Najbolje RFID oznake za praćenje laptopova i druge IT imovine

Gubitak laptopa gotovo nikada ne počinje dramatičnom pričom o krađi. Najčešće počinje nečim mnogo dosadnijim i mnogo skupljim. Uređaj se pozajmi novom zaposlenom i nikada se pravilno ne prerasporedi. Kolica sa studentskim laptopovima vrate se poluprazna posle naporne nedelje, i niko to ne primeti do sezone ispita. Terenski tehničar zameni torbe sa drugim timom. Zaposleni ode, IT prikupi deo periferija, a jedna mašina tiho propadne kroz pukotinu između kontrolne liste za odlazak i fizičkog preuzimanja. Finansijski menadžer vidi otpis mesecima kasnije i pretpostavi da laptopovi jednostavno nestaju kao deo poslovanja.

Oni ne nestaju. Kompanije gube kontrolu nad njima.

Zato sve više IT timova preispituje način na koji prate laptopove, tablete i prenosne uređaje. Barkod etikete još uvek imaju svoje mesto, ali svako ko je upravljao rastućim fondom zna koliko to boli. Neko mora da pronađe etiketu, usmeri skener i seti se da to uradi svaki put. Ručne tabele su još gore. Revizije zasnovane na serijskim brojevima izgledaju organizovano do prvog hitnog premeštanja, prvog raspoređivanja uređaja u celoj školi ili prvog spajanja koje udvostruči broj krajnjih tačaka. RFID menja tu priču jer smanjuje koliko vidljivost zavisi od savršenog ljudskog ponašanja. A kada je imovina laptop, savršeno ljudsko ponašanje je obično fantazija koja razbija sistem.

Najbolja IT imovina RFID oznake godine nisu samo one sa naj impresivnijim specifikacijama na stranici proizvoda. To su one koje zaista odgovaraju načinu na koji se laptopovi kreću kroz kancelarije, kampuse, magacine, bolnice i terenske operacije. To znači niskoprofilnu konstrukciju, stabilne performanse na površinama bogatim metalom, opcije sa zaštitom od neovlašćenog uklanjanja kada je potrebno, dovoljnu izdržljivost za svakodnevno rukovanje i onu vrstu doslednosti očitavanja koja pomaže IT timovima da veruju onome što vide. Drugim rečima, najbolja RFID oznaka za praćenje laptopa je ona koja preživi stvarni život, a da laptop ne pretvori u ružan eksperiment.

Mnogi kupci još uvek prvo bivaju odvučeni pogrešnom stvari. Traže najbolju RFID oznaku kao da postoji jedan univerzalni pobednik. Ne postoji. Oznaka koja odlično funkcioniše na školskim Chromebook uređajima može biti loš izbor za korporativni fond metalnih ultrabukova. Etiketa idealna za korporativnu kancelariju možda neće preživeti bolničku rutinu čišćenja. Kompaktna on-metal oznaka koja ima smisla za izdržljive terenske uređaje može biti previše uočljiva za laptopove rukovodilaca gde estetika znači više nego što ljudi priznaju. Najbolje oznake ove godine nisu jedan određeni format. To su prave kategorije oznaka za prave IT probleme sa imovinom.

Privatna škola K-12 u Koloradu to je otkrila na skup način. IT direktor je želeo brže revizije za nekoliko hiljada studentskih laptopova i izabrao veoma jeftinu etiketu jer je budžet bio tesan, a slučaj upotrebe izgledao jednostavan. Etikete su se pristojno skenirale na stolu, što je stvorilo lažnu sigurnost. U stvarnom opticaju, tanke etikete počele su da se odlepljuju na ivicama na delu uređaja, naročito tamo gde su učenici grubo rukovali poklopcima ili previše čvrsto slagali mašine u kolicima za punjenje. Neki uređaji su se još očitavali. Neki nisu. Podaci revizije postali su dovoljno nepouzdani da se osoblje vratilo ručnim proverama kako bi verifikovalo izuzetke. Kada je škola prešla na prikladniju niskoprofilnu on-metal RFID oznaku sa boljim adhezivnim svojstvima, ceo program se smirio. Pouka nije bila da jeftine oznake nikada ne rade. Bila je da praćenje laptopova kažnjava slab fizički dizajn brže nego što ljudi očekuju.

