Prestanite da rasipate novac na unapred odštampane RFID kartice

Unapred štampane RFID kartice izgledaju praktično dok se pravi troškovi ne počnu pojavljivati. Na početku, ideja izgleda jednostavno. Pošaljete dizajn dobavljaču, čekate seriju kartica, primite urednu gomilu brendiranih RFID pristupnih kartica i delite ih po potrebi. Za mali i stabilan program to može da funkcioniše. Ali kada vaše poslovanje počne da se suočava sa promenljivim imenima zaposlenih, različitim nivoima članstva, više poslovnica, hitnim zamenama, novim brendiranjem, privremenim propusnicama, karticama za posetioce, izgubljenim karticama i promenama kodiranja u poslednjem trenutku, unapred štampane RFID kartice mogu postati tiho curenje novca.

Prava cena unapred štampanih RFID kartica

Problem nije samo cena po kartici. Kupci se često fokusiraju na taj broj jer ga je lako uporediti. Jedan dobavljač kaže da kartica košta toliko, drugi kaže da košta malo manje, i tim za nabavku misli da je odluka doneta. Ali prava cena uključuje neiskorišćene zalihe, zastarele dizajne, ekspresnu dostavu, minimalne količine naručivanja, hitne preštampe, vreme zaposlenih, pogrešne podatke i jednostavnu činjenicu da vaša operacija mora da čeka kad god se neki detalj kartice promeni. U mnogim organizacijama, štampanje RFID kartica u sopstvenoj režiji nije stvar toga da izgledate profesionalnije. Radi se o tome da preuzmete kontrolu od sporog i rasipničkog procesa.

Studija slučaja: fitnes klub u Ostinu

Fitnes klub u Ostinu naučio je ovo nakon što je naručio deset hiljada unapred štampanih članskih kartica sa tri nivoa članstva. Dizajn je izgledao dobro, ali klub je četiri meseca kasnije promenio nazive paketa članstva. Odjednom, dve kutije savršeno odštampanih kartica više nisu bile tačne. Osoblje je neko vreme pokušavalo da koristi nalepnice, ali članovi su to primetili, a recepcija je mrzela da objašnjava zašto premijum član ima karticu sa starim nazivom nivoa. Klub je kasnije prešao na prazne RFID kartice, RFID štampač kartica i osnovni softver za personalizaciju kartica. Sada štampaju ime člana, nivo, poslovnicu i status isteka prilikom izdavanja kartice. Još uvek kupuju kartice na veliko, ali više ne rizikuju sa dizajnom i jezikom članstva mesecima unapred.

To je glavni argument za obavljanje ovoga u sopstvenoj režiji. Odvajate kućište kartice od konačnog odštampanog identiteta. Umesto da kupujete unapred štampane kartice sa fiksnim imenima, logotipima, brojevima ili odeljenjima, kupujete RFID kartice za štampu i prilagođavate ih kada znate konačne informacije. Kartica i dalje može nositi pravi čip, kao što su MIFARE Classic, MIFARE DESFire, MIFARE Ultralight, EM4200, TK4100, NTAG213 ili drugi čip kompatibilan sa vašim sistemom čitača. Razlika je u tome što vizuelni dizajn, a ponekad i kodirani podaci, mogu biti kontrolisani na licu mesta.

Za mnoga preduzeća, najveća ušteda je smanjenje otpada. Unapred štampane RFID kartice stvaraju rizik od zaliha. Ako se vaš logotip promeni, zaliha je uništena. Ako se poslovnica zatvori, te kartice specifične za poslovnicu stoje u fioci. Ako hotel promeni dizajn ključa sobe, stare kartice izgledaju nekonzistentno. Ako se uloge zaposlenih promene, odštampane kartice odeljenja postaju pogrešne. Prazna RFID kartica ne mari za te promene. Ona može postati znača za zaposlenog danas, propusnica za posetioca sutra, članska karta teretane sledeće nedelje ili pristupna kartica za hotelsko osoblje nakon toga, u zavisnosti od vašeg radnog toka štampanja i kodiranja.

