Zašto coworking prostori traže drvene RFID kartice za pristup

Prvi skriveni razlog: Članstvo koje se može osetiti u ruci

Coworking prostori ne kupuju drvene RFID kartice sa ključem samo zato što lepo izgledaju na recepciji. To je očigledan razlog i nije pogrešan. Jedna drvena kartica deluje toplije od plastične karte, bolje izgleda na fotografijama u paketu dobrodošlice i uklapa se u jezik brenda koji mnogi coworking prostori već koriste: zajednica, fleksibilnost, dizajn, održivost i gostoljubivost. Ali skriveni razlog je dublji. Drvene RFID kartice sa ključem pomažu operaterima coworking prostora da kontrolu pristupa pretvore u doživljaj članstva.

To zvuči kao mala razlika dok ne počnete da vodite deljeni radni prostor. Coworking posao nije samo iznajmljivanje stolova. To je upravljanje poverenjem među mnogim ljudima, prostorijama, rasporedima, kompanijama, gostima, dostavama, događajima, ormarićima, prostorijama za sastanke, štampačima, liftovima, a ponekad i više poslovnica. Akreditiv za pristup nalazi se u središtu tog sistema. Jeftina plastična karta može da otvori vrata, ali dobro dizajnirana drvena RFID kartica sa ključem može i da podseti člana da je prostor osmišljen, kontrolisan i vredan pripadanja.

Članovi dodiruju karticu gotovo svakog dana. Koriste je na glavnom ulazu, u salama za sastanke, privatnim kancelarijama, liftovima, ostavama za bicikle, ormarićima i pristupnim tačkama van radnog vremena. Ponekad je pokažu osoblju na recepciji. Ponekad je predaju posetiocu za privremeni pristup. Mogu je držati u novčaniku pored bankovnih kartica i karata za prevoz. Ako taj akreditiv deluje kao nešto za jednokratnu upotrebu, i samo članstvo može tiho da deluje tako. Brendovi coworking prostora to danas razumeju bolje nego pre nekoliko godina.

Jedan coworking prostor u Lisabonu to je primetio kada je redizajnirao svoj prostor za prijem. Prostor je imao hrastove stolove, toplo osvetljenje, tihe telefonske kabine i kafe bar koji je više ličio na butik hotel nego na servisnu kancelariju. Ipak, novi članovi dobijali su tanke bele plastične RFID kartice sa odštampanim brojem i bez ikakvog karaktera. Menadžer je prešao na drvene RFID kartice sa ključem po meri, sa laserski graviranim logotipom i malim ID brojem člana na poleđini. U softveru za kontrolu pristupa ništa se nije promenilo, ali uvođenje novih članova dobilo je drugačiji osećaj. Ljudi su fotografisali paket dobrodošlice. Prestali su da ostavljaju karticu na pultu. Kartica je delovala kao deo članstva, a ne kao potrošna bezbednosna propusnica.

To je prvi skriveni razlog zašto coworking prostori traže drvene RFID pristupne kartice. One čine da nevidljiva vrednost članstva postane opipljiva. Coworking pretplatu je teško držati u ruci. To su WiFi, stolovi, prostorije, kafa, zajednica, podrška, lokacija i fleksibilnost. Drvena RFID kartica postaje predmet koji predstavlja sve to. Mala je, ali poručuje članu: ne iznajmljuješ samo stolicu za danas. Ti pripadaš ovom okruženju.

Tehnička razmatranja

Sa tehničke strane, kartica i dalje mora da funkcioniše kao ozbiljan akreditiv za pristup. Većina coworking prostora koristi LF 125 kHz, HF 13.56 MHz ili tehnologiju pametnih kartica kao što su MIFARE Classic, MIFARE DESFire ili kompatibilne RFID formate, u zavisnosti od instaliranog sistema čitača. Neki prostori koriste sisteme kontrole pristupa zasnovane na oblaku koji se oslanjaju na UID. Drugi zahtevaju kodirane sektore, šifre objekta ili akreditive više bezbednosti. Drvena RFID kartica sa ključem mora da odgovara čitaču i platformi za upravljanje pristupom. Dobar dizajn ne može da spase pogrešan čip.