Zašto su laptopovi teške površine za praćenje imovine

Ovo je prva velika istina u upravljanju IT imovinom. Laptopovi nisu jednostavne površine. Tanki su, prenosni, često bogati metalom, stalno se dodiruju i često se čuvaju čvrsto zbijeni. To znači da su najbolje RFID oznake za laptopove obično on-metal RFID oznake, niskoprofilne oznake imovine ili posebno dizajnirane IT oznake za imovinu napravljene za elektroniku. Standardne etikete napravljene za kartonsku ili plastičnu inventarisanje retko su pravi odgovor. Mogu se očitati u testu. To nije isto što i biti dobar za praćenje imovine laptopova.

Regionalna osiguravajuća kompanija u Ilinoisu naučila je to tokom konsolidacije kancelarija. Stotine laptopova zaposlenih kretale su se između spratova, ostava, fondova za pozajmicu i preraspoređivanja za rad na daljinu. Kompanija je prvobitno pretpostavila da su barkod etikete dovoljne, ali proces revizije se stalno usporavao jer su uređaji bili naslagani u ormarima, premeštani tokom promena sedenja ili pozajmljivani bez urednih zapisa o predaji. Kada su uvedene niskoprofilne RFID oznake za IT imovinu, tim je mogao brže da pregleda skladišne prostore i pripremna kolica, a da pritom ne tretira svaki laptop kao zasebnu poteru za blagom. Najvažnija nije bila sirova daljina očitavanja. Bilo je to da oznake čisto pristaju na površine laptopa i nastave da rade kroz normalan kancelarijski život.

Taj izraz niskoprofilno znači više nego što dobavljači ponekad priznaju. RFID oznaka za praćenje laptopa ne sme da deluje kao nespretna industrijska zakrpa, osim ako uređaji zaista ne žive u izdržljivim uslovima. U normalnoj korporativnoj upotrebi, zaposleni će se žaliti ako oznaka čini da uređaj izgleda jeftino, kači se za rukave, zateže u torbama ili se odlepljuje na uglovima. Najbolje oznake godine za kancelarijske fondove laptopova obično su one koje vizuelno nestaju, ali operativno ostaju stabilne. Dobro praćenje IT imovine ne treba da učini da laptop bude lošije posedovati.

Univerzitet u Oregonu to je razumeo kada je uveo RFID praćenje laptopova u medijskim laboratorijama i programima zaduživanja opreme. Prve oznake koje je tim za nabavku razmotrio bile su tehnički dovoljno izdržljive, ali previše glomazne za uređaje koje su studenti nosili u tankim futrolama i rančevima. IT tim je na kraju izabrao tanju on-metal RFID etiketu sa reznim uzorkom koji otkriva neovlašćeno uklanjanje. To je školi dalo dve prednosti odjednom. Oznake su ostale neprimetne na uređajima, a svaki pokušaj uklanjanja ostavljao je očiglednu štetu. Pritužbe studenata su opale, revizije su ubrzane, a oporavak uređaja tokom semestralnih tranzicija poboljšan je jer sistem više nije izgledao kao da su ga napravili ljudi koji nikada nisu nosili laptop.

RFID oznake sa zaštitom od neovlašćenog uklanjanja: ključna karakteristika

Dizajn sa zaštitom od neovlašćenog uklanjanja još je jedna glavna tema kod najboljih RFID oznaka za laptopove ove godine. Nije svakom IT fondu to potrebno, ali kada su preraspoređivanje uređaja, rizik od krađe ili javno zaduživanje zabrinutost, tamper-evident RFID etikete mogu da uštede mnogo nevolja. Cilj nije da se laptop učini nemogućim za krađu. Cilj je da se sloj identiteta učini težim za slučajno uklanjanje i težim za zamenu bez ostavljanja tragova. U školama, bibliotekama, zajedničkim kancelarijama i fondovima medicinskih uređaja, to je važnije nego što većina finansijskih timova shvata.