Studija slučaja: butik hotel u Pragu

Butik hotel u Pragu je svake sezone naručivao unapred štampane RFID hotelske kartice za ključeve. Marketinški tim je voleo da menja dizajn kartica kako bi odgovarao zimskim paketima, letnjim gradskim turama i prazničnim promocijama. Recepcija nije volela preostale zalihe. Na kraju svake sezone, stotine neiskorišćenih kartica bile su spakovane u kutije jer dizajn kampanje više nije odgovarao poruci hotela. Kada je hotel instalirao stoni RFID štampač kartica, zadržao je jednostavan osnovni izgled i štampao sezonsku grafiku u manjim dnevnim serijama. Hotel je i dalje koristio kompatibilne RFID hotelske kartice za ključeve za svoj sistem brava, ali je prestao da tretira zalihu kartica kao kvarljivo voće.

Brzina je još jedan praktičan razlog. Kada je kartica potrebna odmah, čekanje na spoljnog dobavljača izgleda smešno. Novi zaposleni treba pristup u ponedeljak. VIP posetilac stiže za dva sata. Član izgubi karticu tokom vikend smene. Značka studenta treba ispravku pravopisa. Izvođač treba privremenu pristupnu karticu za tri dana. Sa unapred štampanim karticama, osoblje često koristi generičke kartice, ručno pisane etikete ili nezgodna privremena rešenja. Sa štampanjem RFID kartica u sopstvenoj režiji, osoba na recepciji može da napravi odgovarajuću karticu za nekoliko minuta, pod pretpostavkom da je proces pravilno podešen.

Studija slučaja: univerzitetska istraživačka laboratorija u Seulu

Univerzitetska istraživačka laboratorija u Seulu imala je stroga pravila pristupa za prostorije za hemijsko skladištenje i prostore sa opremom. Centralna uprava je izdavala kartice za osoblje, ali istraživači u poseti često su stizali između ciklusa proizvodnje kartica. Laboratorija je nekada davala posetiocima privremene papirne propusnice i ručno evidentirala njihove dozvole pristupa. To je stvaralo zabunu i dodatni posao. Laboratorija je usvojila RFID pristupne kartice za štampu sa malim štampačem kartica i koderom. Kada bi istraživač u poseti stigao, laboratorija je štampala karticu sa imenom posetioca, odeljenjem domaćina, datumom isteka i nivoom pristupa. Kartica je bila kodirana za odgovarajuće zone i automatski je isticala u softveru za kontrolu pristupa. Proces je izgledao urednije, a bezbednost je postala lakša za reviziju.

Ključna razmatranja pre prelaska na štampanje u sopstvenoj režiji

Sopstvena režija ne znači nemaran odnos. Ona zapravo zahteva disciplinovaniji radni tok kartica. Potrebne su vam prave prazne RFID kartice, pravi tip štampača, prava traka, pravi softver i pravi sistem kodiranja. Štampači sa direktnim štampanjem na karticu su uobičajeni i isplativi za mnoge članske kartice i znače za zaposlene. Štampači sa retransferom obično proizvode bolji kvalitet štampe od ivice do ivice i mogu bolje da funkcionišu za neke pametne kartice, naročito kada površina nije savršeno ravna. Ako vaše kartice zahtevaju i štampu i kodiranje čipa, štampač može zahtevati integrisani koder ili radni tok može koristiti odvojeni stoni RFID koder.

Ovde kupci treba da budu oprezni. RFID kartica za štampu nije bilo koja bela plastična kartica. Površina kartice mora da odgovara metodi štampe, a čip mora da odgovara sistemu kontrole pristupa. Neke kartice lošeg kvaliteta imaju neravne površine oko čipa i antene, što može prouzrokovati loše rezultate štampe. Neke kartice rade sa jednim tipom štampača, ali ne sa drugim. Neke kartice se dobro čitaju pre štampe, ali se mogu iskriviti ili ponašati drugačije nakon prenosa toplote ako je kvalitet kartice slab. Ozbiljan proizvođač RFID kartica treba da potvrdi model čipa, frekvenciju, materijal kartice, debljinu, kompatibilnost sa štampačem i zahteve za kodiranje pre otpreme velikih zaliha.