Jedan startap hab u Ostinu to je naučio na teži način kada je naručio privlačne drvene NFC kartice od opšteg dobavljača poklona. Kartice su mogle da otvore veb-sajt kada se prislone telefonom, ali nisu radile sa postojećim čitačima za kontrolu pristupa u zgradi. Dobavljač je tretirao NFC marketinške kartice i RFID pristupne kartice kao isti proizvod. One to nisu. Hab je ponovo naručio preko proizvođača RFID kartica koji je potvrdio potreban tip čipa, testirao kartice na stvarnim čitačima i ispravno kodirao brojeve članova. Druga serija je izgledala slično, ali funkcija pristupa je konačno radila.

Zato ozbiljni operateri coworking prostora postavljaju detaljna pitanja pre naručivanja drvenih RFID kartica sa ključem na veliko. Žele da znaju model čipa, frekvenciju, strukturu memorije, format UID, debljinu kartice, udaljenost čitača, proces kodiranja i da li dobavljač može da obradi promenljive ID brojeve članova. Takođe ih zanima da li će drvena kartica ostati ravna, preživeti u novčaniku, odupreti se vlazi i brzo se očitati na prometnom ulazu. Coworking kartica se dodiruje previše često da bi se tretirala kao ukrasni suvenir.

Drugi skriveni razlog: Označavanje nivoa članstva

Drugi skriveni razlog je označavanje nivoa članstva. Coworking preduzeća često imaju mnogo nivoa pristupa: hot desk, posvećeni sto, privatna kancelarija, paket za sale za sastanke, noćni pristup, vikend pristup, korporativni apartman, organizator događaja, osoblje, tim za čišćenje i privremeni gost. Softver upravlja dozvolama, ali fizička kartica može da učini da ti nivoi deluju organizovano. Različiti tonovi drveta, stilovi graviranja ili suptilne oznake mogu pomoći osoblju da prepozna kategorije kartica bez pretvaranja radnog prostora u bezbednosnu kontrolnu tačku.

Jedan operater coworking prostora u Singapuru koristio je svetle bambusove RFID kartice za standardne članove i tamnije kartice od oraha za klijente korporativnih apartmana. Prava pristupa upravljana su u softveru, ali vidljiva razlika pomogla je osoblju na recepciji da razume ko može imati pristup sali za sastanke, ulaz van radnog vremena ili privilegije privatnog pantrija. Kompanija je izbegla glasno označavanje bojama jer nije želela da se članovi osećaju rangirano u javnosti. Drvo im je dalo tiši način da razdvoje nivoe, a da brend ostane elegantan.

Ta suptilnost je važna u coworking prostoru jer ljudi biraju te prostore delimično i po osećaju. Niko ne želi da se oseća kao da ulazi u hladnu poslovnu kulu sa posetilačkom značkom oko vrata. Drvena RFID kartica sa ključem može da učini da kontrola pristupa deluje manje institucionalno. Ona ublažava bezbednosni sloj bez uklanjanja bezbednosti. Vrata se i dalje zaključavaju. Sistem i dalje prati ulaz. Izgubljene kartice se i dalje mogu deaktivirati. Ali doživljaj člana više liči na klub, studio ili gostoljubivo okruženje.

Jedan maker space u Berlinu koristio je drvene RFID kartice sa ključem upravo iz tog razloga. U zgradi su bili dizajneri, studenti robotike, izrađivači nameštaja i mali hardverski startapi. Plastične pristupne kartice izgledale su neumesno pored laserskih rezača, drvenih polica, stolova za prototipove i ručno izrađene signalizacije. Drvene kartice uklapale su se u kulturu prostora. Još važnije, članovi su se prema njima odnosili s više pažnje. Operater je prijavio manje zaboravljenih kartica nakon prelaska sa generičkih plastičnih propusnica, jer su drvene kartice delovale manje potrošno.

Operativne prednosti

Postoji i skrivena operativna prednost: drvene RFID kartice čine da je depozit i vraćanje lakše opravdati. Mnogi coworking prostori imaju problem sa izgubljenim pristupnim karticama, naročito kada se članovi pridružuju na kratkim projektima. Ako kartica izgleda jeftino, članovi ne osećaju grižu savesti zbog gubitka. Ako kartica izgleda kao izrađen predmet, mala naknada za zamenu deluje razumno. To ne znači da operateri treba previše da naplaćuju izgubljene kartice. Znači da kartica može da podrži bolju disciplinu sa akreditivima.