Mreža gradskih biblioteka u Arizoni otkrila je to dok je upravljala laptopovima za pozajmicu za programe digitalne pismenosti. Uređaji su se stalno vraćali sa kozmetičkim habanjem, nedostajućim punjačima i povremeno nedostajućim etiketama identiteta. Biblioteci nije bilo potrebno vojno bezbednosno rešenje. Bila joj je potrebna oznaka koja će ostati na mestu pod svakodnevnom javnom upotrebom i učiniti uklanjanje očiglednim. RFID oznaka imovine sa zaštitom od neovlašćenog uklanjanja dizajnirana za elektroniku pokazala se kao pravi kompromis. Osoblje je moglo brže da revidira kolica, oporavak se poboljšao, a nestali uređaji više se nisu tako lako stapali u maglu nepotpunih povrata.

Jedna stvar koju najbolje oznake rade kako treba jeste stvarnost čitača. Praćenje laptopova retko je o dramatičnom skeniranju na velikoj daljini preko parkinga. Obično je o revizijama ormara, pregledima prostorija, verifikaciji na pripremnim stolovima, kontroli zaduživanja, vidljivosti skladišta i proverama tokom raspoređivanja ili oporavka. To znači da je doslednost važnija od prodajnih tvrdnji o daljini. Oznaka koja se predvidivo očitava u realističnim IT tokovima rada daleko je vrednija od one sa impresivnim laboratorijskim brojem koja postaje ćudljiva oko naslaganih metalnih uređaja.

Zdravstveni pružalac usluga na Floridi to je jasno video sa laptopovima kliničara i mobilnim uređajima za dokumentaciju. Bolnica nije pokušavala da napravi špijunski film. Jednostavno joj je bila potrebna bolja vidljivost nad uređajima koji se kreću između sestrinskih stanica, privremenih kancelarija i centralnog IT skladišta. Standardne etikete nisu bile dovoljno pouzdane na nekim metalom bogatim kućištima laptopova, a rutine čišćenja bile su teške za slabije adhezive. Kompaktne on-metal RFID oznake medicinskog kvaliteta rešile su problem jer su mogle bolje da podnesu uređaje i ostanu dovoljno neprimetne za kliničku upotrebu. Kada je bolnica poverovala u ponašanje očitavanja, oporavak pri odlasku i kvartalne revizije prestali su da deluju kao detektivski rad.

To je još jedan razlog zašto su najbolje RFID oznake za laptopove obično specijalizovane IT oznake za imovinu, a ne etikete za opštu inventarisanje. Fondovi laptopova žive u čudnoj srednjoj zoni. Delikatniji su od fabričkih alata, ali izloženiji kretanju od većine kancelarijskog nameštaja. Može im biti potrebna estetika, zaštita od neovlašćenog uklanjanja, on-metal performanse, pristojna stabilnost adheziva i dovoljna izdržljivost da prežive torbe, stolove, kolica, police i transportne kutije. Vrlo malo generičkih oznaka dobro podnosi taj spoj.

Kompanija za softver koja brzo raste u Ostinu otkrila je to posle perioda haotičnog zapošljavanja. Novi laptopovi su stalno pripremani, preraspoređivani, pakovani, slani, vraćani i obnavljani za sledećeg zaposlenog. Sam hardver je bio visokog kvaliteta. Proces praćenja nije. IT je stalno gubio vreme proveravajući ko ima šta i da li se vraćeni laptop zaista vratio u ispravan inventarni fond. Kada je kompanija usvojila niskoprofilne RFID oznake za laptopove za svoj tok pripreme i oporavka, neposredna korist nije bila manje gubitaka. Bio je to čistiji operativni ritam. Povrate je bilo lakše verifikovati. Police za skladištenje bilo je lakše revidirati. Preraspoređivanje je prestalo da zavisi od nečijeg sećanja na poslednju belešku u tiketu.