Lanac kovorking prostora u Melburnu skoro je napravio pogrešnu kupovinu ovde. Operativni tim je kupio jeftine prazne RFID kartice sa onlajn tržišta jer je cena izgledala privlačno. Kartice su se čitale na vratima, ali površina za štampu je bila nekonzistentna, a tamni logotipi su izlazili neujednačeno. Neke kartice su se takođe blago iskrivile nakon štampe. Lanac je na kraju ponovo naručio odgovarajuće MIFARE kartice za štampu od dobavljača koji je razumeo zahteve štampača kartica. Druga serija je koštala više po praznoj kartici, ali stvarna upotrebljiva cena je bila niža jer je osoblje prestalo da baca loše otiske.

Obavljanje ovoga u sopstvenoj režiji takođe pomaže kada je personalizacija važna. Unapred štampane kartice su u redu kada svaka kartica izgleda potpuno isto. Postaju nezgodne kada svaka kartica treba da ima ime, fotografiju, radno mesto, nivo člana, QR kod, serijski broj, kod poslovnice ili datum isteka. Štampa promenljivih podataka je moguća preko spoljnih dobavljača, ali zahteva slanje datoteka sa podacima, proveru probnih otisaka, odobravanje serija i čekanje. Štampanje u sopstvenoj režiji omogućava vam da izdate jednu karticu odjednom bez pretvaranja svake male promene u proizvodni nalog.

Mreža privatnih klinika u Torontu koristila je RFID ID kartice za zaposlene za lekare, medicinske sestre, osoblje recepcije, čistače i spoljne tehničare. Stare unapred štampane kartice imale su boje odeljenja, ali osoblje se često premeštalo između lokacija. Tim za ljudske resurse je stalno naručivao male serije zamena. Neke kartice su stizale sa zastarelim radnim mestima jer se lista zaposlenih promenila tokom proizvodnje. Mreža je premestila štampu kartica u kancelariju ljudskih resursa. Sada svaka kartica uključuje fotografiju, ulogu, kod lokacije i kategoriju pristupa odštampanu iz trenutne baze podataka zaposlenih. RFID čip kontroliše vrata, dok vidljiva kartica pomaže obezbeđenju i pacijentima da brzo identifikuju osoblje.

Bezbednost je još jedan razlog da preispitate unapred štampanu zalihu. Ako preduzeće skladišti velike količine unapred štampanih pristupnih kartica, te kartice mogu već izgledati zvanično pre nego što su uopšte dodeljene. Ako se izgube ili ukradu, mogu se zloupotrebiti socijalno čak i ako još nisu kodirane. Prazne RFID kartice su manje privlačne jer ne nose identitet brenda dok se ne odštampaju. Još važnije, radni tok u sopstvenoj režiji može povezati štampu, kodiranje i aktivaciju kartice kao jedan kontrolisani korak. Kartica ne treba jednostavno da izgleda važeća. Treba da bude izdata, kodirana, aktivirana, evidentirana i povezana sa osobom ili nalogom.

Agencija za događaje u Dubaiju organizovala je lansiranja luksuznih brendova i večere za investitore. Godinama je naručivala unapred štampane RFID kartice za događaje sa logotipima sponzora i kategorijama gostiju. Problem je bio što su se liste gostiju uvek menjale blizu događaja. Kartice za otkazane goste su bile bačene, a kasni dodaci dobijali su generičke akreditive koji su izgledali drugačije od svih ostalih. Agencija je instalirala kompaktan sistem RFID štampača kartica i počela da štampa VIP pristupne kartice na zahtev tokom pripreme događaja. Imena gostiju, kodovi stolova, dozvole za laundž i oznake sponzora mogli su se prilagoditi do odobrenja konačne liste. Kartice su izgledale konzistentno, ali podaci su ostali fleksibilni.