Jedan pružalac hibridnih kancelarija u Melburnu imao je problem sa članovima koji nisu vraćali plastične kartice nakon kratkoročnog iznajmljivanja timskih paketa. Kartice su bile jeftine, ali njihova zamena i deaktivacija stvarale su administrativni posao. Kompanija je uvela drvene RFID kartice sa jasnom politikom vraćanja i skromnim depozitom za timske pakete. Članovi su ih verovatnije vraćali jer su kartice izgledale kao prava imovina prostora. Proces pristupa postao je uredniji, a recepcija je provodila manje vremena jureći nestale akreditive.

Konzistentnost brenda na svim lokacijama

Treći skriveni razlog je konzistentnost brenda na svim lokacijama. Lanci coworking prostora često se brzo šire. Jedna lokacija može da koristi crne kartice, druga plave priveske, treća privremene značke, a najnovija lokacija mobilni pristup. Ta nedoslednost čini da brend deluje razdrobljeno. Program drvenih RFID kartica po meri može da stvori jedan prepoznatljiv predmet za članove na više lokacija, dok i dalje dozvoljava različita prava pristupa u softveru.

Jedan premijum brend coworking prostora u Dubaiju koristio je drvene RFID kartice sa ključem na četiri lokacije, uključujući launž u finansijskoj četvrti i kreativni kampus blizu dizajnerskog centra. Prednje graviranje ostalo je isto, dok je poleđina nosila mali kod lokacije i broj kartice. Članovi su mogli da pristupe različitim zonama u zavisnosti od svog plana. Fizička kartica stvorila je jedan jezik brenda iako je svaka lokacija imala drugačiji raspored. Za operatera, drvena kartica postala je prenosni standard brenda.

Drvene kartice takođe dobro izgledaju na fotografijama, a to je važnije nego što neki tehnički kupci vole da priznaju. Coworking prostori žive od društvenog dokaza. Novi članovi objavljuju svoje radne površine, pakete dobrodošlice, kafe uglove, značke sa događaja i sale za sastanke. Drvena RFID pristupna kartica koja stoji pored beležnice i laptopa izgleda osmišljeno. Može se pojaviti u imejlovima za uvođenje članova, kampanjama preporuka, objavama zajednice i fotografijama kutije dobrodošlice, a da ne izgleda kao jeftin administrativni predmet.

Jedan klub osnivačica u Torontu dodao je drvene RFID kartice u svoj paket dobrodošlice zajedno sa beležnicom, vaučerom za kafu i vodičem kroz zajednicu. Pristupna kartica otvarala je glavna vrata i launž za članove, ali je postala i deo identiteta kluba na društvenim mrežama. Članovi su objavljivali paket tokom nedelje uvođenja. Operater nije morao da ih zamoli da reklamiraju prostor. Kartica je učinila doživljaj dobrodošlice fotogeničnijim, a brend se prirodno širio kroz objave članova.

Za SEO i nameru nabavke, zato kupci pretražuju pojmove kao što su drvene RFID kartice sa ključem po meri, drvene RFID pristupne kartice za coworking prostore, NFC drvene članske kartice, proizvođač RFID kartica sa ključem, MIFARE drvene kartice po meri, drvene kartice za kontrolu pristupa i ekološki prihvatljive RFID kartice. Oni ne traže samo karticu koja otvara vrata. Traže akreditiv koji podržava kontrolu pristupa, brendiranje članstva i uglađeniji doživljaj uvođenja.

Iskrenost u vezi sa održivošću

Održivost je deo potražnje, ali njome treba upravljati iskreno. Drvene RFID kartice nisu automatski savršene za životnu sredinu. One i dalje sadrže čip, antenu, lepak, zaštitni sloj i ambalažu. Međutim, mnogi operateri coworking prostora umorili su se od naručivanja plastičnih kartica koje se gube, grebu, zamenjuju i bacaju. Izdržljiva drvena RFID kartica može da podrži poruku o smanjenju plastike ako je dizajnirana za dugotrajnu ponovnu upotrebu i ako se njome upravlja kroz odgovarajuće politike vraćanja kartica. Najbolji argument održivosti nije da je drvo magično. Već da akreditiv deluje manje potrošno i može duže da ostane u opticaju.

