboravlja da ažurira bazu podataka. Pre nego što shvatite, vaš proces upravljanja imovinom laptopova drži se na okupu navikom, a ne kontrolom.

Ako kupujete laptopove u velikim količinama, vredi tretirati izbor etikete kao deo vašeg standarda hardvera, isto kao kompatibilnost sa dokingom ili specifikaciju punjača. Pitajte svog dobavljača etiketa koje porodice površina su validirali. Pitajte da li je lepak prilagođen za metal sa praškastom završnom obradom, plastiku ili mešovita okruženja uređaja. Pitajte šta se dešava nakon meseci brisanja alkoholom, habanja u rancu ili toplote od ponovljenog punjenja. Pitajte da li etiketa ostavlja ostatke, puca pri uklanjanju ili otkriva neovlašćeno uklanjanje. Zatražite uzorke, ali ne zaustavljajte se tu. Testirajte ih na terenu na stvarnim modelima koje raspoređujete.

Jedna univerzitetska istraživačka laboratorija u Utrehtu to je uradila neobično dobro. Pre izbora etikete, testirali su tri konstrukcije na laptopovima koje koriste kancelarijsko osoblje, laboratorijsko osoblje i terenski istraživači. Kancelarijska grupa najviše je marila za uredan izgled. Laboratorijska grupa koristila je oštra dezinfekciona sredstva. Terenski istraživači vuku uređaje kroz kombije, radionice i spoljne kontrolne punktove. Jedna etiketa prošla je samo kancelarijsko testiranje. Druga je izgledala ružno, ali je preživela sve. Konačni izbor bila je dvoslojna specifikacija, što ih je spasilo rasprave o etiketama zasnovane samo na mišljenju.

Dakle da, prestanite da odlepljujete svoje oznake imovine. Ali još važnije, prestanite da kupujete etikete koje gotovo da pozivaju na odlepljivanje. Prestanite da tretirate lepak kao jedinu promenljivu. Prestanite da postavljate etikete tamo gde trenje obavlja polovinu posla uklanjanja umesto korisnika. Prestanite da pretpostavljate da uzorak na čistom stolu predviđa život na vrućem, korišćenom, čišćenom, deljenom laptopu.

Istina o označavanju laptopova jeste da otkaz etikete retko je slučajan. Obično nastaje iz neusaglašenosti između površine uređaja, ponašanja korisnika, okruženja, položaja i konstrukcije etikete. Kada to shvatite, razgovor o kupovini postaje bolji. Prestajete da tražite najjeftiniju etiketu koja se danas lepi i počinjete da tražite pravu oznaku imovine za laptop koja se i dalje čita, i dalje izgleda prihvatljivo i i dalje podržava kontrolu imovine i godinu dana od sada.

Ta promena je važna. U upravljanju IT imovinom, male slabe tačke stvaraju duge administrativne senke. Odlepljena etiketa nikada nije samo odlepljena etiketa. To je identifikator koji nedostaje, odložen servisni događaj, neuredna revizija, sporni zapis o dodeli ili sprečiva praznina u odgovornosti za uređaje. Organizacije koje dobro rešavaju označavanje laptopova nisu opsednute nalepnicama. Opsednute su operativnom jasnoćom.

I to je poenta koju kupci treba da zapamte. Odgovarajuća oznaka imovine za laptop nije tu da ukrašava uređaj. Tu je da učvrsti poverenje u vaš zapis o imovini. Ako ne može da preživi svakodnevnu stvarnost laptopova koji se nose, čiste, dokiraju, slažu, brišu, preraspoređuju i povremeno čačkaju od strane dosadnih ljudi, to nije jeftina etiketa. To je skupa greška koja nosi nisku jediničnu cenu.