Ova fleksibilnost ima i SEO vrednost, iako ne na način na koji neki ljudi zamišljaju. Pretraživači ne rangiraju vaš sajt zato što štampate kartice u sopstvenoj režiji. Ali kada vaše stranice proizvoda ili usluga jasno objašnjavaju stvarne probleme kupovine, one odgovaraju nameri pretrage ozbiljnih kupaca. Ljudi koji traže štampanje RFID kartica u sopstvenoj režiji, prazne RFID kartice za kontrolu pristupa, MIFARE kartice za štampu, RFID štampač i koder kartica, prilagođene RFID članske kartice ili štampu RFID hotelskih kartica za ključeve obično ne traže nejasne marketinške tvrdnje. Žele da razumeju cenu, kompatibilnost, radni tok i da li proizvodnja u sopstvenoj režiji ima smisla za njihovu situaciju. Koristan članak treba da odgovori na ta pitanja sa praktičnim detaljima.

Izračunavanje troškova treba da uključi više od opreme. RFID štampač kartica, trake, prazne kartice, kompleti za čišćenje, softver, obuka osoblja i mogući moduli kodera — sve to košta. Ako vaša organizacija izdaje samo nekoliko stotina kartica godišnje sa stabilnim dizajnom, angažovanje spoljnog dobavljača može i dalje biti razumno. Ako izdajete hiljade kartica, često zamenjujete kartice, personalizujete kartice dnevno, upravljate sa više lokacija ili vodite programe osetljive na vreme, ekonomija se može brzo promeniti. Tačka pokrića troškova zavisi od obima, kvara, minimalnih količina dobavljača, dostave, rada i toga koliko često se vaš dizajn kartice menja.

Logistička kompanija u Roterdamu koristila je RFID kartice za pristup vozača, ulaz u dvorište i identifikaciju izvođača. Naručivala je unapred štampane kartice u serijama od pet hiljada. Kartice su bile jeftine, ali fluktuacija vozača i promene podizvođača učinile su otpad neizbežnim. Kompanija je izračunala da skoro osamnaest procenata odštampanih kartica nikada nije iskorišćeno jer su se imena, periodi ugovora ili dozvole lokacije promenili. Nakon prelaska na štampu u sopstvenoj režiji, kupila je veće količine praznih RFID pristupnih kartica i štampala samo kada je zapis vozača odobren. Menadžer nabavke nije slavio sam štampač. Slavio je to što više ne plaća za zastarela imena.

Štampanje u sopstvenoj režiji takođe podržava bolju segmentaciju. Preduzeće može držati nekoliko tipova praznih kartica spremnih: standardne bele RFID kartice za štampu, izdržljivije kompozitne kartice, RFID kartice sa magnetnom trakom, MIFARE DESFire kartice za korisnike sa višim nivoom bezbednosti, niskofrekventne kartice za zastarele sisteme, NFC kartice za marketing ili interakciju sa članstvom i privremene kartice za posetioce. Isti štampač možda ne može da obradi svaki specijalni materijal, ali ukupna ideja je korisna. Držite osnovne kartice koje odgovaraju vašim sistemima, a zatim prilagodite površinu i podatke po potrebi.

Privatna škola u Madridu koristila je različite kartice za učenike, nastavnike, osoblje za održavanje, vozače autobusa i posetioce. Angažovanje spoljnih dobavljača za svaki dizajn stvaralo je duge rokove isporuke i premije za male serije. Škola je prešla na proizvodnju kartica u sopstvenoj režiji pre nove školske godine. Učeničke kartice uključivale su fotografije i razrede. Nastavničke kartice uključivale su uloge osoblja. Kartice za posetioce štampale su se sa datumom isteka istog dana. Kartice izvođača za održavanje štampale su se u drugačijem vizuelnom stilu i bile su kodirane sa ograničenim pristupom. Školi nije bila potrebna komplikovana industrijska postavka. Bio joj je potreban kontrolisani dnevni radni tok i pouzdane RFID kartice za štampu.