Jedan radni prostor socijalnog preduzeća u Kejptaunu izabrao je drvene pristupne kartice jer su među njegovim članovima bili neprofitne organizacije, lokalni dizajneri i konsultanti za održivost. Operater nije iznosio preterane ekološke tvrdnje. Jednostavno je objasnio da su kartice višekratne, zamolio članove da ih vrate pri odlasku i zadržao malu naknadu za izgubljenu karticu. Prirodni materijal se uklapao u vrednosti prostora, a da pristupnu karticu nije pretvorio u marketinško predavanje. Članovi su razumeli poentu jer je sama kartica delovala u skladu sa brendom.

Bezbednost i izdržljivost

Bezbednosni timovi ponekad brinu da lepe pristupne kartice mogu da umanje ozbiljnost kontrole pristupa. U stvarnosti, materijal ne odlučuje o bezbednosti. O bezbednosti odlučuju čip, kodiranje, sistem čitača, pravila pristupa i proces upravljanja karticama. Drvena kartica sa pogrešnim čipom je rizična. Drvena kartica sa ispravnom DESFire konfiguracijom, kontrolisanim izdavanjem i brzom deaktivacijom može biti daleko bezbednija od jeftine plastične karte sa slabim formatom. Kupci treba da razdvoje izgled od arhitekture akreditiva.

Jedan coworking kampus u Seulu koji uslužuje dizajnerske agencije i softverske timove imao je potrebu za boljom segmentacijom pristupa. Stare kartice otvarale su previše deljenih prostorija jer je administrativni tim koristio jednostavne grupe dozvola. Kada je brend prešao na drvene RFID kartice po meri, uredio je i pravila u softveru. Članovi privatnih kancelarija, članovi hot deskova, gosti sa događaja i osoblje dobili su odvojene dozvole. Drvena kartica je privukla pažnju, ali pravo poboljšanje došlo je od povezivanja novog akreditiva sa boljim upravljanjem pristupom.

Izdržljivost zaslužuje praktičnu raspravu. Coworking kartice možda nisu izložene istoj gruboj upotrebi kao teretanski žetoni, ali ipak žive teškim životom. Stoje u novčanicima, grebu se o kreditne kartice, prislanjaju se na čitače, padaju na pod, a ponekad mesecima ostaju u torbama za laptop. Drvene kartice zahtevaju zapečaćene ivice, stabilnu laminaciju, zaštitni premaz i odgovarajuću debljinu. Ako je coworking prostor u vlažnom gradu, dobavljač treba da razume ponašanje drveta pri vlazi i ambalažu. Iskrivljena kartica možda i dalje može da se očita, ali izgleda nemario.

Jedan coworking prostor u Manili naručio je bambusove RFID kartice tokom kišne sezone. Prvi uzorak je bio privlačan, ali operater je zatražio testiranje na vlagu pre odobrenja narudžbine. Dobavljač je prilagodio premaz i pažljivije zapečatio ivice. Konačne kartice ostale su ravne nakon nekoliko nedelja na recepciji i u novčanicima članova. To testiranje nije bilo preterano razmišljanje. Ono je sprečilo vidljiv problem sa kvalitetom u klimi u kojoj pomeranje drveta može da postane očigledno.

Upravljanje gostima

Drvene RFID kartice sa ključem mogu da podrže i upravljanje gostima ako su pažljivo dizajnirane. Coworking prostor može da izda privremene kartice za goste u salama za sastanke, učesnike događaja, korisnike podkast studija ili timove u poseti. Drvene kartice mogu da deluju previše premijum za jednodnevnu upotrebu, pa mnogi operateri čuvaju ih za članove, a za goste koriste jeftinije posetilačke značke. Drugi prave mali broj višekratnih drvenih kartica za posetioce koje ostaju na recepciji. Pravi izbor zavisi od prometa članova, stope vraćanja i toga koliko prostor treba da bude kontrolisan.

Jedan coworking launž na aerodromu u Madridu koristio je višekratne drvene RFID kartice za mesečne poslovne putnike i jednostavne štampane posetilačke značke za dnevne korisnike. Drvene kartice otvarale su ormariće, tihe sobe i vrata za pristup van radnog vremena. Dnevni korisnici nisu imali potrebu za tim nivoom akreditiva. Razdvajanjem članskih kartica od posetilačkih propusnica, operater je izbegao rasipanje premijum kartica, a redovnim članovima ipak pružio bolji doživljaj.