Stvarno RFID praćenje laptopova u obrazovanju i preduzećima

Obrazovanje je jedan od najjačih primera zašto su dobre RFID oznake za laptopove važne. Škole, fakulteti i centri za obuku obično upravljaju velikim populacijama uređaja sa ograničenim osobljem i previše kretanja. Učenici menjaju sobe, predavači pozajmljuju kolica, laboratorije menjaju namenu, a uređaji se pakuju u stanice za punjenje gde je barkod etikete muka skenirati jednu po jednu. RFID čini to okruženje mnogo lakšim za upravljanje ako su oznake zaista dizajnirane za uređaje.

Tehnički koledž u Mičigenu otkrio je to kada je proširio svoj program pozajmice laptopova za inženjerske i dizajnerske kurseve. Barkod praćenje je radilo dovoljno dobro dok je inventar bio mali, ali kada je program porastao, teret ručnog skeniranja postao je iscrpljujući. Koledž je prešao na RFID oznake imovine optimizovane za poklopce laptopova i skladištenje u kolicima za punjenje. Oznake nisu bile efektne. Jednostavno su bile dovoljno čitljive u stvarnim uslovima kolica da osoblje može mnogo brže da verifikuje grupe uređaja. Nedostajuće jedinice izlazile su na videlo ranije, oštećene etikete postale su ređe, a usklađivanje na kraju semestra prestalo je da troši cele radne dane.

Još jedna stvar koju najbolje oznake ove godine rade dobro jeste balansiranje bezbednosti sa praktičnošću. Neke organizacije postanu toliko nervozne zbog gubitka da kupe oznaku koja je tehnički izdržljiva, ali operativno dosadna. Ako je oznaka prevelika, previše uočljiva ili previše nezgodna, ljudi će je zaobići ili se žaliti na nju. S druge strane, oznaka koja je previše delikatna ili previše dekorativna može izgledati elegantno, ali podbaciti u normalnoj upotrebi fonda. Najbolje RFID oznake za laptopove nalaze se u sredini. Dovoljno su čvrste da prežive raspoređivanje, dovoljno neprimetne da ne stvaraju otpor i dovoljno čitljive da podrže stvarne revizije.

Multinacionalna konsultantska firma u Londonu napravila je tu grešku u balansiranju pre nego što ju je ispravila. Prvi izbor oznake bio je vođen izdržljivošću, a rezultat je izgledao prikladnije za kutije sa alatom nego za laptopove rukovodilaca. Viši zaposleni mrzeli su izgled, a neke oznake počele su da se kače za rukave i postave torbi. Kompanija je prešla na tanju RFID etiketu sa on-metal podešavanjem i boljim kozmetičkim profilom. Performanse očitavanja ostale su dovoljno jake, a otpor korisnika naglo je opao. To zvuči kao mek problem, ali nije. U upravljanju IT imovinom, prihvatanje od strane korisnika utiče na to da li sistem praćenja postaje navika ili smetnja.

Najbolje oznake takođe podržavaju višeslojne tokove rada. Dobra RFID oznaka za praćenje laptopova ne zamenjuje baze podataka o imovini, MDM sisteme ili alate za bezbednost krajnjih tačaka. Ona popunjava prazninu u fizičkoj vidljivosti koju ti sistemi ne mogu sami da zatvore. Vaša MDM platforma možda zna poslednju prijavu korisnika. Možda ne zna da li laptop stoji u ormaru za skladištenje na pogrešnom spratu. Vaš sistem nabavke možda zna serijski broj. Možda ne zna da je pet vraćenih uređaja fizički pomešano sa zamenskim uređajima za otpremu u pogrešnoj pripremnoj zoni. RFID pomaže jer povezuje digitalne zapise nazad sa fizičkim prisustvom.

Tim za logističku podršku unutar velikog trgovca video je to tokom nacionalne obnove uređaja. Stotine laptopova slane su nazad iz prodavnica, ponovo imidžovane, preraspoređivane i ponovo raspoređivane na nove lokacije. Softverski sistemi pratili su uređaje u teoriji, ali fizički proces bio je dovoljno neuredan da stvori zabunu. Kada su RFID oznake za praćenje IT imovine standardizovane kroz tok obnove, magacinski tim mogao je brže da verifikuje vraćene serije i smanji količinu ručne provere serijskih brojeva na svakom koraku. Oznaka nije zamenila sistem evidencije. Učinila je sistem evidencije uverljivijim.