Jedna briga je kvalitet štampe. Kupci ponekad brinu da će kartice iz sopstvene režije izgledati manje profesionalno od fabrički unapred štampanih kartica. To se može dogoditi ako se koristi pogrešan štampač, dizajn, traka ili zaliha kartica. Ali moderni stoni štampači kartica mogu proizvesti čiste, profesionalne rezultate za mnoge pristupne kartice, članske kartice, kartice lojalnosti, ID znače i hotelske kartice za ključeve. Trik je u tome da dizajnirate za proces štampe. Izbegavajte sićušni obrnuti tekst ako štampač ne može da ga zadrži čisto. Ostavite sigurne margine ako štampač nije pravi od ivice do ivice. Koristite logotipe visoke rezolucije. Testirajte boje na stvarnoj zalihi kartica pre nego što se obavežete na dizajn.

Lanac teretana u Singapuru želeo je da svaka poslovnica štampa svoje RFID članske kartice, ali prvi šabloni su bili previše dizajnerski teški. Pune tamne pozadine pokazivale su prašinu i male varijacije u štampi. Mali zlatni tekst izgledao je slabo na izabranoj traci. Lanac je pojednostavio dizajn, premestio logotip na čistiju površinu i koristio podatke o članovima kao glavni promenljivi element. Konačne kartice su izgledale bolje jer su bile dizajnirane za stono štampanje, a ne kopirane iz fabričkog ofset stila štampe. Ovo je važna lekcija: štampanje u sopstvenoj režiji nije lošije, ali ima svoja pravila dizajna.

Kodiranje ne treba tretirati kao naknadnu misao. Neke organizacije štampaju lepe kartice, a zatim ručno unose brojeve kartica u softver za kontrolu pristupa. To stvara prostor za greške. Bolji radni tok povezuje broj kartice, UID čipa, kodirane podatke sektora, ID člana, zapis zaposlenog ili podatke o bravi sobe u ponovljivom procesu. Za jednostavne sisteme, čitanje UID-a može biti dovoljno. Za sisteme sa višim nivoom bezbednosti, kartica može zahtevati šifrovane ključeve, datoteke aplikacija ili zaštićene memorijske strukture. U tom slučaju, dobavljač i provajder softvera moraju potvrditi kako će se kodiranje bezbedno obrađivati.

Za hotele, pitanje je posebno važno. Mnogi hotelski sistemi brava zahtevaju određene formate kartica i alate za kodiranje. Hotel ne može pretpostaviti da će bilo koja prazna RFID hotelska kartica za ključ raditi sa njegovim bravama. Pre kupovine štampača za sopstvenu režiju, hotel treba da potvrdi kompatibilnost kartice sa brendom brave, modelom čipa, uređajem za kodiranje i radnim tokom upravljanja objektom. Neki hoteli štampaju brendiranje u sopstvenoj režiji, ali još uvek kodiraju preko sistema brava. Drugi koriste unapred štampane osnovne kartice i štampaju samo detalje o gostu ili paketu. Prava postavka zavisi od tehnologije brava i stila rada.

Odmaralište na Baliju je išlo polako iz ovog razloga. Upravni tim je želeo da štampa RFID kartice za ključeve soba na licu mesta, ali prodavac brava koristio je određeni MIFARE format kartice. Odmaralište je testiralo nekoliko praznih kartica pre odobrenja dobavljača. Zatim je koristilo štampu u sopstvenoj režiji za vizuelno brendiranje, dok je kodiranje ostalo unutar odobrenog softvera za brave. Osoblje recepcije moglo je da štampa kartice za svadbene grupe, kartice za spa pakete i kartice za goste sa dugim boravkom bez rizika za kompatibilnost brava. Projekat je uspeo jer nisu pomešali slobodu štampe sa slobodom kodiranja.