Još jedan razlog zašto operateri coworking prostora vole drvene kartice jeste to što one mogu da nose i pristup i komunikaciju. Neke kartice sadrže odštampani QR kod ili NFC marketinšku funkciju koja otvara portal za članove, vodič za WiFi, stranicu za rezervacije, čet za podršku ili pravila zajednice. Čip za pristup treba da ostane kompatibilan sa sistemom čitača, dok QR kod ili dodatna NFC radnja mogu da pomognu članu da pronađe digitalne resurse. To mora pažljivo da se isplanira jer kontrolu pristupa i marketinške linkove ne obrađuje uvek isti čip ili sistem.

Jedan kreativni radni prostor u Pragu odštampao je mali QR kod na poleđini svake drvene RFID kartice. RFID čip otvarao je vrata. QR kod otvarao je portal za članove sa rezervacijom sala za sastanke, uputstvima za štampač i prijavom za događaje zajednice. Novi članovi prestali su da pitaju recepciju za iste osnovne linkove. Kartica je postala i ključ i mali pult za pomoć. Dizajn je ostao čist jer je QR kod bio mali, čitljiv i postavljen daleko od graviranog logotipa.

Izbor dobavljača i testiranje

Timovi za nabavku treba da izbegnu izbor dobavljača drvenih RFID kartica samo na osnovu privlačnih fotografija. Pravi dobavljač treba da pita o kompatibilnosti čitača, tipu čipa, dimenzijama kartice, materijalu drveta, zapečaćivanju ivica, metodi štampe, dubini graviranja, promenljivom numerisanju, skeniranju QR koda, ambalaži i testiranju pre otpreme. Za coworking prostor sa stotinama ili hiljadama članova, mala greška u proizvodnji postaje problem na recepciji svakog dana.

Jedan operater fleksibilnih kancelarija u Njujorku naručio je 3.000 drvenih RFID kartica za rebrendiranje. Pre masovne proizvodnje, tim je testirao deset uzoraka na čitačima u liftovima, vratima privatnih kancelarija, čitačima u salama za sastanke i na glavnom ulazu. Jedan čitač blizu metalnog rama imao je slabije performanse sa prvim uzorkom. Dobavljač je prilagodio položaj uloška i strukturu kartice. Operater je izbegao lansiranje lepe kartice koja bi nervirala članove svakog jutra. U kontroli pristupa, najbolje brendiranje je kartica koja radi bez objašnjavanja.

Skriveni razlog zašto coworking prostori traže drvene RFID kartice sa ključem jeste to što one istovremeno rešavaju emocionalne i operativne probleme. Čine da pristup deluje manje kao bezbednost, a više kao članstvo. Pomažu članovima da cene akreditiv. Podržavaju konzistentnost brenda. Podstiču vraćanje kartica. Uklapaju se u pakete dobrodošlice i sadržaj na društvenim mrežama. Mogu da ojačaju pozicioniranje održivosti kada se koriste iskreno. A kada su izrađene sa pravim čipom i propisno testirane, i dalje obavljaju osnovni posao brzog otvaranja vrata.

Plastične kartice nisu beskorisne. Za dnevne propusnice sa velikim prometom, privremene posetioce, studentske događaje ili programe veoma niske cene, plastika i dalje može biti pravi izbor. Mobilni pristup takođe može biti odličan kada članovi više vole ulaz preko telefona. Ali coworking prostori ne biraju uvek između stare i nove tehnologije. Često biraju pravi fizički doživljaj za vrstu zajednice koju žele da vode. Drvena RFID kartica sa ključem daje im nešto što aplikacija na telefonu ne može: opipljiv simbol pripadanja.

Zato potražnja nastavlja da raste. Operateri coworking prostora nisu tajno opsednuti drvetom. Opsednuti su smanjenjem trenja, poboljšanjem percepcije članova, zaštitom kontrole pristupa i time da svaka dodirna tačka brenda deluje namerno. Drvena RFID kartica se jednostavno nalazi na savršenom preseku tih potreba. Ona je ključ, predmet članstva, sredstvo brenda i mali svakodnevni podsetnik da se prostor vodi s pažnjom.

Najbolja verzija nije kič. To je dobro izrađena kartica koja se brzo očitava, preživljava svakodnevnu upotrebu, uklapa se u enterijer, podržava put člana i izgleda kao da pripada na stolu, u novčaniku i u paketu dobrodošlice. Kada coworking prostor to postigne, pristupna kartica prestaje da bude dosadan administrativni predmet. Postaje deo razloga zašto članovi osećaju da su se pridružili pravom mestu, a ne samo iznajmili stolicu.