Neke od najboljih oznaka za laptopove ove godine takođe se koriste u hibridnim kancelarijskim okruženjima, gde se uređaji nepredvidivo kreću između kuće, kancelarije, ormarića za slobodne stolove i zajedničkih centara za podršku. U tim okruženjima, RFID nije o stalnom nadzoru. On je o tome da oporavak, skladištenje i ponovno izdavanje budu manje haotični kada uređaji prelaze fizičke granice češće nego ranije.

Advokatska firma u Njujorku naučila je to nakon prelaska na fleksibilniji model radnog mesta. Pre hibridnog rada, dodela laptopova bila je uglavnom stabilna. Nakon toga, firma se suočila sa više kratkoročnih ponovnih izdavanja, većim obrtom skladišta i više zabune oko uređaja koje su privremeno vratili zaposleni koji odlaze ili se premeštaju. RFID oznake napravljene za poklopce laptopova i zone doking stanica pomogle su timu za podršku da brže proveri vraćenu opremu i održi inventar skladišta čistijim. Najveća korist nije bila dramatična prevencija gubitaka. Bilo je to smanjeno trenje tokom tranzicija, gde IT timovi tiho gube vreme.

Najjača preporuka godine za RFID označavanje laptopova nije jedno ime modela. To je logika kupovine. Izaberite niskoprofilne on-metal RFID oznake za metalom bogate laptopove. Izaberite varijante sa zaštitom od neovlašćenog uklanjanja tamo gde je rizik od uklanjanja važan. Izaberite etikete sa kvalitetom adheziva i površinskog materijala koji odgovara stvarnom načinu upotrebe fonda. Izaberite kompaktne formate za uređaje koji žive u torbama i kolicima. Izaberite tokove rada čitača koji odražavaju revizije ormara, zaduživanja za pozajmicu, oporavak pri odlasku i preglede skladišta, a ne neku fantaziju o sveznajućem skeniranju.

Neprofitna obrazovna fondacija u Džordžiji to je uradila kako treba sa obnovljenim laptopovima koji se dele centrima za učenje u zajednici. Organizacija nije imala veliko IT osoblje, pa nije mogla da priušti krhak sistem. Koristila je kompaktne RFID etikete sa zaštitom od neovlašćenog uklanjanja na uređajima koji najverovatnije cirkulišu između učionica i timova za podršku. Taj izbor nije rešio svaki problem upravljanja, ali je stvorio dovoljno fizičke vidljivosti da osoblje može da prestane toliko da nagađa. Za vitku organizaciju, to je bila veća pobeda od bilo kog uglađenog kontrolnog panela.

Dakle, koje su najbolje IT RFID oznake za imovinu ove godine za zaustavljanje gubitka laptopova? Iskren odgovor je da su najbolje one oznake koje poštuju kako laptopovi zaista žive. Dovoljno su tanke za svakodnevnu upotrebu, dovoljno dobro podešene za uređaje bogate metalom, dovoljno bezbedne da obeshrabre slučajno uklanjanje, dovoljno izdržljive da prežive torbe i kolica i dovoljno praktične da podrže stvarne IT tokove rada koji su važni. Ne samo revizije, već i prijem, odlazak, zamene zbog kvara, semestralne povrate, verifikaciju skladišta i upravljanje pozajmicama.

Ako vaši laptopovi nastavljaju da nestaju u uobičajenoj magli preraspoređivanja, grešaka u skladištenju, slabog oporavka i nepotpunih kontrolnih lista, problem verovatno nije u tome što vaša organizacija poseduje premalo uređaja. Verovatnije je da je vaš sloj fizičke vidljivosti preslab. Dobre RFID oznake to tiho ispravljaju. Ne moraju da izgledaju impresivno. Samo treba da učine uređaje lakšim za pronalaženje, lakšim za brojanje i težim za gubitak na vidiku. U upravljanju imovinom laptopova, to je obično razlika između fonda za koji mislite da ga kontrolišete i fonda za koji možete stvarno da dokažete da ga kontrolišete.