Hibridni radni tokovi i konačni saveti

Još uvek postoje dobri razlozi za korišćenje unapred štampanih RFID kartica. Ako su vam potrebni metalni folijski sloj, složena ofset štampa, specijalne teksture, transparentne kartice, lentikularni efekti, kartice sa crnim jezgrom, drvene RFID kartice ili izuzetno velike uniformne serije, fabrička proizvodnja može biti bolja. Ako vaš brend zahteva tačnu kontrolu boje na milionima kartica, angažovanje spoljnog dobavljača može biti efikasnije. Ako vaše osoblje ne može da upravlja održavanjem štampača i bezbednošću podataka, unapred štampana zaliha može smanjiti greške. Poenta nije u tome da je angažovanje spoljnog dobavljača uvek pogrešno. Poenta je da mnoge organizacije nastavljaju da angažuju spoljne dobavljače za jednostavne kartice dugo nakon što to prestane da ima finansijskog smisla.

Najpametniji pristup može biti hibridni. Koristite fabričku unapred štampu za osnovni dizajn, a zatim dodajte promenljive informacije u sopstvenoj režiji. Na primer, teretana može naručiti kartice sa već odštampanim logotipom i pozadinom, a zatim štampati imena i brojeve članova na recepciji. Hotel može koristiti fabrički proizveden dizajn brenda, a zatim dodati oznake za događaje ili VIP u sopstvenoj režiji. Kompanija može naručiti prazne bele RFID kartice za dnevnu upotrebu i specijalne unapred štampane kartice za programe za rukovodioce. Hibridni radni tokovi smanjuju otpad dok čuvaju kvalitet brenda tamo gde je to važno.

Za timove za nabavku, kontrolna lista za kupovinu je jednostavna. Potvrdite RFID čip, frekvenciju, memoriju, debljinu kartice, materijal, kompatibilnost sa štampačem, površinu za štampu, metod kodiranja, zahteve sistema pristupa, očekivani mesečni obim i stopu zamene. Zatražite uzorak kartica pre kupovine velikih zaliha. Testirajte štampu, kodiranje, čišćenje i svakodnevno rukovanje. Provucite nekoliko kartica kroz ceo radni tok, od zapisa u bazi podataka do odštampane kartice do prihvatanja od strane čitača do deaktivacije. Najbolje RFID rešenje za kartice nije ono koje izgleda dobro na fotografiji dobavljača. To je ono koje funkcioniše svakog dana kada je osoblje zauzeto.

Skrivena prednost štampanja RFID kartica u sopstvenoj režiji je samopouzdanje. Osoblje prestaje da se izvinjava za privremene kartice. Menadžeri prestaju da čuvaju kutije zastarelih dizajna. Novi članovi, posetioci, zaposleni, studenti, vozači ili gosti dobijaju kartice koje odgovaraju njihovom trenutnom statusu. Timovi za nabavku naručuju korisnu praznu zalihu umesto da predviđaju budućnost. Bezbednosni timovi dobijaju čistiju vezu između osobe, odštampanog akreditiva i podataka čipa. To nije luksuzna nadogradnja. To je osnovna operativna kontrola.

Dakle da, ako vaša organizacija nastavlja da baca unapred štampane RFID kartice jer se imena menjaju, dizajni ističu, poslovnice se razlikuju, gosti stižu kasno ili serije kartica stoje neiskorišćene, obavljanje ovoga u sopstvenoj režiji može biti bolji potez. Počnite malo. Testirajte štampač. Testirajte kartice. Potvrdite čip. Izgradite čist proces izdavanja. Obučite osoblje da pravilno rukuje štampom, kodiranjem, aktivacijom, zamenom i deaktivacijom. Kada radni tok postane stabilan, uštede se ne mere samo u ceni kartica. One se pokazuju u bržoj usluzi, manje otpada, manje grešaka i programu kartica koji konačno odgovara načinu na koji vaše poslovanje zaista funkcioniše.